Ретро-бонусы поставщиков в 1С:ERP

Управление взаимоотношениями с поставщиками требует точного учета и контроля ретро-бонусов, предоставляемых по итогам закупок. В 1С:ERP реализована функциональность, позволяющая настроить условия получения, расчета и начисления ретро-бонусов поставщиков, а также отразить их получение или списание в системе. Такая система обеспечивает прозрачность и автоматизацию процессов, связанных с вознаграждениями от поставщиков, что способствует повышению эффективности закупочной деятельности и улучшению финансового контроля.

Настройка системы для использования ретро-бонусов

Подготовка системы к работе с ретро-бонусами начинается с включения соответствующей функциональной опции. Для этого необходимо перейти в раздел «НСИ и администрирование — Настройка НСИ и разделов — Закупки — Ретро-бонусы», и активировать опцию «Использовать ретро-бонусы поставщиков». При этом обязательно должна быть включена опция «CRM и маркетинг» в настройках CRM — «Независимо вести партнеров и контрагентов».

Дополнительно настраивается отображение наименований объектов ретро-бонусов. Для этого в том же разделе «Ретро-бонусы» устанавливается параметр «Выводить полные наименования ретро-бонусов поставщиков». При включении этой настройки система будет показывать полные наименования, например, «Условия ретро-бонусов поставщиков», при отключении — сокращенные варианты, такие как «Условия РБ поставщиков».

Основные этапы подготовки к работе с ретро-бонусами включают настройку справочника «Виды ретро-бонусов поставщиков», где задаются параметры условий и расчета бонусов, а также оформление документов «Условия ретро-бонусов поставщика», где фиксируются конкретные условия для каждого поставщика и периода. При этом система поддерживает два сценария: расчёт ретро-бонусов в системе на основании заданных условий или оформление сумм бонусов, рассчитанных вне системы, с последующим их отражением в документах.

Для дальнейшей работы в системе предусмотрен документ «Начисление ретро-бонусов поставщика», который фиксирует начисление бонусов по итогам расчета.

Виды ретро-бонусов поставщиков

Для задания правил расчета и начисления ретро-бонусов поставщиков используется справочник «Виды ретро-бонусов поставщиков». Переход к справочнику осуществляется через раздел «Закупки — Ретро-бонусы поставщиков». Доступ к созданию и редактированию видов предоставляется пользователям с дополнительным профилем «Ответственный за параметры ретро-бонусов поставщиков».

В справочнике поддерживается работа с бонусами двух категорий: рассчитываемыми в системе и рассчитываемыми вне системы. В случае расчёта в системе поведение бонуса зависит от типа бонуса и целевого показателя. Для бонусов с типом «Закупки (Sell-in)» расчет выполняется на основании объема закупок у поставщика. Бонус с типом «Продажи (Sell-out)» формируется по объёму продаж клиентам. При типе «Остатки (Price-protect)» расчёт осуществляется по остаткам номенклатуры и бонусу за единицу.

Если бонус не рассчитывается в системе, то в настройке вида активируется признак «Сумма бонуса рассчитывается вне системы». В этом случае начисление производится на основании суммы, указанной вручную в документе «Условия ретро-бонусов поставщика», и параметры расчета не используются.

Только вид ретро-бонуса в статусе «Действует» участвует в создании условий ретро-бонусов поставщика. При использовании вида в документах «Условия» часть его реквизитов становится недоступной для редактирования. Для анализа текущей настройки вида предоставляется печатная форма «Карточка».

Для бонусов с типом «Закупки (Sell-in)» в виде ретро-бонуса настраивается целевой показатель, выполнение которого запускает начисление бонуса. В качестве целевого показателя может быть задано количество, совокупное количество, пакетное предложение или сумма. 

При целевом показателе «Количество» система отслеживает выполнение плана отдельно по каждой позиции. При совокупном количестве расчёт производится только при выполнении плана одновременно по всем товарам. При пакетном предложении начисление выполняется за каждый полный набор, включающий заданное количество по всем товарам пакета.

