Ретро-бонусы клиентов в 1С ERP

Подготовка системы для использования ретро-бонусов

Ретро-бонус представляет собой форму вознаграждения, которую производитель или оптовый продавец предоставляет покупателям с целью стимулирования роста спроса. Это вознаграждение имеет несколько ключевых особенностей: оно начисляется ретроспективно, то есть после совершения отгрузки; выплачивается при выполнении покупателем заранее оговоренных условий, таких как объемы закупок, соблюдение условий ассортимента или платежной дисциплины; при этом цена отгруженного товара остается неизменной.

В системе 1С:ERP реализована возможность настройки условий предоставления ретро-бонусов, их расчета и начисления, а также фиксации выданных бонусов либо их списания, если бонусы были выданы вне системы.

Для активации данной функциональности необходимо перейти в раздел «НСИ и администрирование — Настройка НСИ и разделов — CRM и маркетинг», и установить флаг напротив пункта «Ретро-бонусы – Использовать ретро-бонусы клиентов».

Следует отметить, что включение этой опции доступно только в том случае, если предварительно включена функциональная опция «CRM и маркетинг – Настройки CRM – Независимо вести партнеров и контрагентов».

Дополнительно предусмотрена возможность настройки отображения наименований документов, связанных с ретро-бонусами. Для этого в этом же разделе устанавливается флаг «Выводить полные наименования ретро-бонусов клиентов». 

Процесс работы с ретро-бонусами клиентов в 1С:ERP можно представить в виде последовательной схемы, охватывающей все этапы – от настройки параметров бонусной программы до фактического исполнения через начисление и списание бонусов. На первом этапе производится определение параметров расчёта и условий бонусной программы. Для этого необходимо заполнить справочник «Виды ретро-бонусов клиентов», где задаются базовые настройки, по которым в дальнейшем будет производиться расчет бонусов.

На втором этапе формируются конкретные условия действия бонусной программы. Это реализуется через создание документа «Условия ретро-бонусов клиентов», в котором указываются конкретные параметры бонуса (например, период действия, клиент, условия выполнения и т.д.).

В зависимости от способа настройки, ретро-бонусы клиентов могут быть рассчитаны двумя способами:

• Если бонус рассчитывается системой автоматически, то по итогам выполнения клиентом установленных условий продаж он определяется как процент от выручки (или другой выбранной базы расчета). 
• Если же расчет производится вне системы, то сумма бонуса указывается вручную непосредственно в документе «Условия ретро-бонусов клиентов».

После расчёта производится начисление бонусов. Для этого в системе используется документ Начисление ретро-бонусов клиентов, который формируется на основании фактических данных по выполнению условий.

Финальная стадия — это выдача начисленных сумм. Если бонус выдается в денежной форме, используется документ «Акт премии клиенту». В случае, если бонус предоставляется в неденежной форме либо требуется списание без фактической выдачи, применяется документ Списание ретро-бонусов клиентов.

Виды ретро-бонусов клиентов

Для настройки правил действия ретро-бонусов в системе 1С:ERP используется справочник «Виды ретро-бонусов клиентов». Он доступен в разделе «CRM и маркетинг – Ретро-бонусы клиентов». Создание и редактирование записей в этом справочнике возможно для пользователей, обладающих дополнительным профилем «Ответственный за параметры ретро-бонусов клиентов».

Справочник позволяет настраивать различные варианты поведения бонусных программ в зависимости от метода расчёта бонусов. Если ретро-бонусы рассчитываются внутри системы, доступны следующие варианты:

• Ретро-бонус за выполнение плана. Этот вариант применяется, когда для начисления бонуса клиенту необходимо достичь заранее установленного значения по целевому показателю продаж. Только при выполнении этого условия бонус будет рассчитан.
• Ретро-бонус без выполнения плана. В данном случае бонус может быть начислен без проверки выполнения планов по продажам. Он предоставляется всем участникам, которые закупают товары из указанного аукционного перечня, вне зависимости от объёмов закупок.

