Серии номенклатуры в 1С ERP: как выстроить учет под задачи бизнеса

Что такое серийный учет в 1С:ERP

Серийный учет в 1С:ERP – это механизм, который позволяет учитывать товары не только по номенклатуре, характеристике и складу, но и в дополнительном разрезе серий номенклатуры.

Система получает возможность отличать друг от друга конкретные экземпляры или отдельные части товарного запаса, если для бизнеса важно отслеживать их, например, по срокам годности, партиям поставки, единицам хранения переменного размера, серийным номерам или движению конкретной продукции через склад, производство и отгрузку. 

Если таких задач нет, усложнять учет сериями обычно не имеет смысла. Поэтому в 1С использование серий настраивается отдельно: для вида номенклатуры указывается, применяется ли учет по сериям, что серии идентифицируют и по какой политике они должны учитываться.

Для чего нужен серийный учет в 1С:ERP

Серийный учет в 1С:ERP нужен в тех случаях, когда бизнесу недостаточно отслеживать товар только по номенклатуре и складу, и важно различать отдельные партии, экземпляры или части запаса по дополнительным признакам. 

На практике учет по сериям в 1С:ERP чаще всего используют для решения задач:

• контроля остатков по срокам годности; 
• учета товаров по партиям, серийным номерам или датам выпуска; 
• учета продукции в единицах хранения переменного размера – например, в рулонах, бухтах, отрезах или иных мерных единицах; 
• повышения точности складского и производственного учета; 
• расчета и анализа себестоимости в разрезе серий, если предприятию нужен такой уровень детализации; 
• работы с претензиями, качеством и послепродажным сопровождением; 
• учета товаров, подлежащих маркировке, а также продукции, для которой важна прослеживаемость в государственных системах.

О каждой из этих задач и механизме их решения мы подробнее поговорим по ходу материала.

Как работает учет по сериям в 1С:ERP

При серийном учете в зависимости от настроек серия может означать конкретный экземпляр товара, партию, дату выпуска, срок годности, серийный номер или другой идентификатор.

С точки зрения логики системы серия выступает как дополнительная складская аналитика. Поэтому в ряде сценариев серии используются не только в складском или производственном, но и в финансовом блоке – если предприятию важно анализировать затраты, движение или себестоимость в разрезе серий.

Применение такого учета определяется политикой учета серий. Она задает, как организация будет использовать серии, для каких товаров серийный учет нужен, какую роль серия играет в учете и насколько глубокой должна быть детализация.

Поэтому использование серийного учета в 1С:ERP должно начинаться с методологии – с ответа на вопросы о том, что бизнес хочет различать и отслеживать с помощью серий и для чего.

Далее основные параметры механизма задаются на уровне вида номенклатуры. Здесь определяется:

• используется ли для данного вида номенклатуры учет по сериям; 
• что серия должна идентифицировать – отдельный экземпляр товара или партию; 
• какие реквизиты входят в состав серии; 
• какая политика учета серий будет применяться; 
• на каких операциях и на каких этапах процесса серия должна указываться обязательно. 

Именно тип политики серий – главный управляющий параметр. Он определяет общий сценарий использования механизма: будет ли ERP просто справочно фиксировать серию в документах или же серия станет полноценным учетным разрезом, влияющим на остатки, сроки годности, отбор товаров и последующие операции. 

То есть политика серий определяет не только глубину прослеживаемости, но и то, насколько сильно серийный учет будет встроен в ежедневную работу склада, закупок, производства и продаж.

После настройки политики серия начинает участвовать в документах товародвижения. Если товар одной и той же номенклатуры проходит по разным сериям, ERP отражает это как разные учетные сущности. 

За счет этого система может различать, какая именно партия пришла от поставщика, какая серия была использована в производстве, какая – отгружена клиенту, а какая остается на складе. 

В зависимости от выбранной модели можно также настроить, на каких этапах серия обязательна: например, при поступлении, при выпуске продукции, при перемещении, при отборе или при продаже.