При целевом показателе «Сумма» бонус начисляется при достижении закупочной суммы по товарам из акционного перечня. В случае, если бонус должен начисляться без выполнения каких-либо целевых показателей, выбирается вариант «Целевой показатель закупок — Не используется».

Настраивается период, в рамках которого производится проверка выполнения условий. В параметре «Периодичность выполнения условий» задается значение день, неделя, месяц, квартал или весь период. 

Для управления периодичностью начислений бонуса указывается параметр «Периодичность начислений». Значение должно быть кратно периодичности выполнения условий. Настройка может быть изменена в документе «Условия ретро-бонусов поставщика».

В настройке вида определяется способ формирования акционного перечня товаров. Задаются номенклатура или сегменты номенклатуры, в отношении которых происходит расчет бонуса. Уточняется формат отбора: все, выбранные или кроме выбранных. Указанный формат может быть переопределен на уровне документа «Условия ретро-бонусов поставщика».

В параметре «База расчета» указывается способ расчета бонуса. Устанавливается вариант: сумма закупки в валюте регламентированного учета с учетом или без учета НДС, сумма закупки в базовых ценах, сумма закупки в валюте взаиморасчетов. В случае превышения фактической суммы над расчетной, активируется параметр «Порядок распределения по документам расчетной базы и суммы бонуса». Выбирается способ распределения: пропорционально сумме закупки или по методу FIFO. Настройка применяется в случаях, когда запрещено начисление бонуса сверх установленного плана.

Для бонусов с типом «Продажи (Sell-out)» настраивается целевой показатель объема продаж. Используются те же варианты, что и для закупок: количество, совокупное количество, пакетное предложение и сумма. В параметре «Проверять выполнение условий по покупателям» указывается необходимость вести проверку выполнения условий отдельно по каждому контрагенту. 

При отключении проверка ведётся сводно по всем покупателям. Периодичность выполнения условий и периодичность начислений настраиваются аналогично бонусам по закупкам. Формируется список покупателей и акционного перечня товаров с выбором формата: все, выбранные или кроме выбранных.

Формат может быть переопределен на уровне документа условий. Для расчёта используется параметр «База расчета», где указывается выручка в валюте регламентированного учета с НДС или без НДС либо выручка в базовых ценах.

Для бонусов с типом «Остатки (Price-protect)» расчёт производится по остаткам на складе. В данном случае изменение способа формирования перечня товаров и формата недоступно. Перечень товаров указывается только в документе «Условия ретро-бонусов поставщика».

В случае, если ретро-бонус рассчитывается вне системы, в виде бонуса активируется флаг «Сумма бонуса рассчитывается вне системы». Параметры расчёта и начисления становятся недоступны, а сумма бонуса и валюта указываются непосредственно в документе условий.

Условия ретро-бонусов поставщиков

Настройка условий ретро-бонусов поставщика выполняется в разделе «Ретро-бонусы поставщиков». Пользователь с профилем «Ответственный за параметры ретро-бонусов поставщиков (дополнительный)» получает доступ к созданию и редактированию документов условий.

В системе реализуется поддержка двух схем расчёта: с автоматическим расчётом бонуса и с ручным указанием суммы. В первом случае система рассчитывает бонус автоматически на основе заданных параметров: типа бонуса, целевого показателя, перечня товаров, базы расчета и заданной периодичности. Во втором случае расчет бонуса выполняется вне системы, при этом в документе условий указывается только сумма к начислению.

Документ «Условия ретро-бонусов поставщика» может использоваться только с видом ретро-бонуса, у которого установлен статус «Действует». Если вид ретро-бонуса уже используется в условиях, часть его параметров становится недоступной для изменения.

Условия ретро-бонусов с типом Закупки (Sell-in)

При использовании бонуса с типом «Закупки (Sell-in)» условие формируется на основании объёма закупки товаров у поставщика. Целевым показателем может выступать количество, сумма или пакетное предложение. При показателе «Количество» система оценивает закупки по каждой позиции отдельно. При совокупном количестве начисление выполняется только при выполнении плана по всем товарам одновременно.

