Разрешение на замену материалов и использование аналогов в 1С ERP

В системе 1С:ERP Управление предприятием реализована гибкая и многоуровневая механика замены материалов на аналоги в рамках производственного процесса. Эта функция становится особенно актуальной в условиях нестабильных поставок, ограниченной доступности компонентов, а также в целях оптимизации затрат. Аналоги материалов — это замещающие позиции, которые могут использоваться вместо исходных материалов при производстве конкретной продукции.

Система позволяет автоматически или вручную подбирать взаимозаменяемые материалы, при этом учитываются доступность остатков, статус документа и область действия разрешения.

Использование функционала замены материалов на аналоги в 1С:ERP оказывает положительное влияние на производственные процессы:

• Снижение простоев: быстрая замена недостающих материалов предотвращает остановку производства.
• Гибкость в управлении ресурсами: возможность использования альтернативных материалов позволяет адаптироваться к изменениям в поставках и ценах.
• Улучшение планирования: система автоматически учитывает доступность аналогов при формировании производственных планов, что повышает точность и реалистичность планирования.

Подготовка системы к разрешению на замену материалов

Перед использованием механизма замены материалов на аналоги в 1С:ERP необходимо активировать соответствующую опцию. Это выполняется в разделе «НСИ и администрирование — Настройка НСИ и разделов — Производство — Использовать аналоги материалов».

После активации пользователям становятся доступны функции создания и управления документами «Разрешение на замену материалов», а также возможности автоматического и ручного подбора аналогов в различных производственных документах.

Примеры использования в различных сценариях

В 1С:ERP реализована возможность использования двух сценариев замены материалов в производстве.

Автоматическая замена при нехватке материалов

При формировании этапов производства система автоматически резервирует доступные на складе материалы. Если каких-то компонентов не хватает и существует утвержденное разрешение на замену, 1С:ERP подбирает доступные аналоги и пересчитывает объёмы этапов с учетом замен. Это позволяет избежать простоев и обеспечить бесперебойную работу производства при ограниченных ресурсах.

Ручной подбор аналогов при частичной доступности

Если автоматическая замена невозможна — например, из-за отсутствия разрешения на замену или наличия особых условий применения, — пользователь может воспользоваться ручным подбором аналогов. Система предоставляет подробную информацию: наличие аналогов на складе, действующие разрешения, а также рекомендации по возможной замене. Такой подход позволяет гибко управлять ситуацией, самостоятельно принимая решения на основе текущей обстановки и производственных приоритетов.

Разрешение на замену материалов

Основным элементом процесса является документ «Разрешение на замену материалов». Он позволяет устанавливать замену как одного материала на аналог, так и целых наборов материалов на другие комплекты. Это особенно важно при необходимости заменить несколько взаимосвязанных позиций одновременно. В документе также указывается область действия разрешения — от всего предприятия до конкретной спецификации или изделия. Если на одну номенклатуру существует несколько разрешений, система выбирает приоритетное — с более узкой областью применения.

Документ «Разрешение на замену материалов» расположен в подсистеме «Производство — Нормативно-справочная информация». Здесь осуществляется регистрация замены одного или нескольких материалов на аналогичные. 

После открытия документа становится доступной вкладка с основными реквизитами, включая статус документа. Статусы могут быть следующими:

• «Создано» — это начальное состояние, при котором документ является черновиком и не оказывает влияния на подбор аналогов; 
• «Утверждено» — разрешение вступает в силу, и если дата начала действия не задана вручную, система установит её автоматически;
• «Прекращено» — означает завершение действия разрешения и фиксирует дату окончания действия.

Разрешение на замену может быть настроено в одном из трёх вариантов: «Один на один», «Набор на набор» или «Список аналогов». Для первых двух вариантов (Один на один и Набор на набор) доступна настройка области действия.