Если же расчет бонусов производится вне системы, используется соответствующий тип вида ретро-бонуса. В этом случае контроль условий и вычисление суммы бонуса осуществляются за пределами 1С, а в системе фиксируется уже рассчитанная вручную сумма бонуса.

Для просмотра и анализа параметров конкретного вида ретро-бонуса доступна печатная форма Карточка, которая отображает полную информацию по соответствующей записи справочника.

Ретро-бонус рассчитываемый в системе

При выборе ретро — бонуса  за выполнение плана необходимо указать целевой показатель продаж, по которому будет производиться оценка выполнения условий. Возможны следующие варианты:

• Количество — клиент должен закупить определенное количество каждого акционного товара отдельно. 
• Количество (совокупно) — бонус начисляется при выполнении плана по всему перечню товаров. Если клиент выполнит план по одному товару, но не выполнит по другому — бонус не начисляется вовсе.
• Пакетное предложение — клиент должен закупить все товары из определённого пакета в заданном объеме.
• Сумма — условием получения бонуса является закупка товаров на сумму не менее установленного значения.

Для корректного расчета бонуса в системе задается периодичность выполнения условий: день, неделя, месяц, квартал или весь период действия условия. Это определяет, с какой регулярностью будет производиться проверка выполнения плана. Также необходимо указать, в каком разрезе осуществляется проверка условий и начисление бонуса — по контрагенту, клиенту или одновременно по обоим. Например, при выполнении плана контрагентом, но не конкретным клиентом, бонус может не начисляться, если выбрана проверка в разрезе клиента.

В виде ретро-бонуса настраивается список участников (по контрагентам, ИНН, клиентам, договорам, соглашениям и др.), а также товаров, за покупку которых бонус будет начисляться. Можно выбрать один из форматов: Все, Выбранные, Кроме выбранных. Эти настройки могут быть уточнены в документе Условия ретро-бонусов клиентов.

Вид ретро-бонуса определяет базу расчёта, от которой будет рассчитываться сумма бонуса: выручка в валюте регламентированного/управленческого учета, выручка в базовых ценах (с валютой, указанной в условиях), выручка в валюте взаиморасчетов. Далее необходимо установить периодичность начисления бонусов: однократно, ежемесячно, ежеквартально. 

В случае, если сумма выручки превышает установленный лимит, и в условиях запрещено начисление бонуса сверх плана, предусмотрен способ распределения расчетной базы по документам отгрузки:

• Пропорционально выручке — база и бонус распределяются между документами в соответствии с долей выручки;
• По FIFO — приоритет имеют более ранние документы, пока не будет достигнута расчетная база, бонус к оставшимся документам не применяется.

Для настройки ретро-бонуса без выполнения плана в справочнике «Виды ретро-бонусов клиентов» необходимо выбрать значение «Целевой показатель продаж – Не используется» и определить, на каких участников программы и на какие товары будет распространяться действие бонуса. 

После этого указываются параметры расчёта и начисления бонуса. Эти параметры настраиваются по аналогии с ретро-бонусами, зависящими от выполнения плана. В частности, определяются правила расчетной базы, периодичность расчета и начисления, а также порядок распределения бонуса по документам отгрузки при необходимости.

Использование такого типа бонусов целесообразно при проведении промо-акций и маркетинговых мероприятий, когда цель — стимулировать закупки определенной продукции без привязки к установленным планам по объемам или суммам продаж.

Ретро-бонус рассчитываемый вне системы

1С:ERP предоставляет возможность настройки ретро-бонусов, сумма которых рассчитывается вне системы. Для этого в справочнике «Виды ретро-бонусов клиентов» устанавливается флаг «Сумма бонуса рассчитывается вне системы».

В этом случае параметры расчёта и начисления бонуса в виде не указываются, а сумма к начислению и валюта задаются непосредственно в документе «Условия ретро-бонусов клиентов».

