Складской учет товаров в 1C:Управление торговлей

Организация учета товаров на складе напрямую влияет на ритмичность работы компании и ее способность быстро реагировать на изменения спроса. Когда данные о движении товаров доступны в реальном времени, снижается риск сбоев при отгрузке, потерь и излишков. 

Программа 1С:Управление торговлей 11 предоставляет инструменты, с помощью которых можно настраивать складские процессы под конкретные задачи бизнеса: от базового учета остатков до более сложных сценариев с контролем партий, сроков годности и адресного хранения. Это делает систему удобным решением как для малого, так и для крупного бизнеса.

Преимущества складского учета в 1С:Управление торговлей

Одним из главных преимуществ использования 1С:Управление торговлей 11 для складского учета является повышение точности учета товаров. Система регистрирует все операции по приемке, перемещению и погрузке товаров, что исключает ошибки, связанные с ручным вводом данных. 

Программа позволяет вести учёт в разрезе складов, партий и серийных номеров, что особенно актуально для компаний с большой номенклатурой. Оперативный доступ к аналитике помогает принимать обоснованные решения по закупкам и продажам, избегать дефицита или излишков на складе. Благодаря гибкой настройке прав доступа, можно разграничить ответственность сотрудников и повысить безопасность данных. Кроме того, автоматизация учёта существенно снижает трудозатраты и освобождает ресурсы для стратегических задач бизнеса.

Настройка учета склада

Складской учет в 1С:Управление торговлей 11 настраивается гибко и адаптируется под специфику бизнес-процессов предприятия. Для начала настройки необходимо перейти в меню «НСИ и администрирование — Склад и доставка», выбрать пункт «Склад» и установить нужные флажки. 

Если организация ведет учет по нескольким складам, включается опция «Несколько складов» — это позволяет задать отдельные склады с разными адресами и условиями хранения, распределять движение товаров между ними и вести аналитический учет. 

Учет серий реализуется через настройки вида номенклатуры: для каждой категории товаров задается политика учета серий — с ручным заполнением, автоматическим по методике FEFO или без серий, что удобно для товаров с ограниченным сроком хранения.

Ордерная и адресная схемы включаются в карточке склада во вкладке «Ордерная схема и структура» — флаг «Ордерный склад» активирует разделение финансовых и складских операций, а «Использовать ячейки для адресного размещения/справочного» активирует адресное хранение с иерархией секций, стеллажей и ячеек. Адресное хранение требует включения ордерной схемы при поступлении, отгрузке и инвентаризации. После этого доступна генерация топологии склада, создание складских ячеек и этикеток через гиперссылки в карточке склада

Ордерная система учета позволяет разделить процесс оформления документов и фактическую отгрузку. Это особенно полезно, когда между регистрацией операции и её физическим исполнением проходит время. При активации этой схемы становятся доступны дополнительные настройки: указывается порядок оформления накладных и расходных ордеров, а также назначается ответственный за формирование документов.

Создание склада в 1С:Управление торговлей

В системе 1С:УТ 11 создание склада или магазина начинается с перехода в раздел «НСИ и администрирование — НСИ — Склады и магазины», где пользователь может зарегистрировать новое складское подразделение. Склад (или магазин) — это выделенная территория, предназначенная для хранения товарно-материальных ценностей, и может использоваться в различных логистических процессах: снабжении, производстве, распределении. Выделение отдельных складов в системе рекомендуется, если объекты имеют различные адреса или отличаются условиями хранения.

При создании склада можно задать его формат: оптовый или розничный. Форматы определяются в «CRM и маркетинг — Настройки и справочники — Управление ассортиментом — Форматы магазинов», а также настраиваются индивидуально в карточке склада. Для розничных складов доступна настройка контроля ассортимента: при установке соответствующего флага продажи будут разрешены только для товаров, включенных в утвержденный ассортимент.

Карточка склада содержит несколько вкладок, позволяющих настроить его поведение в бизнес-процессах предприятия. На вкладке «Главная» задаются основные параметры склада: его наименование, тип, организация-владелец, режим работы и возможность применения ответственного хранения (с указанием сроков, условий и хранителя).

Вкладка «Адрес, номер телефона» позволяет указать контактные данные, если они отличаются от корпоративных.

