Чем меньше “ручных” операций предполагает цепочка обработки документов, тем более эффективным будет документооборот. Для пользователей 1С есть удобное решение, оптимизирующее широкий перечень действий в сфере оборота документов; в том числе оно также предлагает удобные инструменты для создания шаблонов документов и файлов, а также для группировки их в комплекты. Использование возможностей 1С: Документооборот позволит сократить временные затраты на подготовку документации, а также упростит их обработку — в том числе и согласование. Поговорим о том, как настроить использование этих инструментов и как применять их на практике.
У сотрудников предприятия (в том числе и работающих в разных подразделениях) часто возникает необходимость формировать одни и те же документы, а также объединять их по определенным признакам. Если вы используете 1С:Документооборот, то сможете ускорить процесс работы с документацией при помощи использования шаблонов печатных форм с автоматическим заполнением данных, а также оптимизировать документооборот, присоединяя к документам файлы по настроенным шаблонам, и группируя файлы или документы по неким аналогичным характеристикам в комплекты.
В этой статье поговорим о том, как с помощью шаблонов и комплектов сократить длину цепочки обработки документов, каким образом настроить и использовать систему для работы с автоматически заполняемыми шаблонами, и как организовать работу с комплектами документов.
Шаблоны документов в 1С:Документооборот: настройка работы
Чтобы уменьшить временные затраты на подготовку документов, можно их унифицировать. Сделать это поможет инструмент создания шаблонов. Давайте посмотрим, как настроить конфигурацию для работы с шаблонами и каким образом их использовать для оптимизации процессов оборота документов.
Как настроить программу для работы с шаблонами
Нам понадобится раздел “Настройка”.
Из него мы переходим в “Настройки программы” — “Файлы”.
В настройках работы с файлами выбираем “Использовать автозаполнение”.
Получите консультацию у экспертов assino!
1С:Документооборот: шаблоны файлов и их подготовка
Чтобы сформировать шаблон в 1С:Документооборот — вам придется предварительно создать в формате Word файл с образцом-шаблоном и сохранить его в настройках.
Далее в программе выбираем “Документы” — “Файлы” — “Шаблоны файлов”, и в открывшемся окне загружаем подготовленный образец. Далее нажимаем “Создать файл” — “Загрузить с диска”.
Выбираем образец — шаблон документа 1С. Даем ему новое имя, которое в будущем можно будет легко идентифицировать с его содержимым.
Далее шаблон нужно сохранить кнопкой “Записать и закрыть”.
После этого он отобразится в перечне доступных файлов.
В дальнейшем вы сможете обращаться к готовому шаблону по клику правой клавишей мыши, выбирая в раскрывающемся окне позицию “Открыть карточку”.
Таким образом, в изменяемый файл вся информация будет поступать автоматическим образом из настроенного шаблона. Благодаря использованию готовых “карточек” сократится время на подготовку печатных форм; если вы установите корпоративный формат шаблонов — то рядовые сотрудники (или иные лица) не смогут менять содержимое документа. В дальнейшем выбранные настройки можно будет изменить.
Создание шаблонов в 1С:Документооборот
Для того, чтобы сформировать шаблон в 1С:Документооборот, вам потребуется создать в разделе НСИ новый вид документа.
Делать это мы будем кнопкой “Создать”.
Даем шаблону имя и отмечаем флажком “Является договором” и “Использовать срок”. Для включения шаблона в особую группу документов нужно будет указать идентификатор нумератора.
В раскрывшемся окне укажите реквизиты.
Для создания новых реквизитов нужно ввести название и значение.
Нумерация указывается в отдельной закладке.
Во вкладке “Создание документов” — “Шаблон” — “Настройки” мы можем ограничить использование шаблона — в частности, запретить удаление присоединенных документов, редактирование файлов или реквизитов.
Во вкладке с реквизитами данные могут подставляться по умолчанию.
Посмотрим следующую вкладку — “Файл”.
Через нее можно добавлять файлы-образцы, — для этого нужно кликнуть по ссылке и заполнить данные.
Выбираем реквизиты, которые планируется перенести (потом вы сможете вставлять их через копировать-вставить).
Все реквизиты, которые вы здесь укажете, появятся в нужном вам документе — останется только вставить текст и сохранить файл.
Специалисты assino помогут!
Формируем поля автозаполнения в Word
Делать это мы будем в особом режиме — он включается во вкладке “Параметры” — “Настроить ленту” — “Разработчик”.
Нажмите “Ок”, и у вас появится соответствующая данному режиму вкладка.
Задаем поля для текста.
Указываем реквизиты в окне редактирования.
Сохраняем через кнопку “Закончить”.
Поля можно добавлять в авторежиме — система сама сделает их сопоставление. Однако если вы создавали шаблон документа 1С ручным методом, то настроить поля тоже лучше отдельно.