В случае использования пакетного предложения расчет бонуса осуществляется за каждый полный комплект, сформированный в соответствии с заданными объемами по каждому товару. При показателе «Сумма» бонус начисляется при достижении заданного объема закупок в денежном выражении. Также допускается настройка бонуса без привязки к целевому показателю: в этом случае бонус начисляется за сам факт закупки акционного товара.

Условия ретро-бонусов с типом Продажи (Sell-out)

При настройке условий ретро-бонуса с типом «Продажи (Sell-out)» в системе настраивается список покупателей, продажи которым подлежат учету при расчете бонуса. Указание покупателей производится на отдельной закладке, название которой зависит от способа идентификации в виде ретро-бонуса: либо «ИНН», либо «Контрагенты».

Если формат указания покупателей в виде установлен как «Все», соответствующая закладка в документе отсутствует. При формате «Кроме выбранных» на закладке указываются покупатели, за продажи которым бонус не начисляется. При формате «Выбранные» на закладке указывается перечень покупателей с уточнением их идентификатора (ИНН или контрагента) и периода участия. Заданный период участия должен соответствовать общей длительности действия условия и периодичности его выполнения.

Условия ретро-бонусов с типом Остатки (Price-protect)

Тип бонуса «Остатки (Price-protect)» используется для начисления бонуса на основании остатков товаров на складе. Перечень товаров формируется только на уровне документа условий, и не подлежит настройке в виде бонуса.

Период проверки выполнения условий и период начисления бонуса задаются параметрами «Периодичность выполнения условий» и «Периодичность начислений». Допустимые значения: день, неделя, месяц, квартал или весь период действия условия. 

Периодичность начислений должна быть кратна периодичности проверки условий. Например, если условия проверяются ежемесячно, то бонус может начисляться ежемесячно, ежеквартально или однократно. Параметры начислений могут быть переопределены непосредственно в документе «Условия ретро-бонусов поставщика».

В документе указывается способ формирования перечня акционных товаров: через номенклатуру или сегменты номенклатуры. Также задаётся формат фильтрации — все, выбранные, кроме выбранных. Параметры могут быть уточнены на уровне условий. При бонусах на продажи дополнительно указывается перечень покупателей, для которых применяется бонус.

Для корректного расчета бонуса настраивается база расчёта. Возможны варианты: сумма закупки или продаж в валюте регламентированного учета (с НДС или без), в базовых ценах, либо в валюте взаиморасчетов. При бонусах на продажи доступна настройка расчета от выручки.

Статус расчетов условий ретро-бонусов

В шапке документа «Условия ретро-бонусов поставщика» отражается актуальный статус расчётов и отображается гиперссылка для управления расчетами (закрытие или возобновление). 

Статус «Начисленные бонусы полностью актированы/списаны» указывает на то, что бонусы начислены и зафиксированы по всему периоду действия условия. При этом сумма начислений соответствует сумме списаний по документам «Списание ретро-бонусов поставщика» или актам премий.

Статус «Ожидается начисление бонусов» означает отсутствие начислений или наличие незакрытых периодов при установленной периодичности начислений, отличной от «Однократно». Статус «Актировано/списано больше, чем начислено» указывает на превышение списанных или актированных сумм по сравнению с начисленными.

Статус «Ожидается акт премии от поставщика» используется, если начисления выполнены, но не оформлены соответствующим актом или списанием. При статусе «Расчеты по условиям бонусов закрыты» расчеты завершены, ожидание актов от поставщика не предусмотрено.

Корректировка условий ретро-бонусов поставщика

Корректировка согласованных условий выполняется при включенной настройке: «НСИ и администрирование — Финансовый результат и контроллинг — Финансовый результат — Использовать исправительные документы».