Также возможна детализация склада на складские помещения — отдельные зоны хранения с назначением ответственных лиц и возможностью раздельного оформления документов. В карточке склада необходимо установить флаг «Использовать помещения», после чего становятся доступны создание помещений и настройка областей хранения, рабочих участков с учетом помещения

Создание топологии склада — распределение ячеек, формирование их адресов и параметров (секции, линии, стеллажи, ярусы, позиции) выполняется через рабочее место «Генерация топологии склада». Здесь же настраиваются области хранения, приоритеты размещения, габариты, а также назначаются рабочие участки. Это позволяет сформировать структуру, максимально приближенную к физической организации склада и обеспечить эффективную обработку товаров.

Работа ордерной схемы

Ордерная схема документооборота в системе 1С:Управление торговлей 11 предназначена для организации поэтапного контроля за движением товаров на складах, разделяя административное оформление операций и их физическое исполнение. В отличие от стандартного подхода, при котором движение товаров фиксируется исключительно накладными, ордерная схема предусматривает оформление складских документов кладовщиком, фиксирующих фактическое перемещение товарно-материальных ценностей.

Для включения ордерной схемы требуется активировать функциональную опцию в разделе «НСИ и администрирование — Настройка НСИ и разделов — Склад и доставка — Склад», установив флаг «Ордерные склады». После этого в карточке каждого склада на вкладке «Ордерная схема и структура» указывается, где применяется ордерная схема при поступлении, отгрузке, отражение излишков, для которых используется ордерная схема. Здесь же задаются флажки, определяющие необходимость ордерного оформления при поступлении товаров, при их отгрузке, а также при отражении излишков, недостач и порчи.

При использовании ордерной схемы процесс работы с товаром разделяется между менеджером, бухгалтером и кладовщиком. Менеджер оформляет административные документы, такие как «Приобретение товаров и услуг» или «Реализация товаров и услуг», отражая деловую операцию. После этого кладовщик регистрирует фактическое движение товара, используя документы «Приходный ордер на товары» при приемке и «Расходный ордер на товары» при отгрузке. Эти складские ордера оформляются по складу с указанием конкретного помещения, если используется структура помещений.

Ордерная схема применяется, когда склад детализирован по помещениям. При этом накладные формируются на уровне склада, а складские ордера оформляются с привязкой к конкретному помещению, в котором происходит приемка или отгрузка.

Дополнительно в системе реализован механизм использования статусов для приходных и расходных ордеров, позволяющий детализировать каждую стадию обработки товара. Для активации этого механизма в карточке склада устанавливаются соответствующие флажки «Статусы приходных ордеров» и «Статусы расходных ордеров». Использование статусов обязательно при применении помещений, адресного хранения или учета по сериям. Система позволяет отразить все этапы работы кладовщика: от подбора товара до его проверки и подтверждения.

При отключенной ордерной схеме оформление операций производится только документами накладного типа, такими как «Приобретение товаров и услуг», «Реализация товаров и услуг» и «Перемещение товаров». При этом склад не может быть разбит на помещения, и детализация процесса приемки и отгрузки отсутствует. Ордерная схема является обязательной для реализации полноценной адресной структуры склада и автоматизации пошаговой обработки грузов.

Операции складского учета

Приемка товаров на склад при ордерной схеме документооборота

Фактическое поступление товаров на склад регистрируется документом «Приходный ордер на товары». На основании распоряжений, к которым относятся заказы, накладные или договоры с поставщиками, создается соответствующий приходный ордер.

В разделе «НСИ и администрирование — Настройка разделов — Склад и доставка — Склад» в параметре «Оформление поступления доступно» задаётся общий порядок приемки: по заказу или по накладной. При необходимости настройку можно детализировать на уровне конкретного поставщика в его карточке.

В карточке договора с поставщиком на вкладке «Расчеты и оформление» устанавливаются переключатели «Оформление поступления доступно» и «Приемка товаров», определяющие способ оформления приходного ордера. При включенной настройке «После оформления заказа» или «После оформления накладной» приемка регистрируется по каждой накладной или заказу с вариантом распоряжения «Разделена по документам». В этом случае кладовщик оформляет приходный ордер по конкретному документу-основанию. Либо приемка может быть сгруппирована по договору (вариант «Сгруппирована по договорам»), когда приходный ордер формируется по всем товарам из заказов или накладных по этому договору, по которым еще не были оформлены приходные ордера.

