Реестр платежей в 1С: список платежей или полноценный инструмент финансового контроля

Что такое реестр платежей и для чего он нужен

Реестр платежей – это упорядоченный список, в котором содержатся данные всех платежей компании: планируемых, подготовленных к оплате и уже проведенных. Ведение реестра обеспечивает единый источник информации по исходящим денежным операциям: кому платим, за что, когда, в каком объеме, на основании каких документов, кто инициатор.

В управленческом плане реестр нужен, чтобы держать под контролем денежный поток: отслеживать, какие списания ожидают бизнес в ближайшее время и заранее знать, если на счетах не хватает ликвидности. В операционном смысле реестр, как правило, применяется в качестве базы для пакетной передачи платежей в банк, чтобы ускорить проведение оплат и снизить ручной труд.

Систематическое ведение и поддержание в актуальном состоянии реестра платежей помогает компаниям получить ряд преимуществ:

• Прогноз нагрузки на расчетный счет. Финансовая служба заранее видит объем будущих списаний и может оценить потребность в дополнительной ликвидности, без «сюрпризов» в день оплаты.
• Контроль «платежных пиков». Реестр помогает выявлять периоды, в которые количество платежей возрастает, чтобы подготовиться заблаговременно: собрать дебиторскую задолженность, отсрочить часть оплат или согласовать изменения с руководителями подразделений.
• Профилактика кассовых разрывов. Обычно разрывы возникают не из-за недостатка средств как такового, а потому что платежи не приоритизированы. Реестр позволяет разделить критически важные обязательства (налоги, ключевые подрядчики, платежи, срыв оплаты которых остановит бизнес-процессы) и менее приоритетные расходы, которые могут подождать без последствий и ущерба для компании.
• Дисциплина и прозрачность процессов. Когда информация по платежам содержится в структурированном виде и оперативно доступна руководству, проще контролировать: кто инициировал оплату, на каком она этапе, оформлены ли корректно документы.
• Взвешенные финансовые решения. При наличии актуального реестра, руководству проще принимать решения об инвестировании, распределении денежных средств по приоритетам.

Реестр платежей связан с платежным календарем. Последний формируется на основе заявок на расходование ДС и запланированных поступлений. Он нужен, чтобы оперативно контролировать движение средств. Когда заявка проходит маршрут согласования, она попадает в календарь, из которого может быть добавлена в реестр.

Реестр платежей, соответственно, формируется из заявок, которые утверждены и подлежат оплате. Он используется уже для организации и исполнения платежей, выступает основой для автоматического создания платежных документов.

То есть платежный календарь отвечает на вопрос «что и когда мы должны оплатить», а реестр – «какие платежи мы реально готовим и проводим по утвержденным основаниям».

Принципы ведения реестра платежей

Чтобы реестр приносил пользу в качестве инструмента управления деньгами, необходимо сразу задать единые правила оформления, ответственности и контроля. Приведем ключевые принципы, которые помогают использовать инструмент таким образом, чтобы он снижал риски, ускорял проведение платежей и давал руководству прозрачную картину обязательств:

1. Унификация формата и структуры. Если реестр ведется без автоматизации, важно подготовить шаблон с фиксированными столбцами. Минимальный набор данных содержит номер счета, дату выставления, информацию о контрагенте, сумму, сроки оплаты, актуальный статус.

Если используется автоматизированная система, структуру стоит расширить – чтобы реестр помогал не только определить адресата платежа, но и управлять процессом оплаты. Рекомендуется добавить:

• роль или конкретного человека, ответственного за платеж;
• назначение платежа;
• место для комментариев (например, о важности);
• ссылку на первичную документацию;
• дату оплаты согласно плану (если она отличается от даты в счете).

2. Автоматизации реестра платежей. При небольшом объеме операций реестр можно вести в Excel или гугл-таблицах. Но если платежей становится слишком много, начинают срабатывать риски: ошибки в суммах и реквизитах, просрочки, несогласованные оплаты и дубли оплат.

Поэтому необходимо вовремя перейти к автоматизации. Для этого можно использовать учетную систему на базе 1С.

Автоматизация позволяет:

• подгружать основания на оплату из ЭДО и внутренних документов;
• при приближении сроков оплаты получать уведомления;
• гибко управлять маршрутами согласования;
• контролировать лимиты и финансовые ограничения (по статьям, ЦФО, проектам);
• формировать аналитику по кассовым разрывам, платежной динамике.