Отдельно важна гибкость механизма:

• Если предприятие перепродает продукцию, которая не имеет заранее заданных серийных номеров, в ERP можно присваивать ей собственные серии уже при приемке. 
• Если бизнес работает со сроками годности, серии становятся основой для более точного управления остатками. 
• Если важна претензионная работа или отзыв партий, серия помогает проследить историю движения конкретной продукции. 
• Если компании нужна более детальная аналитика, серия может стать и дополнительным аналитическим измерением для оценки затрат и движения товаров.

Особенности работы с сериями на адресном складе

На адресном складе серии также работают как часть логики размещения, отбора и перемещения. В 1С:ERP при адресном хранении остатки ведутся по ячейкам, а серии остаются дополнительной аналитикой учета номенклатуры. В результате система может учитывать не только то, сколько товара лежит на складе, но и в какой ячейке находится конкретная серия. 

Адресный склад делает работу с сериями более управляемой. Если для товара настроен учет по сериям, то при размещении и отборе система может опираться не только на адрес хранения, но и на серию, срок годности или правило отбора. 

Это особенно важно, если серия должна быть определена уже на этапе комплектации или отгрузки. В таких случаях она становится частью задания на отбор, а значит, склад работает не по общему остатку товара, а по конкретной серии в конкретной ячейке. 

Чтобы такая схема работала эффективно, в зоне хранения можно настроить ячейки так, чтобы в них хранился товар только одной серии. Тогда кладовщику не нужно дополнительно сверять серию при отборе: сама логика хранения уже снижает риск ошибки, потому что нужная ячейка изначально содержит нужную серию. Это делает адресный склад особенно удобным для товаров, где прослеживаемость критична, а цена ошибки на отборе высока. 

Отдельно стоит учитывать товары с ограниченным сроком годности. В политике учета серий в 1С:ERP предусмотрен авторасчет по FEFO, а при приемке и внутреннем товарообороте фиксируется информация по сериям или срокам годности. 

Благодаря этому система может «подсказывать» более правильную серию для отбора и использовать на складе логику «сначала отгружаем то, что раньше заканчивается по сроку». Для адресного склада это особенно полезно: серия, срок годности и ячейка работают в совокупности, и склад получает не только адресное хранение, но прослеживаемость и более точный отбор. 

Поэтому в проектах автоматизации серийного учета стоит рассматривать адресный склад как один из ключевых сценариев, в котором механизм серий в 1С:ERP раскрывается с наибольшей эффективностью. 

Управление остатками товаров с ограниченным сроком годности с помощью серий в 1С:ERP

Первый сценарий, при котором полезен серийный учет в 1С:ERP – работа с товарами, у которых ограничен срок годности. 

Здесь серии помогают управлять остатками: понимать, какая партия должна быть использована/отгружена раньше, где есть риск просрочки, как минимизировать потери от списания. Для этого используется принцип FEFO – first expire, first out, то есть «первым истекает срок – первым товар должен уйти». 

Чтобы эта логика заработала, для товаров с ограниченным сроком годности в ERP активируют использование серий, а сама серия в таком случае фактически идентифицирует партию товара по сроку годности. 

Дальше система может использовать эту информацию при приемке, внутреннем товародвижении, размещении и отгрузке. В 1С:ERP для таких товаров обычно применяют один из двух сценариев.

1. Авторасчет по FEFO остатков серий
Этот вариант оптимален, когда компании важно учитывать сроки годности, но нет необходимости указывать конкретную серию в каждой операции отгрузки. В этом сценарии:

• при приемке и внутреннем товародвижении фиксируется информация по срокам годности; 
• при отгрузке серии явно не указываются; 
• в отчетах и при подборе система ориентируется на остатки по FEFO. 

Такая модель удобна, например, для розничных сценариев, где нет необходимости или возможности при каждой продаже вручную выбирать конкретную партию. 

2. Управление по FEFO остатками серий
Этот вариант более строгий и подходит для случаев, когда компании необходимо явно управлять тем, какая серия идет к отгрузке. В этом сценарии:

• серия указывается уже при поступлении; 
• при отгрузке можно выбрать конкретную партию по сроку годности; 
• система помогает отбирать товар с учетом FEFO, но пользователь сохраняет контроль над отгрузкой. 

Такой подход чаще нужен в сфере оптовых продаж и в иных сценариях, когда нужно управлять конкретными остатками по сериям.