В корректировочном документе допускается изменение даты окончания действия условия, параметров поставщика (для бонусов с типом «Закупки (Sell-in)»), даты остатков (для бонусов с типом «Остатки (Price-protect)»), плановых значений по целевому показателю «Сумма», состава товаров и покупателей (при наличии табличных частей), а также описания условия.

Допускается корректировка, если она не влияет на уже начисленные суммы бонусов. Система проверяет наличие документов «Начисление ретро-бонусов поставщика» с учетом типа бонуса и периодичности начислений. При периодичности «Однократно» или типе «Остатки (Price-protect)» ввод корректировки запрещён, если начисление уже выполнено.

При других типах и непериодических начислениях допускается изменение периода действия, при условии, что корректируемый период не затрагивает периоды с уже выполненными начислениями. 

При наличии хотя бы одного документа начисления система запрещает изменение суммы плана, состава исключенных товаров или покупателей, а также состава товаров при использовании целевого показателя «Пакетное предложение» или «Количество (совокупно)».

Если для условий зафиксирован состав сегментов номенклатуры, ввод корректировки становится недоступен.

Согласование условий ретро-бонусов

Документы «Условия ретро-бонусов поставщика» поддерживают интеграцию с 1С:Документооборот редакций 2 и 3. При подключенной интеграции допускается запуск процесса согласования. Возможность управления статусами документа зависит от прав пользователя и включения функциональной опции «Согласование через 1С:Документооборот» в разделе «НСИ и администрирование».

Начисление ретро-бонусов поставщика

Документ «Начисление ретро-бонусов поставщика» используется для расчёта и фиксации сумм бонусов на основании условий, заданных в документе «Условия ретро-бонусов поставщика».

Если в документе «Условия ретро-бонусов поставщика» установлен режим «Начислить сразу», то документ начисления не создается, поскольку сумма бонуса фиксируется автоматически на дату документа условий. При наличии корректировки в статусе «На согласовании» ввод начислений блокируется до завершения согласования.

Один документ начисления создается для одного условия и одной валюты. Тип и периодичность отчислений определяются параметром «Периодичность начисления» в документе условий. Если задана повторяющаяся периодичность, начисления оформляются с заданной кратностью в пределах действия бонуса. При создании документа указывается период начисления, соответствующий условиям: период должен быть кратен установленной периодичности и входить в границы действия бонуса.

В зависимости от типа бонуса (Закупки, Продажи, Остатки, Без расчёта), а также от того, как в условиях указаны данные поставщика, структура документа меняется. Данные поставщика, контрагента и договора либо автоматически переносятся из документа условий, либо вводятся вручную в табличной части.

Если в условиях задано несколько значений по поставщику или частично отсутствуют данные, то в табличной части указывается необходимая детализация: поставщик, контрагент, договор, соглашение. В случае, если указан только поставщик, то в табличной части вводятся разные строки по контрагентам и договорам. При этом договор выбирается из числа доступных по поставщику или его головной организации при наличии соответствующей настройки.

Документ заполняется вручную или автоматически с помощью команды «Заполнить по условиям». При этом производится расчет бонуса на основании условий, заданных в документе «Условия ретро-бонусов поставщика», и фактических данных о закупках, продажах или остатках.

Команда «Заполнить по условиям» недоступна, если бонус рассчитывается вне системы. При наличии ограничений доступа у пользователя данные по недоступным документам подгружаются без возможности просмотра. В этом случае проведение документа блокируется.

В зависимости от типа бонуса, в табличной части документа указываются параметры расчета:

• данные поставщика;
• список контрагентов;
• договоры и соглашения;
•  информация о закупках и продажах;
• перечень товаров и характеристик, участвующих в бонусной программе;
• документы приобретения;
• расчетные суммы и итоговая сумма бонуса к начислению.

Поле «Расчетная сумма» формируется системой автоматически, а поле «К начислению» может быть скорректировано пользователем вручную.

На основании начисления формируются документы «Акт премии поставщика» и «Списание ретро-бонусов поставщика». Данные команды доступны, если в документе начисления фигурирует только один контрагент.