Благодаря этому реестр становится частью системы управления денежными потоками, минимизируется риск ошибок при масштабировании.

3. Регламента для работы с реестром. Даже продуманный реестр перестает быть полезным, если в компании нет понятных правил: кто его ведет, обновляет, кто согласует.

Поэтому необходимо создать регламент, в котором будет определено следующее:

• ответственный за внесение новых счетов и заявок;
• как фиксируются изменения: изменения дат, корректировки сумм;
• как реализован контроль, проверка и согласование записей;
• с какой периодичностью реестр актуализируется: каждый день / по определенным дням недели / по мере поступления документов.

4. Системность при внесении данных, контроле их качества. В реестр должны попадать только те основания на оплату, которые подтверждены и корректно оформлены. Поэтому перед добавлением позиции необходимо проверить наличие необходимых документов: договоров, спецификаций, актов, закрывающей документации.

Для снижения риска ошибок и дублей, ускорения поиска платежа в спорных ситуациях, каждому платежу/счету необходимо присвоить уникальный идентификатор.

Также необходимо фиксировать статус каждой позиции, например: «получен», «в ожидании оплаты», «оплачен» и т.д. Чтобы финслужба и руководители видели актуальную картину, статусы необходимо своевременно обновлять.

5. Систематический аудит. Вне зависимости от того, ведется реестр в Excel или в 1С, его нужно время от времени проверять. Сверка с бухгалтерией помогает вовремя выявлять несоответствия: пропущенные счета, неверные суммы, неактуальные статусы.

Дополнительно аудит поддерживает корректность архива документов и соблюдение внутренних требований и контрольных процедур (для руководства и для внешних проверок).

Где вести реестр платежей

Реестр можно вести и без автоматизации – в гугл-таблицах или Excel, с перепиской по почте и постоянными уточнениями. Однако такой подход плохо масштабируется: растут объемы операций, увеличивается число согласующих, появляется валюта, несколько юрлиц и разные банки. В результате финансовая служба тратит время не на управление ликвидностью, а на то, чтобы поддерживать координацию.

Автоматизация реестра платежей в 1С решает эту проблему системно: снижает долю ручного ввода, ускоряет согласование и помогает держать обязательства под контролем.

При выборе инструмента автоматизации, важно учитывать, что в разных конфигурациях 1С «реестр платежей» – разный по смыслу инструмент. 

В 1С:Бухгалтерии предприятия это в основном удобный отчет по банковским операциям и помощник для подготовки платежек.

А в 1С:ERP / 1С:Комплексная автоматизация / 1С:Управление холдингом – это уже элемент казначейства и финансового контроля: с привязкой к платежному календарю, согласованию, переоценке валюты и централизованному управлению оплатами.

Ниже подробнее разберем, как реестр платежей устроен в различных конфигурациях.

Как реестр платежей реализован в 1С:Бухгалтерии предприятия

В 1С:Бухгалтерия предприятия реестр формируется по фактическим операциям – из журналов: банковских выписок, кассовых документов, операций по платежным картам.

Обычно используется именно реестр банковских документов, поскольку поток расчетов с контрагентами идет в основном посредством безналичных оплат.

Путь к реестру в программе: 

Банк и касса – Банковские выписки – список документов – команда «Реестр документов»

Здесь «Реестр документов» – это встроенный механизм формирования списка по выбранным операциям. После его запуска система строит отчет автоматически. В сформированном отчете выводятся наиболее важные данные за период: даты и номера выписок, суммы операций, валюта, контрагенты, реквизиты документов.

По умолчанию обычно установлен текущий месяц и активная организация, но параметры можно менять, чтобы сформировать отчет под нужный период.

Дополнительно в конце документа выводится список подписей ответственных лиц – это ускоряет процессы, когда реестр нужно согласовать внутри компании, распечатать, передать в бухгалтерию/финслужбу как подтверждение списка операций.

Готовый реестр можно сохранить, распечатать или выгрузить, соответствующие команды находятся на панели отчета. Также он гибко настраивается. Например, если нужно отдельно видеть входящие и исходящие движения, во вкладке «Оформление» можно убрать общий показатель «Сумма», активировать вывод «Поступление» и «Списание» отдельными столбцами.

Там же можно включить дополнительные поля – например: статью ДДС, банк-отправитель, примечания об операции. Упорядочить поля можно без больших трудозатрат, поэтому отчет можно оперативно привести к формату, который нужен финансовому блоку, руководителю или аудитору.