Для подобных бонусов необходимо определить разрез расчета, который будет использоваться при оформлении документов начисления. Разрез может быть установлен как по контрагенту, по клиенту, либо по контрагенту и клиенту одновременно. 

Процесс согласования видов ретро-бонусов клиентов может быть организован двумя способами — с использованием системы 1С:Документооборот или через управление статусами непосредственно в 1С:ERP.

Условия ретро-бонусов клиентов

Документ «Условия ретро-бонусов клиентов» используется для фиксации конкретных правил предоставления бонусов клиентам. На основании этого документа по окончании отчетного периода будет произведено начисление ретро-бонусов. Документы создаются и редактируются в разделе «CRM и маркетинг – Ретро-бонусы клиентов» и доступны пользователям с дополнительным профилем «Менеджер ретро-бонусов клиентов».

При создании условия необходимо указать организацию и вид ретро-бонуса. Настройки, заданные в виде бонуса, определяют структуру документа: доступные поля, вкладки, параметры расчета, периодичность условий и начислений, способ указания участников и товаров. Эти параметры наследуются из вида бонуса, но могут быть переопределены на уровне конкретного документа.

Период действия условия должен находиться в пределах периода действия вида бонуса, если он указан, и соответствовать выбранной периодичности выполнения условий. Например, если установлена недельная периодичность, даты начала и окончания действия условия должны совпадать с границами недели.

Указание общего процента бонуса доступно при задании перечня товаров в формате: «Все», «Кроме выбранных» или через сегменты, и при использовании бонуса с целевым показателем «Сумма» с запретом начисления сверх плана. В иных случаях процент бонуса указывается отдельно для каждой товарной позиции.

Если бонус предполагает план продаж в денежном выражении, в документе необходимо задать сумму, при достижении которой бонус начисляется. Возможна детализация плановой суммы по участникам. Расчет и проверка выполнения условий продаж производится на основании указанной базы выручки.

В документе указывается валюта начисления бонуса. Валюта редактируется, и при необходимости ограничивается начисление бонуса сверх установленного плана по сумме или количеству. В этом случае бонус начисляется строго в пределах заданных значений.

При включении опции «Начислить сразу» документ может инициировать начисление бонуса без ввода отдельного документа начисления. Это актуально для бонусов, сумма которых не рассчитывается системой.

Выбор участников осуществляется на специальной вкладке, наименование которой зависит от способа указания участников в виде бонуса. Если участники заданы как «Все», вкладка отсутствует. При формате «Кроме выбранных» указываются исключения из участия, при «Выбранные» — указываются конкретные участники: ИНН, контрагенты, клиенты, договоры, соглашения или сегменты партнёров. В зависимости от настроек задается плановая сумма, сумма бонуса, период участия, и включение индивидуальных соглашений.

В ретро-бонусах с указанием по договорам доступны только те договоры, которые соответствуют указанному клиенту и контрагенту. Аналогично, при указании соглашений автоматически подбирается индивидуальное соглашение, если оно единственное подходящее.

Если участники указаны через сегменты, другие параметры (план, бонус, период) становятся недоступными. Участников можно загрузить из внешнего файла или заполнить по сегменту.

Перечень акционных товаров указывается на отдельной вкладке, название которой зависит от способа указания (товары или сегменты). Если бонус основан на выручке в базовых ценах, указывается базовая цена товара. Процент бонуса заполняется построчно или массово. Для бонусов с запретом начислений сверх плана построчное указание процента недоступно. Поддерживается настройка различных параметров по периодам и прогрессивных шкал: например, при закупке 30 единиц товара бонус 1%, при 40 — 1,5%.

Документ вступает в силу после перевода в статус «Согласован». После этого его редактирование блокируется. Отмена согласования или корректировки невозможна, если уже введены документы начисления по данному условию.

Для анализа предусмотрены печатные формы: «Карточка» (показывает параметры текущего условия) и «Карточка с учетом корректировок» (учитывает все актуальные изменения по документу). Документ интегрирован с системой запрета изменения данных: при включенном флаге «Начислить сразу» дополнительно проверяется дата документа.