Приемка товаров может оформляться также по заказу поставщику до момента оформления финансовых документов (вариант «После оформления заказа») с разделением по документам или по договору с группировкой по заказам, если оформлены подтвержденные заказы.

Для оформления фактической приемки товаров предусмотрено рабочее место «Склад и доставка — Ордерный склад — Приемка». В верхней части формы отображается список распоряжений на приемку товаров с текущим состоянием процесса, таким как:

• «Ожидается приемка»;
• «Ожидается оформление накладных»;
• «В процессе приемки»;
• «Перепоставка».

Для анализа состояния приемки используется отчет «Выполнение приемки товаров», доступный по гиперссылке в колонке состояния, а также общий отчет по всем распоряжениям в разделе «Склад и доставка — Отчеты по складу — Выполнение приемки товаров». Отбор по состоянию приемки задается в верхней части рабочего места.

В нижней части формы расположен список документов «Приходный ордер на товары», с которыми кладовщик регистрирует фактическое поступление. Статусы приходных ордеров включают: «К поступлению», «В работе», «Требуется обработка», и «Принят».

При создании приходного ордера автоматически заполняется основание (распоряжение), отправитель и склад. Если основанием является заказ или накладная, на вкладке «Товары» формируется состав товаров согласно распоряжению, при этом количество не заполняется автоматически, но возможно заполнить с помощью команд. Количество вводит кладовщик по факту приемки, пересчитывая каждое тарное место. Пересчет количества упаковок возможен через ввод веса или объема, при условии корректного заполнения этих характеристик в номенклатуре.

Дополнительно при приемке товаров в приходном ордере доступна панель дополнительной информации, на которой отображаются изображения товара, размерные характеристики, упаковки, штрихкоды и складская группа. Если изображение отсутствует, его можно добавить через кнопку «Редактировать» в карточке номенклатуры. На панели доступны инструменты создания и выбора новых упаковок, регистрации штрихкодов, а также печати этикеток. Панель можно скрыть или показать по необходимости.

После ввода всех данных и сканирования товарных мест запускается проверка количества кнопкой «Проверить» над табличной частью ордера. При приемке маркируемой продукции проверка количества маркируемой и немаркированной продукции выполняется отдельно. В процессе проверки возможно изменение качества товара кнопкой «Изменить качество». В случае расхождений с ранее введенными данными принимается решение о добавлении различий в документ через кнопку «Добавить все в документ».

Оформление отгрузки товаров со склада с использованием ордерной схемы

Оформление фактической отгрузки товаров со склада выполняется в рабочем месте «Склад и доставка — Ордерный склад — Отгрузка». В системе доступны три режима:

• автоматический, когда ордера создаются и обновляются автоматически при проведении документов отгрузки;

• режим кладовщика, при котором формирование и переработка ордеров выполняется вручную в рабочем месте «Отгрузка товаров со склада»;

• режим менеджера, при котором менеджер создает ордера из заказов или накладных с помощью кнопки «Создать на основании — Расходный ордер на товары».

Рабочее место «Отгрузка» отображает список распоряжений на отгрузку товаров со склада, а также состояние процесса отгрузки. Статусы отгрузки включают: «Ожидается отбор», «В процессе отбора», «Ожидается отгрузка» и «Ожидается оформление накладных».

Для анализа состояния отбора и отгрузки товаров используется отчет «Выполнение отбора товаров», вызываемый по ссылке статуса, и отчет «Склад и доставка — Отчеты по складу — Выполнение сборки и отгрузки товаров».

Расходный ордер на товары создается по распоряжениям в виде заказов или накладных без заказа. Порядок оформления документов регулируется в разделе «НСИ и администрирование — Настройка НСИ и разделов — Склад и доставка — Склад» в поле «Порядок оформления накладных и расходных ордеров», где выбирается схема работы:

• сначала заказы, затем ордера и накладные;
• сначала заказы и накладные, затем ордера.

Создание расходных ордеров на товары происходит в рабочем месте «Отгрузка» путем выбора распоряжений и нажатия кнопки «Создать ордер». Ордеры формируются на дату, указанную в поле «Дата отгрузки». Расходный ордер содержит две табличные части: «Товары по распоряжениям» с информацией о заказанных к отгрузке товарах и «Отгружаемые товары» с данными об упаковках и фактически выбранных для отгрузки позициях. Таблицы синхронизируются с помощью кнопок «Заполнить – По распоряжениям» и «Перезаполнить отгружаемыми товарами».