Списание и получение ретро-бонусов поставщика

В системе реализована функциональность для оформления получения и списания ретро-бонусов от поставщиков, позволяющая учитывать различные сценарии взаимодействия с бонусными начислениями. Начисленные ретро-бонусы могут быть оформлены через документ «Акт премии поставщика», который служит для подтверждения факта получения финансовой премии на сумму ранее начисленных бонусов. Этот документ доступен в разделе «Закупки — Ретро-бонусы поставщиков» и может быть создан на основании документа о начислении ретро-бонусов.

В случае если сумма ретро-бонуса предоставляется в неденежной форме либо поставщик отказывается выдавать бонус, предусмотрено списание начисленных бонусов с помощью документа «Списание ретро-бонусов поставщика». 

Этот документ также доступен в разделе «Закупки – Ретро-бонусы поставщиков» и может быть сформирован на основании документа начисления. При создании документа необходимо выбрать организацию и контрагента, а табличная часть заполняется вручную либо с помощью команды подбора по остаткам. Подбор по остаткам переносит данные о положительных остатках начисленных ретро-бонусов с незакрытыми расчетами по условиям бонусов. При ручном заполнении доступен отбор документов с условиями ретро-бонусов по выбранному контрагенту и организации.

Для повышения контроля процесса списания начисленных бонусов в системе предусмотрена возможность использования статусов документа списания. Их применение настраивается через функциональную опцию в разделе Управление «НСИ и администрирование», что позволяет организовать согласование списаний.

Процесс согласования документов списания интегрирован с системой 1С:Документооборот. При включении соответствующей опции в настройках раздела «Закупки — Ретро-бонусы поставщиков» возможно автоматическое запускание процесса согласования и изменение статусов документа в зависимости от результата. 

Статусы могут устанавливаться как: «На согласовании» при начале бизнес-процесса, «Согласован» при успешном согласовании (в том числе с замечаниями), либо «Не согласован» при отклонении документа. Перед отключением опции необходимо убедиться, что в системе отсутствуют документы с активным статусом согласования.

Отчеты при работе с ретро-бонусами поставщика

Отчёты по ретро-бонусам поставщиков в 1С:ERP позволяют получать подробную аналитику по начисленным, списанным и плановым суммам бонусов, а также по действующим условиям и составу товарных сегментов. Они доступны в меню «Закупки – Отчеты по закупкам – Ретро-бонусы поставщиков».

Отчет «Ведомость по ретро-бонусам поставщиков» отображает данные в разрезе организации, валюты, контрагента, поставщика, документа условий и периода начисления. Через него можно управлять статусами расчётов условий бонусов, закрывать или возобновлять их.

Отчёт «Действующие ретро-бонусы поставщика» анализирует текущие условия бонусов по выбранным поставщикам, контрагентам, договорам или соглашениям, показывая актуальную информацию за выбранный период. Он доступен из меню отчетов, карточек контрагентов, поставщиков, договоров и соглашений.

Отчет «Расчет ретро-бонусов поставщика» предоставляет плановые суммы бонусов, рассчитанные по действующим условиям и данным по закупкам, продажам или остаткам. Для разных типов бонусов (Продажи, Закупки, Остатки) отчёт показывает соответствующие показатели: план, выручку, количество, бонус и расчетную базу с детальной расшифровкой по номенклатуре и документам.

Отчёт «Состав сегментов» служит для анализа состава товарных сегментов, указанных в документах условий ретро-бонусов. Он показывает либо актуальные данные по последнему согласованному документу с учетом корректировок, либо данные выбранных сегментов в текущем документе, что помогает оценить состав сегментов до согласования.

Все отчеты формируются с учетом прав доступа пользователя и доступны для оперативного контроля и анализа эффективности программы ретро-бонусов.

Механизм ретро-бонусов поставщиков в 1С:ERP охватывает весь цикл работы с бонусами, от настройки условий до фиксации начислений и взаиморасчетов. Такой подход позволяет выстроить прозрачную и управляемую систему мотивации в отношениях с поставщиками.