Настройка заполнения из документа
Перейдите в НСИ — “Настройка навигации” и настройте отображение нового меню.
Далее настраиваем заполнение файлов кликом по клавише “Добавить”. Перемещаем “Настройки заполнения” в “Выбранные команды”.
В меню рабочего стола отобразятся новые пункты.
Следующим шагом нужно будет настроить заполнение шаблонов — это делается клавишей “Добавить”. Нужно будет отметить введенные поля.
Также указываем вариант настройки замены.
Произведенные действия позволят быстро и безошибочно заполнять в документах реквизиты.
Обратитесь к экспертам!
Работа в 1С:Документооборот с комплектами документов
Группировка документов в комплекты на основе неких общих для них признаков, как и использование шаблонов, снижает временные затраты на подготовку документации. Посмотрим, как настроить процесс комплектации, и как осуществлять корректную работу с комплектами документов.
Особенности
Комплектами именуются материалы, относящиеся к внутренней документации 1С:Документооборот; внутренние документы группируются в единый набор по некоему общему для них признаку. Например, в комплект документов о противопожарной безопасности на предприятии можно включить:
- Планировочную эвакуационную схему;
- Приказ, которым назначаются должностные лица, несущие ответственность за осуществление мероприятий пожарной безопасности;
- Инструкции о мерах и действиях, к которым необходимо обращаться для обеспечения пожарной безопасности;
- Приказ, в соответствии с которым осуществляются меры противодействия пожарной опасности и режим обеспечения пожаробезопасности.
К комплекту можно отнести целый ряд файлов и документов, а также добавить к нему уникальные файлы, которые не содержатся ни в одном из документов, укомплектованных в группу. Все карточки документации, а также входящие в состав комплекта файлы, могут просматриваться и редактироваться из соответствующей карточки; при наличии комплекта можно открывать общие для всех его составляющих процедуры, — например, согласование, благодаря которому вы сможете согласовывать не каждый документ по отдельности, а сразу полный комплект.
Настройка документации для объединения в комплект
Для того, чтобы осуществлять группировку документов в комплекты, потребуется настроить новый вид документа внутреннего характера. Это осуществляется на основе следующего алгоритма действий.
- Обратитесь к карточке необходимого документа: это делается через НСИ — “Виды документов” — “Внутренние”. Откройте вкладку “Настройки” и отметьте галочкой графу “Является комплектом”.
Этот признак можно установить в случае, если у вас не стоит галочка в графах “Является договором”, “Учитывать срок”, “Вести номенклатурный учет”, “Учитывать документы с завершенным сроком действия”.
Если какие-то из комплектов вы используете чаще других — для них также можно сформировать отдельные шаблоны по такому же принципу, который мы описывали в предыдущей части статьи.
Создание комплектной группировкой
Чтобы создать комплект на основе созданного вида, необходимо:
- Перейти в “Документы” — “Мои документы”, и выбрать вариант действий “Создать” (если будете работать с шаблоном, то можно выбрать “Создать по шаблону”, и тогда комплект настроится в соответствии с выбранным образцом);
- Назначить нужный вид документа и снова выбрать действие “Создать”;
- В открывшемся окне указать список входящих в комплект файлов и документов.
Все остальные действия по созданию комплекта ничем не будут отличаться от алгоритма формирования внутреннего (некомплектного) документа.
Работа с комплектом
Все действия относительно списка файлов и документов осуществляются на вкладке под названием “Состав комплекта”.
Если вы хотите пополнить комплект, то кликните по кнопке “Подобрать” и выберите документ или файл.
Чтобы посмотреть состав комплекта или входящий в него файл, нажмите нужный вид документа на вкладке “Комплект”, а потом кликните по “Просмотреть”. Если вы хотите удалить составляющую комплекта — отметьте его на вкладке “Комплект” и выберите “Удалить” (Delete).
Если нужно отредактировать файл:
- Отметьте нужный, выбрав его на вкладке “Комплект”, и кликните клавишей F4;
- Чтобы завершить редактирование, сохраните файл, закройте его, кликните по вкладке “Комплект” — “Закончить редактирование”.
Использование шаблонов и комплектов не только ускоряет работу с документами — оно также способствует уменьшению ошибок, допущение которых неминуемо при ручном осуществлении операций. 1С: Документооборот предоставляет готовые инструменты для использования такой возможности; настроить и использовать их в целом несложно, но могут иметь место некие трудности, связанные с индивидуальными особенностями электронного документооборота на предприятии. Если у вас возникнут вопросы — позвоните в assino по номеру 8-800-201-29-36 или напишите в чат, и наши специалисты помогут вам справиться с затруднениями.
Бесплатная консультация эксперта
Ярослав Кудинов
Руководитель проекта, технический архитектор