Формирование ретро-бонусов для сегментов

Для ретро-бонусов с участниками или товарами, заданными в формате сегментов, требуется зафиксировать состав сегментов до первого начисления. Фиксация выполняется из формы документа «Условия ретро-бонусов клиентов», «Начисление ретро-бонусов клиентов», и рабочего места ввода начислений. Она возможна только при отсутствии корректировок условий со статусом «На согласовании».

Расчет бонуса производится строго по зафиксированному составу сегментов. Отмена фиксации недопустима, если по условиям уже создан хотя бы один документ начисления.

Для анализа состава сегментов доступен отчёт «Состав сегментов», позволяющий просматривать зафиксированные данные по номенклатуре и партнёрам.

Корректировка условий ретро-бонусов клиентов

Для согласованных документов «Условия ретро-бонусов клиентов» предусмотрена возможность внесения изменений с помощью корректировочных документов. Этот функционал становится доступен после включения настройки в разделе «НСИ и администрирование – Финансовый результат и контроллинг – Финансовый результат – Использовать исправительные документы».

Корректировочный документ позволяет изменить дату окончания периода действия условия, и актуализировать состав участников и товаров, включая добавление, исключение и изменение периодов в табличных частях. Корректировка возможна только в тех случаях, когда внесенные изменения не влияют на начисленные суммы бонусов по исходному документу условий.

Если периодичность начислений установлена как «Однократно», корректировка становится недоступной при наличии документа начисления ретро-бонусов. При повторяющейся периодичности корректировка возможна с ограничениями: нельзя изменять общий период действия, если он затрагивает периоды с уже проведенными начислениями. При этом недопустимо добавление или удаление строк с участниками и товарами, если их периоды пересекаются с периодами начислений. Изменение периодов существующих строк, изменение суммы плана, а также редактирование состава исключенных участников и товаров также запрещены в таких случаях.

Система проверяет пересечение периодов по дате окончания начислений: изменения в документе условий не допускаются, если период корректировки охватывает дату окончания начисленного бонуса. Корректировка невозможна, если по документу условий был зафиксирован состав сегментов.

Начисление ретро-бонусов клиентов

Документ «Начисление ретро-бонусов клиентов» используется для расчёта и фиксации суммы бонусов, которые начисляются клиенту по результатам выполнения условий, указанных в документе «Условия ретро-бонусов клиентов». Начисление ретро-бонусов клиентов создается вручную или через рабочее место «Групповое начисление ретро-бонусов».

Каждый документ начисления фиксирует бонус по одному документу условий, конкретной организации и получателю бонуса в определенной валюте за выбранный период. Получатель определяется настройкой «Расчёт» в условиях. Вариант «По контрагенту» означает, что документ оформляется на одного контрагента, при этом данные о продажах могут относиться к разным клиентам.

При расчёте «По клиенту» документ оформляется на одного клиента, а продажи могут относиться к разным контрагентам. При расчёте «По контрагенту и клиенту» учитываются только те продажи, которые соответствуют конкретному сочетанию контрагента и клиента. Контрагент и клиент в документе начисления должны быть участниками бонусной программы или не входить в список исключений.

Если к документу условий привязан корректировочный документ в статусе «На согласовании», то создание документа начислений невозможно. В случае, если документ условий содержит настройку «Начислить сразу», начисление производится без ввода отдельного документа – автоматически на дату документа и в выбранной валюте.

Если база расчета бонуса – выручка в валюте взаиморасчетов, то начисления выполняются отдельно по каждой валюте. Возможность однократного или многократного ввода начислений зависит от настройки «Периодичность начислений».

При многократном начислении бонусов за определенные интервалы времени, например ежемесячно, нужно указывать конкретный период. Этот период должен быть кратен заданной периодичности, пересекаться с периодом действия документа условий и не пересекаться с уже существующими начислениями по тем же участникам и валютам. Таким образом, система предотвращает повторное начисление бонусов за один и тот же период.