Для выборок «точечно по задаче» используется вкладка «Отбор» – с ее помощью можно сформировать реестр: по конкретному расчетному счету, отдельному контрагенту, платежам выше определенной суммы или определенному виду операций. Это удобно, когда нужно быстро подготовить данные для внутреннего контроля, сверки с банком или разборов по спорным платежам.

При этом в 1С:БП реестр чаще всего отражает уже проведенные операции (или подготовленные банковские документы), и не является полноценным инструментом управления будущими платежами и приоритетами оплат.

Как реестр платежей реализован в 1С:ERP и 1С:КА

Реестр в 1С:ERP Управление предприятием и 1С:Комплексная автоматизация обеспечивает управляемость процесса оплаты. Для построения оплат используется платежный календарь, а реестр превращает данные из календаря в перечень заявок на оплату, сводные итоги по валютам, по организациям и иным аналитикам.

Особенность реализации в 1С:ERP: реестр платежей здесь – это печатная форма (отчет), а не документ. То есть он работает как отчетный инструмент и не хранится в системе как отдельный объект, который можно «провести» и вести историю реестров внутри программы.

Перейти к нему можно прямо из формы платежного календаря через кнопку «Реестр платежей». Здесь доступны действия по управлению списком платежей: можно исключать позиции, добавлять платежи, если они появились позднее первичного формирования.

Это важно в реальной работе, потому что платежная нагрузка постоянно меняется: появляются срочные счета, корректируются сроки, уточняются суммы.

Если в реестр попадают операции в иностранной валюте, система проверяет, актуален ли курс, и при необходимости производит переоценку. Это помогает избежать ситуации, когда платеж «по плану» укладывался в лимиты, а по факту – выходит за рамки бюджета из-за курсовой разницы.

Когда реестр утвержден, становится доступным создание платежных документов. В 1С:ERP/КА формирование платежных поручений по всем позициям, включенным в реестр, реализовано в автоматическом режиме. Также можно использовать функционал объединения однотипных платежей в единый документ – это избавляет от лишних поручений и упрощает работу с банком, особенно при большом потоке оплат.

Реестр связан с маршрутом согласования: до утверждения реестра нельзя просто так «выдернуть» отдельную позицию и оплатить ее в обход процесса. Согласующие, как правило, контролируют список целиком, что дисциплинирует оплату и снижает риск несогласованных платежей.

Готовый реестр можно вывести в табличный документ, распечатать или выгрузить в Excel – и использовать в качестве внутреннего отчета или формы для согласования.

Как работать с реестром платежей в 1С:УХ

Реестр платежей в 1С:Управлении холдингом вызывает отдельный интерес. Поэтому мы не только расскажем о том, как он реализован, но и подробнее остановимся на использовании функционала. Разберем основные этапы работы с реестром: как создать документ, скорректировать состав выплат, как исключать позиции, проводить переоценку.

Создание реестра платежей в 1С:УХ

В 1С:УХ существует два способа создания реестра:

Вариант 1. Создание из платежного календаря. Это самый удобный путь для казначея, который работает «от даты» и управляет платежным циклом. Для создания достаточно:

• в платежном календаре в блоке «Детализация» выбрать «Создать реестр платежей»;
• предварительно выделить ячейку, в которой пересекаются дата и название организации;
• непосредственно нажать на «Создать реестр платежей».

После этого «Организация» и «Дата оплаты» заполнятся автоматически. Фактически происходит фиксация того, какая компания и в какой день оплачивает утвержденные обязательства – и система начинает собирать для этого набора платежные позиции.

Вариант 2. Создание из списка реестров. Этот способ чаще используют, когда нужно работать «от документа», либо когда казначей ведет несколько реестров параллельно. Список доступен по пути: 

Казначейство – Корпоративное казначейство – Реестры платежей

Для создания документа потребуется: заполнить наименование организации, и, если нужно – скорректировать дату оплаты.

Если дата оплаты будет изменена, платежные позиции заполнятся автоматически под выбранную дату. Это удобно, поскольку реестр сразу собирается под конкретный платежный день, без ручных корректировок.

Добавление и исключение позиций из реестра платежей

Живая работа казначейства почти никогда не идет по «идеальному сценарию». Реестр сформирован, но по ходу дня может появиться срочная позиция, измениться сумма, смениться приоритет, или руководитель просит перенести оплату.

В 1С:УХ предусмотрены два способа добавить платежные позиции в уже созданный реестр.