Сценарий использования серийного учета по срокам годности помогает:

• снизить количество просроченных товаров на складе; 
• уменьшить потери от списания; 
• отслеживать остатки не только по количеству, но и по степени «свежести» партии; 
• поддерживать более детализированную прослеживаемость в закупках, хранении и продажах. 

Как использовать серийный учет в 1С ERP для отслеживания остатков продукции по единицам хранения

Следующий сценарий использования серий в 1С ERP – учет остатков по конкретным единицам хранения, когда внутри одной номенклатурной позиции товар состоит из отдельных физических объектов: рулонов, шпулек, бухт, отрезов, кусков, листов и других единиц, отличающихся по длине, весу, объему или иному параметру. 

В таких случаях общего остатка по номенклатуре недостаточно, и необходимо отслеживать, какая именно единица хранения находится на складе, какими характеристиками она обладает и может ли она быть использована в конкретной операции.

Для такого сценария в 1С ERP обычно применяют серии с политикой «Управление остатками по сериям». В этой модели серия фактически становится идентификатором конкретной единицы хранения или партии товара. То есть каждый рулон, каждая бухта или каждый отрез получает собственную серию, и дальше система позволяет учитывать их как отдельные объекты складского учета.

А значит, можно подобрать оптимальный товар под заказ, производство или внутреннюю потребность. 

При этом, если номер единицы хранения заранее неизвестен, серия может быть присвоена уже в момент приемки. Это полезно, если товар приходит без собственного удобного внутреннего идентификатора, но дальше его нужно отслеживать поштучно или пообъектно. 

Чтобы схема была удобной в ежедневной работе склада, единицы хранения обычно маркируют этикетками серий со штрихкодом: тогда кладовщик или оператор не вводит серию вручную, а работает через сканирование. В 1С ERP серии можно регистрировать и печатать прямо из формы регистрации серий.

При этом присвоение серии в ряде отраслей – уже часть операционной логики. Например, серия может присваиваться после измерения сырья, проверки качества или иной контрольной операции, когда нужно сначала понять, что именно поступило или было произведено, а уже потом зафиксировать единицу хранения в системе. 

При выборе политики «Управление остатками по сериям» серии указываются во всех ключевых документах товародвижения:

• при поступлении; 
• при отгрузке; 
• при внутренних перемещениях; 
• при необходимости – и в производственных операциях. 

Отдельно важно, на каком этапе определяется серия при отгрузке. Здесь возможны разные варианты, и они зависят от сферы бизнеса:

1. При планировании отгрузки. Серию выбирают заранее – например, менеджер, технолог или другой ответственный сотрудник. Тогда для склада это директива: отгрузить нужно именно эту единицу хранения. 

2. При планировании комплектации. Серию выбирают на этапе подготовки отбора. Такой вариант удобен, если решение по конкретной единице хранения должен принимать склад, но еще до начала фактической комплектации. 

3. После комплектации, по факту отбора. Это вариант для случаев, когда нет принципиальной разницы, какую именно серию отгрузить, и окончательное решение может принять кладовщик в момент работы. 

Такое разделение имеет максимально прикладное применение: если серия влияет на производственный результат или на исполнение заказа, ее нужно определять заранее.

Например, в текстильной отрасли серия может означать конкретный рулон, и тогда указание серии важно уже на этапе планирования отгрузки: раскрой должен идти по определенному рулону. 

Если такой зависимости нет, часть решений можно оставить на стороне склада.

Как серии номенклатуры в 1С ERP помогают управлять претензиями и послепродажным обслуживанием

Следующий сценарий применения серийного учета в 1С ERP – работа с претензиями, отзывами продукции и послепродажным обслуживанием. 

Использование серийных номеров полезно:

• Если компания продает технически сложные товары с гарантией и должна быстро определить, подпадает ли конкретный товар под гарантийный случай. 
• Когда возникает брак или системная проблема по партии товара и нужно понять, кого она затронула. 
• Когда требуется организовать отзыв продукции без тотальной блокировки всех остатков и продаж. 

Серия позволяет работать в том числе с конкретным экземпляром или конкретной партией. Если покупатель обращается с претензией, компания может выяснить, о какой единице товара идет речь, когда она была закуплена, от какого поставщика пришла, кому была отгружена и не затрагивает ли проблема другие продажи или остатки.