Период действия задается вручную или остается пустым, в таком случае система будет считать разрешение бессрочным. Область применения указывается явно: по всей организации, по направлениям деятельности, по подразделениям, конкретным изделиям, спецификациям или даже вплоть до этапов производства. 

Кроме того, обязательным для заполнения является поле «Указания по применению», где необходимо зафиксировать условия и особенности использования аналога, будь то временная мера, постоянная практика или переходный вариант.

Область применения аналога может быть задана в разных разрезах. По умолчанию используется вариант без ограничений, при котором разрешение действует на всё предприятие. Однако при необходимости можно настроить более узкий контекст применения: ограничение по направлению деятельности, подразделению, конкретному выходному изделию (в том числе с указанием его характеристики), спецификации, этапу производства или отдельному заказу на производство. Это позволяет добиться высокой точности в применении замен и исключить нежелательные автоматические подстановки в других частях производственной цепочки.

Во вкладке «Замена» осуществляется детальная настройка возможных сценариев замены материалов в производственном процессе. Эта вкладка позволяет определить, какие именно материалы могут быть заменены, в каком соотношении и при каких условиях. В зависимости от типа замены, используются разные механизмы.

Замена «Один на один»

Это самый простой и часто используемый вариант. Он применяется, когда один конкретный материал может быть заменён на один конкретный аналог. В табличной части указывается исходный материал и его замена (аналог). Для него указывается взаимозаменяемость: система понимает, что материал и аналог равнозначны, и может использовать любой из них при подборе. Дополнительно задается точное соотношение количеств между основным материалом и его аналогом, включая возможную расчетную единицу измерения.

Замена «Набор на набор»

Этот вариант используется, если требуется заменить несколько взаимосвязанных материалов на другой комплект материалов. Это особенно актуально, когда замену нужно производить группой, а не по одному элементу. Вкладка «Замена» содержит две табличные части:

• «Набор заменяемых материалов» – перечень исходных материалов.
• «Набор аналогов» – материалы, на которые производится замена.

Для каждой позиции задается количество и единица измерения. Система воспринимает эти наборы как целостную структуру, и при невозможности замены одного элемента – вся группа может быть не заменена.

Замена по «Списку аналогов»

Этот способ предполагает, что к одному материалу может быть привязан список возможных аналогов, из которых система будет выбирать доступный по условиям замены. В одной строке указывается заменяемый материал, а к нему — несколько аналогов.При автоматической замене программа проверяет наличие остатков по аналогам в порядке приоритета (по дате утверждения разрешения и области действия).

Вкладка «Комментарии» позволяет добавить пояснения, не влияющие на логику работы системы, но полезные для внутренних коммуникаций.

При переводе документа «Разрешение на замену материалов» в статус «Прекращено» автоматически заполняется дата окончания периода действия — системой устанавливается текущая дата. Таким образом, прекращение действия разрешения строго фиксируется и становится недоступным для использования при автоматической или ручной подстановке аналогов.

Если по одной номенклатуре зарегистрированы несколько разрешений с разными условиями, система применит разрешение с наиболее поздней датой начала действия или наиболее узкой областью действия, если даты совпадают. 

Если создать еще одно разрешение на замену с идентичным набором заменяемых материалов, но указать для него другую область действия — например, ограничить его направлением деятельности, конкретным подразделением или, наоборот, оставить без ограничений для всего предприятия — то при выборе подходящего разрешения система будет ориентироваться на степень специфичности области применения. Приоритет в этом случае будет отдан разрешению с более узкой областью действия. То есть, чем точнее и уже задано условие применения (например, привязка к конкретному изделию или подразделению), тем выше будет приоритет этого разрешения по сравнению с теми, что применимы ко всему предприятию.