Способ 1. «Подобрать позиции». Если нужно точечно добавить новые строки (не затрагивая уже настроенный состав выплат), можно использовать кнопку «Подобрать позиции». Далее откроется форма, в которой содержится список платежных позиций, которые отсутствуют в текущем реестре. Здесь нужно отметить позиции к добавлению и нажать «Перенести в документ».

Позиции будут добавлены в реестр. Этот вариант наиболее безопасный: вы добавляете только необходимое, не рискуя возвратом исключенных ранее строк.

Способ 2. «Обновить список» (F5). В этом варианте происходит полная пересборка перечня выплат через функционал «Обновить список» (F5). В этом случае система заново заполняет реестр всеми платежными позициями, которые доступны для выбранной даты.

Важно учитывать, что при обновлении списка все позиции, которые по той или иной причине были исключены, вновь попадут в оплату. Поэтому способ подходит, только когда вы хотите пересобрать реестр с нуля. Он требует внимательности, чтобы не допустить лишних оплат.

В процессе согласования и подготовки оплат также может возникнуть необходимость убрать конкретный платеж из текущего списка, но не удалять его «навсегда».

Для исключения позиции достаточно выставить флаг «исключить» в колонке «Исключены». После этого по исключенным позициям платежные поручения сформированы не будут, но при этом возможность включить позицию в другой реестр платежей (например, на другую дату или под другой платежный цикл) сохранится.

Также в типовой конфигурации существует инструмент массового включения и исключения платежей. Он нужен, когда в реестре много позиций, и работать по одной строке неудобно. 

В командной панели списка предусмотрены кнопки для массовых действий: «включить все позиции» и «исключить все позиции».

Казначеи часто используют на практике следующий приём: сначала исключают все платежи, а затем снимают исключение только с тех позиций, которые точно пойдут в оплату сегодня. Это снижает риск случайной оплаты, особенно если реестр собирался автоматически.

Еще одним удобным инструментом является фильтрация по признаку «Исключить». Чтобы быстро ориентироваться в составе выплат, можно перейти в список платежей, найти меню «Отображать», и включить там фильтрацию по признаку «Исключить». 

Доступны три режима отбора строк:

• Только включенные заявки
• Только исключенные заявки
• Все заявки

Это полезно для контроля перед отправкой на согласование и перед формированием платежных поручений: можно быстро проверить, что в оплату попали только нужные позиции.

Переоценка платежных позиций (у. е.)

В 1С:УХ при оплатах в условных единицах важно контролировать корректность суммы на дату фактического исполнения. Для этого в реестре предусмотрена отдельная команда «Переоценить позиции».

Если курс устарел, система пересчитает сумму с учетом даты реестра платежей. Также переоценку можно сделать вручную – до отправки реестра на согласование и формирования платежек.

При этом 1С:УХ страхует пользователя от ошибки: если процедуру переоценки не запустить вручную, то при проведении документа система выполнит проверку и, если курс неактуален, предложит автоматическую переоценку.

Согласование реестра платежей

Одно из ключевых преимуществ управленческого контура 1С:УХ – реестр платежей может быть частью общей системы согласований. 

Оплаты пройдут только после утверждения перечня платежей ответственными лицами. Как только документ уходит по маршруту согласования, возможность исключать позиции становится недоступна.

В типовых настройках согласования есть нюанс: нет возможности вывести список платежей – а именно это основные данные для принятия решения. Если согласование происходит внутри 1С:УХ – проблем нет: согласующий просто открывает документ и видит весь состав оплат.

Но на практике руководители часто согласуют платежи с мобильных устройств, по электронной почте или в мессенджерах.

Для таких ситуаций эксперты предлагают заранее предусмотреть удобный формат – например, разработать печатную форму для согласования, чтобы согласующий видел основную информацию: кому и когда производится оплата, за что, какая сумма.

Формирование платежных поручений и запрет платежей «в обход» реестра

Когда реестр утвержден, в интерфейсе появляется возможность «Сформировать платежные поручения». 

По нажатию открывается окно «Генерация платежных поручений» в режиме «По реестру платежей».

В окне генерации можно дополнительно управлять составом создаваемых документов: чтобы исключить конкретную позицию, достаточно снять флажок с колонки «Создавать» в строке к исключению. После того как определён окончательный список, достаточно нажать «Создать платежные поручения».

Для контроля будет доступна ссылка на «Созданные документы» – по ней можно сразу посмотреть список сформированных платежных поручений. По умолчанию поручения в 1С:Управление холдингом можно создавать на основании реестра платежей, а также в произвольном режиме (без реестра).