Отдельная особенность – возможность учитывать серии и на стороне клиента. Это полезно, если для дальнейшего обслуживания, возврата или претензионной работы необходимо знать не только внутреннюю серию компании, но и ту серию, которая фактически передана покупателю и фигурирует в его документах или на самом изделии.

В 1С ERP есть специализированные отчеты, которые помогают эффективно использовать данные по сериям:

• Ведомость по сериям номенклатуры – показывает приток и отток серий, помогает подтвердить факт продажи и в целом увидеть движение конкретных серий по остаткам.
• Отчет о движении серий номенклатуры – дает более детальную картину движения вплоть до уровня документов, что особенно полезно при разборе претензий и поиске источника проблемы.
• Использование серий номенклатуры – помогает определить, в каких операциях и по каким товарам использовалась конкретная серия, в том числе если нужно локализовать продукцию для отзыва.
• Структура номенклатурной серии – показывает, какие серийные номера узлов или комплектующих вошли в состав готового изделия, что важно для технически сложной продукции и сервисного обслуживания. 

Товары, подлежащие маркировке, и серийный учет в 1С ERP

С течением времени все больше товарных групп подпадает под обязательную маркировку: в их числе, например, молочная продукция, упакованная вода, обувь, товары легкой промышленности, ветеринарные препараты, медицинские изделия, бакалея, сладости и ряд других категорий. 

При работе с маркируемой продукцией серийный учет в 1С ERP является частью более широкой системы прослеживаемости. Для работы с «Честным знаком» в ERP реализуются отдельные интеграции с ГИС МТ: там оформляются заказы на эмиссию кодов, ввод в оборот, отгрузка, приемка, перемаркировка и другие операции, связанные с государственным учетом маркированных товаров. 

Серийный учет для маркируемых товарных категорий полезен тем, что помогает выстроить внутреннюю детализацию учета. Если нужно знать, какая единица маркируемой продукции пришла на склад, какая была использована в производстве, какая отгружена клиенту и какая остается в остатке, серии дают для этого удобный учетный разрез. 

При этом важно не смешивать два механизма: 

• Серийный учет в ERP нужен для внутренней логики прослеживаемости и учета в разрезе серий. 
• Маркировка – это отдельный регламентированный контур обмена с государственной системой. 

И они хорошо дополняют друг друга: маркировка обеспечивает юридически значимое взаимодействие с ГИС МТ, а серийный учет помогает бизнесу организовать внутренние складские, производственные и торговые процессы так, чтобы работа с маркируемой продукцией была удобной и управляемой.

Использование серийного учета в 1С ERP для работы с алкогольной продукцией

Для алкогольной продукции серийный учет в 1С ERP работает связке с требованиями ЕГАИС и с необходимостью прослеживать движение конкретных партий товара. 

Учет алкогольной продукции в ЕГАИС строится вокруг специальных регистрационных форм: 

Справка 1 идентифицирует партию производства.

Справка 2 – партию отгрузки алкогольной продукции в оптовом звене. 

При поступлении алкогольной продукции в 1С:ERP данные по партии поступления попадают в учет из документов ЕГАИС, а при отгрузке или списании алкогольной продукции Справка 2 должна быть отражена в документах ЕГАИС. 

С точки зрения внутреннего учета ERP должна связывать движение номенклатуры алкогольной продукции с конкретной партией поступления.  В этом случае серия может использоваться как удобный внутренний идентификатор партии, с которой компания работает в дальнейшем.

Так компания получает возможность связать складской учет, внутренние движения, отгрузки и документы ЕГАИС в разрезе конкретных партий. 

В 1С ERP учет алкогольной продукции можно организовать двумя способами:

1. Без партийного учета в складских и финансовых документах. В этом варианте в обычных складских и финансовых документах партия отдельно не ведется. Когда пользователь оформляет документы ЕГАИС, нужная Справка 2 подбирается на основании доступных остатков. Такой сценарий проще с точки зрения внутреннего учета, но дает меньше управляемости по партиям внутри ERP. 