В зависимости от настройки расчета, контрагент и клиент могут указываться либо в шапке документа, либо в табличной части. Табличная часть может быть заполнена автоматически с помощью команды «Заполнить по условиям» или вручную. При автоматическом заполнении данные рассчитываются на основе документов продаж и условий бонуса. Учитываются такие документы, как реализация товаров и услуг, корректировка реализации, акты выполненных работ и возвраты от клиента.

На основании этих данных формируются показатели выручки, расчетной базы и суммы бонуса. Расчетная сумма представляет собой теоретически рассчитанную величину на основе условий и фактических данных. Фактическая сумма к начислению может быть скорректирована пользователем.

Для анализа можно использовать отчет «Расшифровка отчета ретро-бонусов». В документе также реализован контроль отрицательных начислений в разрезе контрагента и клиента. Начисление отрицательной суммы разрешается только при отключенном контроле остатков, который доступен пользователям с соответствующим правом в персональных настройках.

На основании документа начисления создаются документы «Акт премии клиенту» и «Списание ретро-бонусов клиентов».

Если участники или товары бонусной программы заданы через сегменты, то перед заполнением начисления необходимо проверить, зафиксирован ли состав этих сегментов. Если этого не сделано ранее, то на форме документа начисления доступна функция фиксации.

Списание ретро-бонусов клиентов

Документ списания ретро — бонусов клиентов используется для выдачи клиенту начисленного ретро-бонуса в неденежной форме или для списания бонуса в случае отказа от его выдачи. Он доступен может быть создан на основании документа «Начисление ретро-бонусов клиентов», если расчёт ведётся в разрезе контрагента или сочетания контрагента и клиента.

Табличная часть документа заполняется исключительно с помощью команды «Подобрать по остаткам», которая позволяет перенести данные по остаткам начисленных бонусов. При этом запрещено переносить строки по остаткам бонусов, если они указаны в разных валютах. После подбора данных пользователь может изменить сумму списываемого бонуса или удалить ненужные строки из табличной части.

При проведении документа в статусе «Согласован», выполняется контроль остатка начисленных ретро-бонусов. Проверка осуществляется по таким параметрам, как организация, контрагент, партнер, документ условий, период начисления и валюта.

Для повышения прозрачности и управляемости процесса списания начисленных бонусов предусмотрена возможность использования статусов документа. Активация данной функции зависит от включения соответствующей настройки в разделе «НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – CRM и маркетинг – Ретро-бонусы – Согласование списаний ретро-бонусов клиентов».

Акт премии клиенту

Акт премии клиенту оформляет выплату ретро-бонусов без изменения цены товара и служит основанием для отражения этой операции в учете. Его можно найти в разделах «CRM и Маркетинг — Ретро-бонусы клиентов — Акты премий клиентам» или «Продажи — Расчёты с клиентами — Акты премий клиентам». Оформление выполняется на основании ранее созданного начисления ретро-бонусов, при наличии соответствующих прав (профиль «Ответственный за акты премий клиентам (дополнительный)»).

В зависимости от этапа работы используются статусы:

• «Подготовлен» — сумма бонуса зарезервирована, но акт еще не подписан; 
• «Передан» — акт направлен клиенту; 
• «Получен» — акт подписан, задолженность признана, необходимо указать дату отражения в учете.

На вкладке «Ретро-бонусы» с помощью подбора можно включить начисленные остатки бонусов по контрагенту, при этом допускается использование валюты, отличной от валюты начислений, но в рамках одного акта возможна только одна валюта. Строки можно редактировать или удалять.

Управление ретро-бонусами в 1С:ERP является основной частью стратегии лояльности и мотивации клиентов. Внедрение системы позволяет автоматизировать этот процесс, обеспечивая точность расчётов и прозрачность взаимодействий с клиентами. Использование функционала системы для фиксации сегментов, корректировки условий и контроля начислений помогает избежать ошибок и упрощает документооборот. Всё это способствует более эффективному управлению бонусными программами.