Чтобы запретить создание платежек без реестра (ключевая настройка контроля), необходимо активировать настройку: «Запрещать непосредственное создание платежных поручений, минуя реестр платежей». Путь в настройках: 

Общие справочники и настройки – Казначейство – Заявки и платежи

Это одна из самых полезных управленческих настроек: она устраняет риск, когда платежи уходят без согласования, вне лимитов и вне приоритетов казначейства.

Укрупнение платежных поручений (объединение однотипных позиций)

Чтобы уменьшить количество платежек и упростить работу с банком, в 1С:УХ можно активировать опцию «Объединять однотипные позиции в одно платежное поручение»

Тогда в один документ будут объединяться позиции, у которых совпадают: дата, вид операции, валюта платежа, организация, контрагент, банковский счет организации, банковский счет контрагента.

Это минимизирует количество ручных операций, помогает быстрее обрабатывать операции внутри платежного дня.

Контроль исполнения

Созданные платежные поручения можно открыть прямо из реестра, нажав в списке позиций «Открыть платежное поручение».

У платежных позиций, по которым создано платежное поручение, устанавливается отметка «Исполнение» – это позволяет быстро понимать, какие строки уже ушли в работу.

Если по каким-то причинам нужно отменить уже созданные платежные поручения, достаточно выделить нужные платежные позиции и нажать «Отменить исполнение».

Позиции будут исключены из реестра, платежные поручения будут помечены на удаление. Это полезно в ситуациях, когда платеж был согласован, но потом выяснилось, что: не хватает первички, контрагент прислал уточнение, руководитель изменил приоритеты.

Печать реестра платежей

В типовом функционале 1С:УХ нет готовой печатной формы. Но платежные позиции можно вывести в табличный документ командой «Вывести список».

Далее этот табличный документ можно сохранить в Excel, распечатать.

На практике почти у каждой компании есть собственная форма реестра платежей (под казначейство, бухгалтерию, контроль, аудит), поэтому доработка печатной формы обычно все равно требуется.

Автоматическое формирование реестра платежей

Для компаний с регулярным потоком оплат актуальна автоматизация создания реестров. В 1С:УХ это реализуется через настройку по пути: 

Общие справочники и настройки – Заявки и платежи – Автоматически создавать реестры платежей

Здесь задается расписание, по которому система формирует реестр в автоматическом режиме. Документы создаются регламентным заданием, при этом дата реестра платежей = дате выполнения регламентного задания.

При автоматическом формировании в реестр включаются платежные позиции:

• на дату формирования реестра по проведенным и утвержденным заявкам на оплату; 
• по иным документам планирования в состоянии «Ожидает исполнения», если у них заполнен банковский счет организации.

В ходе проектов внедрения мы рекомендуем отдельно проговаривать правила автосборки: какие заявки должны попадать автоматически, а какие – только вручную (например, спорные платежи, крупные суммы, платежи «по факту» и т.д.). Благодаря такому подходу автоматизация ускоряет работу, но не снижает управляемость.

Итоги о реестре платежей

Реестр платежей в 1С:ERP / КА – больше, чем «список оплат», который помогает бухгалтерии быстрее сформировать платежки. При корректно выстроенных бизнес-процессах финансового контура он становится инструментом управления денежным потоком: показывает будущую нагрузку на расчетный счет, помогает расставлять приоритеты, контролировать сроки и снижать риск кассовых разрывов.

В 1С:УХ реестр платежей и вовсе является частью корпоративного казначейства и финансового контроля: с маршрутами согласования, запретом оплат «в обход», автоматическим формированием и связкой с платежным календарем. 

Чтобы финансовый блок и руководители могли прозрачно отслеживать движения денег и управлять на основе актуальных достоверных данных, реестр платежей должен работать в связке с другими финансовыми инструментами: бюджетированием, лимитами, контролем ДДС, управлением кассовыми разрывами, платежным календарем и регламентами согласования.

Команда assino помогает выстроить и автоматизировать полноценную систему финансового учета и управления в любых конфигурациях 1С, в том числе в 1С:УХ. Мы не только настраиваем решение и реализуем доработки и интеграции, но и помогаем с методологией: реорганизуем бизнес-процессы, описываем роли и права, маршруты согласования, систему аудита – под вашу структуру, особенности бизнеса и финансовую модель. Если вам нужна помощь с автоматизацией финансового контура – оставьте заявку на консультацию через форму внизу страницы.