2. С партийным учетом в складских и, при необходимости, финансовых документах. В этом случае система ведет учет партий алкогольной продукции во внутреннем контуре, а Справка 2 в документах ЕГАИС определяется уже на основании этих данных. Именно в этом варианте используются серии, которые идентифицируют партию товара. 

Важно, что серии в сценарии с алкогольной продукцией нужны для идентификации партии, а не отдельной единицы алкогольной продукции.

А поэкземплярная прослеживаемость маркированного алкоголя поддерживается специальной логикой подсистемы ЕГАИС. 

Отдельно необходимо знать еще одну специфику сферы. ЕГАИС различает продукцию одной и той же марки даже в случаях, когда упаковка и штрихкод EAN-13 выглядят одинаково, если продукция пришла с разных заводов или относится к разным партиям учета. 

Поэтому критично не потерять привязку к конкретной партии поступления и корректно передавать эту логику в документы ЕГАИС. 

Если предприятие использует серии для партийного учета алкоголя, их можно формировать автоматически на основе данных входящих накладных, загруженных из ЕГАИС. 

Это помогает не создавать партии вручную и минимизирует риск ошибок при приемке и дальнейшем движении товара. 

Дополнительно, если компании важно контролировать сроки годности партий, для алкогольной продукции можно использовать те же сценарии, что и для других товаров с ограниченным сроком хранения: авторасчет по FEFO или управление остатками по FEFO. 

Подытоживая сказанное, при работе с алкогольной продукцией серийный учет в 1С ERP полезен прежде всего как инструмент внутренней прослеживаемости партий. Он помогает сделать работа с алкогольной продукцией в ERP более прозрачной и управляемой, но сам по себе не заменяет специализированную логику ЕГАИС. Поэтому в проектах автоматизации важно корректно связать между собой складской учет, партии поступления, серии номенклатуры и документы ЕГАИС. Только тогда система принесет бизнесу пользу.

Продукты, подконтрольные ВетИС, и серийный учет в 1С ERP

При работе с продукцией, подконтрольной ВетИС, серийный учет в 1С:ERP помогает выстроить учет партий внутри собственной системы. ВетИС требует вести прослеживаемость такой продукции по партиям и регистрировать ее в складском журнале. У каждой партии в ВетИС есть собственный внутренний идентификатор, и эту логику нужно корректно соединить с учетным контуром ERP.

Учет можно организовать двумя способами:

• Без учета партий во внутренних документах. В этом сценарии складские и финансовые документы в ERP не фиксируют партии отдельно. При обмене с ВетИС нужные записи складского журнала подбираются на основании остатков.
• С учетом партий во внутренних документах. В этом случае складские и, при необходимости, финансовые документы в ERP ведутся в разрезе партий подконтрольной продукции. Тогда именно эти данные становятся основой для отражения операций в ВетИС. При такой модели серии используются для идентификации партий продукции.

В серии для подконтрольной ВетИС продукции могут храниться дополнительные сведения:

• производитель по классификатору ВетИС; 
• запись складского журнала ВетИС; 
• идентификатор партии ВетИС. 

Сами серии при этом могут формироваться автоматически на основании входящих документов ВетИС. Это упрощает приемку и снижает риск возникновения ошибок при ручном вводе.

Благодаря этому бизнес получается прозрачный учет партий, возможность отслеживать движение подконтрольной продукции, снижение зависимости от сверки данных между ERP и ВетИС.

Помощь в автоматизации серийного учета в 1С ERP

Серийный учет в 1С ERP – полезный механизм, но его эффективность зависит от того, насколько корректно он методологически выстроен под процессы компании. 

Если учет по сериям выстроен корректно, бизнес получает прозрачную работу со складом, сроками годности, претензиями, маркируемой и подконтрольной продукцией. Если нет – механизм либо не дает ожидаемой пользы, либо начинает излишне усложнять работу пользователей.

Эксперты assino помогают внедрить и настроить серийный учет в 1С ERP с учетом логики вашего бизнеса: от выбора подходящей модели учета и настройки типового функционала до доработок, интеграций, поддержки и развития системы.

Если вам нужна помощь с автоматизацией серийного учета в 1С ERP или другими задачами по 1С – оставьте заявку по форме ниже. Обсудим ваши задачи и предложим подходящее решение.