Замена материалов на этапе производства

При формировании этапов производства система поддерживает автоматическую замену материалов и полуфабрикатов на аналоги с учётом определённых ограничений:

• Замене подлежат неразделенные материалы, требующие обеспечения, а также полуфабрикаты, производимые в процессе.
• Для замены доступны только те разрешения, которые имеют тип «один к одному» или «один ко многим», при этом для всех аналогов должны быть доступны свободные необособленные остатки, без учета зарезервированных.
• Закупаемые материалы и те, что производятся в процессе, не могут быть заменены на аналоги.
• После замены аналоги резервируются на складе с установлением варианта «Зарезервировать на складе».

В начале работы с заказом на производство, который уже был проведен, необходимо перейти в рабочее место управления очередью заказов и открыть этапы производства в разделе «Производство — Межцеховое управление — Управление очередью заказов». Перед этим стоит проверить, что имеется на остатках склада. Для этого перейти в отчет остатков доступности товаров в разделе «Склад и доставка — Отчеты по складу — Остатки и доступность товаров». Здесь интересует наличие аналогов, которые могут заменить оригинал.

Далее формируются этапы производства. В рамках первого варианта замены материалов в заказе на производство используется функциональность резервирования и подбора аналогов. При формировании этапов выбирается опция резервирования всех материалов, находящихся на складе, без учета тех, что находятся в пути. Если какого-либо материала или полуфабриката не хватает, система автоматически производит замену на аналоги при наличии соответствующих разрешений. После нажатия на кнопку «Сформировать» создаются этапы производства, с которыми далее можно работать в диспетчере этапов.

В диспетчере видно, что система при формировании этапов учитывает наличие аналогов и резервирует их. 

Для остальных материалов, где есть возможность замены, в интерфейсе появляются специальные значки, указывающие на наличие разрешений на аналог. Через кнопку «Показать аналоги» можно отобразить все возможные замены, а с помощью «Подобрать аналоги» — перейти в рабочее место подбора. Также доступна кнопка «Заменить аналогами» для выполнения автоматической замены без ручного выбора.

В ручном режиме система анализирует возможность замены и сообщает, есть ли доступные остатки и какие разрешения применимы. 

Во втором варианте работы с заказом на производство демонстрируется функциональность ручного управления заменами и резервирования с учетом материалов в пути и заранее утвержденных разрешений на аналоги. Перед повторным формированием этапов активируется отдельное разрешение на замену. Разрешение устанавливается как утвержденное и распространяется на все предприятие.

Далее осуществляется повторное формирование этапов, но уже с отключенной автоматической заменой на аналоги. При этом включается резервирование не только материалов на складе, но и тех, что находятся в пути.

Дополнительно рассматривается документ «Заказы материалов в производство» в подсистеме «Производство», где реализован аналогичный интерфейс подбора замен.

Однако, в отличие от этапов производства, замены здесь возможны только при наличии разрешений, действующих вне спецификаций, поскольку спецификация в данном документе отсутствует. Это объясняет, почему некоторые доступные ранее аналоги здесь не отображаются.

Дополнительно функциональность подбора аналогов доступна в документе «Заказы поставщикам» в подсистеме «Закупки». При нажатии на кнопку «Заполнить» и выборе опции «Проверить, подобрать аналоги» открывается то же окно выбора аналогов, что и в производственных документах, позволяя заранее заменить отсутствующие материалы на доступные замены еще на этапе оформления закупки.

В 1С:ERP статус документа «Создано» означает, что документ находится в подготовленном, но еще не утвержденном состоянии. Это промежуточный этап, при котором информация, содержащаяся в документе, не фиксируется в оперативных регистрах и не оказывает влияния на процессы обеспечения, замены, планирования и учета. Документ «Разрешение на замену материалов» в статусе «Создано» не активирует правила замены и не передает данные в регистр сведений «Аналоги материалов». Соответственно, указанные в нём аналоги не будут использоваться системой при формировании этапов производства или заказов на материалы.

Только после перевода документа в статус «Утверждено» система начинает учитывать данные. В этот момент происходят записи в регистры сведений, и разрешения на замену начинают использоваться в расчетах и подборе аналогов.