Для каждой номенклатурной позиции в ордере на закладке «Отгружаемые товары» в поле «Действие» устанавливается статус: «Отобрать» для подготовки к сборке, «Отгрузить» для готовности к отгрузке, или «Не отгружать» для оставления товара в зоне отгрузки. В процессе проведения расходного ордера система контролирует соответствие количества товаров в табличных частях.

Статусы расходного ордера последовательно отражают этапы процесса:

• «Подготовлено» — ордер сформирован;
• «К отбору» — регистрация отбора товаров на складе; 
• «К проверке» — проверка и упаковка;
• «К отгрузке» — готовность к отгрузке; 
• «Отгружен» — подтверждение фактической отгрузки.

При необходимости ордер разбивается на несколько ордеров кнопкой «Перенести в другой ордер» на закладке «Отгружаемые товары». Для товаров, подлежащих обязательной маркировке, вводятся коды маркировки в отдельной форме подбора и проверки маркируемой продукции.

Инвентаризация товаров

Инвентаризация товаров на складе проводится с использованием документа «Пересчет товаров», который регистрируется в разделе «Склад и доставка — Излишки, недостачи, порчи — Пересчет товаров». 

Пересчет осуществляется на уровне склада, помещения или по ячейкам, в зависимости от типа хранения, установленного в системе. При формировании документа выполняется отбор номенклатуры по складу, помещению, характеристике, складской группе и другим параметрам. Если используется адресное хранение товаров в ячейках, в документе отражается ячейка для каждого товара.

Документ «Пересчет товаров» решает задачи регистрации фактического и учетного количества товаров, а также фиксации отклонений между ними. Пересчет проводится с использованием статусов документа или без них, что определяется флажком «Статусы пересчетов товаров», расположенным в карточке склада на вкладке «Ордерная схема и структура».

Статусы обеспечивают контроль процесса пересчета: в статусе «Подготовлено» выполняется подбор товаров к пересчету. В статусе «В работе» фиксируется фактический процесс пересчета на складе, для которого формируется печатная форма задания на пересчет по кнопке «Бланк задания на пересчет товаров». В статусе «Внесение результатов» отражается фактическое количество товаров, и при отсутствии расхождений учетное количество копируется в фактическое с помощью команды «Заполнить факт по учету». В статусе «Выполнено» завершается процесс пересчета.

Использование статусов обязательно при работе с ордерной схемой документооборота для излишков, недостач и порчи товаров. В этом режиме контролируется последовательность действий и оформление складских актов по выявленным расхождениям. Если ордерная схема не используется, пересчет ведется без статусов, что снижает детализацию контроля последовательности действий и допускает свободные операции с номенклатурой на любом этапе пересчета.

При оформлении результатов пересчета по выявленным излишкам, недостачам и порче создаются складские акты. В случае использования ордерной схемы на форме списка документов «Пересчет товаров» отображается сообщение о наличии неоформленных складских актов с гиперссылкой «Оформить», ведущей к помощнику оформления складских актов. При проведении документа «Пересчет товаров» в статусе «Выполнено» фактические остатки товаров на складе обновляются, а система контролирует оформление складских актов по всем расхождениям.

Если ордерная схема не применяется, информация о расхождениях и переход к оформлению складских актов доступна непосредственно из формы документа «Пересчет товаров», а на форме списка сообщений о неоформленных актах не отображается.

Для адресных складов предусмотрено групповое создание заданий на пересчет по кнопке «Сформировать задание на пересчет» из списка документов «Пересчет товаров». Автоматическое создание заданий на пересчет настраивается в расписании регламентных заданий через форму «Настройка адресных складов» на вкладке «Настройки создания заданий на пересчет товаров». Доступ к этой форме осуществляется по гиперссылке «Настройка адресных складов» в карточке склада или помещения, в рамках которого выполняется инвентаризация.

Документ «Пересчет товаров» служит источником для формирования отчета «Неоформленные недостачи и излишки товаров», доступ к которому осуществляется по кнопке «Отчеты — Оформление» на панели навигации документа. В отчете выводится информация о выявленных недостачах и излишках, что позволяет контролировать корректность регистрации результатов пересчета после проведения инвентаризации.

Применение функционала 1С:Управление торговлей для складского учета упрощает управление запасами, снижает риски ошибок и обеспечивает своевременное принятие решений, повышая общую эффективность работы предприятия.