Как списать материалы и товары на расходы в 1С:ERP

В процессе ведения складского учета часто возникает необходимость списания товарно-материальных ценностей (ТМЦ) на различные направления деятельности компании. В 1С:ERP для этих целей предусмотрено несколько вариантов оформления операций, каждый из которых применяется в зависимости от конкретной ситуации.

Подготовка системы к учету списаний по направлениям деятельности

Прежде чем приступать к списанию ТМЦ, необходимо выполнить ряд подготовительных действий в системе. Эти настройки являются фундаментом для корректного учета и включают несколько основных этапов.
Первым и самым важным шагом является активация функциональности учета по направлениям деятельности. Для этого необходимо зайти в раздел «НСИ и администрирование — Настройки НСИ и разделов — Финансовый результат и контроллинг». В открывшемся окне следует найти параметр «Финансовый результат по направлениям деятельности» и установить соответствующую галочку.

Важно понимать, что без этой настройки система не будет предоставлять возможность выбора направления деятельности при оформлении документов списания, что сделает невозможным последующую аналитику расходов по проектам или подразделениям.

Настройка направлений деятельности

После активации функциональности необходимо перейти к созданию структуры направлений деятельности. В том же разделе находится справочник «Направления деятельности», где формируется иерархическая структура, соответствующую реальным бизнес-процессам компании.

При создании направлений важно учитывать не только текущие потребности, но и возможное расширение деятельности в будущем, чтобы избежать необходимости перестройки структуры.

Для каждого направления деятельности указываются объекты аналитического учета. Учет расчетов с клиентами может устанавливаться, когда в компании несколько видов бизнеса для удобства разделения потоков расчетов: с одними клиентами осуществляются продажи по оптовым договорам, с другими — по розничным. При этом документы, оформляемые в системе остаются одинаковыми, разница будет лишь в выбранном направлении деятельности (например, указывается в договоре). Точно так же работает учет расчетов с поставщиками.

Учет денежных средств позволяет разделять денежные потоки под выбранное направления деятельности и указывать назначение платежа. Если компания закупает материалы или товары, которые используются в разных направлениях деятельности, необходимо активировать функционал «Учет запасов и расходов». В случае, когда учет запасов по направлениям деятельности ведется, необходимо активировать «Учет внеоборотных активов».

Особое внимание следует уделить направлениям, связанным с государственными контрактами. Для них рекомендуется дополнительно включить опцию «Казначейское сопровождение», которая обеспечивает специальные механизмы учета через настройки конкретного направления в разделе «Финансовый результат и контроллинг — Настройки и справочники — Настройки направлений деятельности». Здесь же задаются дополнительные параметры, такие как коды видов расходов, требуемые для бюджетного учета.
Для удобства распределения товаров по направлениям деятельности, необходимо активировать функционал в разделе «НСИ и администрирование — Продажи — По направлению деятельности».

Теперь при создании заказа клиента и установки значения «Обособленно» в разрезе заказа,  товар формируется для выбранного направления деятельности.

Такие же настройки выполняются для раздела «Склад и доставка» и «Производство — Обособленное обеспечение».

Настройка статей расходов

Следующий важный этап — настройка статей затрат. В разделе «Финансовый результат и контроллинг — Статьи расходов». Здесь формируется детализированная структура, которая будет использоваться при списании ТМЦ.

В справочнике «Статьи расходов» определяется объект возникновения расходов:

• При приобретении
• При продаже
• При производстве
• При формировании внеоборотных активов
• Иные процессы, включая общепроизводственные и общехозяйственные

В зависимости от выбранной статьи и типа учета расходы могут относиться: на себестоимость, финансовый результат, расходы будущих периодов). При распределении расходов на финансовый результат, их можно заранее разнести между направлениями, задав:

• Доли для каждого направления вручную;
• Автоматическое распределение по выручке;
• Распределение по количеству проданных товаров или другим критериям.

Для каждой статьи расходов необходимо правильно указать счет учета, так как это влияет на формирование проводок и финансовые результаты компании.

В 1С:ERP предусмотрен развитый механизм для детального и гибкого распределения расходов по направлениям деятельности как в управленческом, так и в бухгалтерском учете. Система позволяет настраивать разные схемы распределения для управленческого учета и бухгалтерского учета  для правильного оформления затрат в финансовом результате компании.

Например,  одна и та же статья расходов может быть распределена  по коэффициентам между несколькими направлениями деятельности (2/3 на «Оптовые продажи», 1/3 на «Мелкооптовые продажи») в управленческом учете. И учтена полностью по одному направлению, например, на «Оптовые продажи» в бухгалтерском учете.

Для компаний с несколькими юридическими лицами предусмотрена возможность устанавливать разные схемы распределения для каждого юридического лица, и задавать отдельные правила распределения для разных подразделений внутри одного юридического лица.

Дополнительно рекомендуется проверить настройки методов оценки МПЗ (ФИФО, средняя себестоимость и т.д.), так как выбранный метод будет применяться при расчете стоимости списании материалов.

После выполнения всех этих настроек система будет готова к корректному учету списания ТМЦ по направлениям деятельности. Важно понимать, что все эти параметры взаимосвязаны, и изменение одного из них может потребовать пересмотра других. Поэтому перед внесением изменений в настройки рекомендуется создать резервную копию базы данных.

Детальная настройка правил распределения расходов

После выполнения подготовки системы к учету необходимо перейти к детальной настройке правил распределения расходов между направлениями деятельности. Настройка правил распределения осуществляется в разделе «Финансовый результат и контроллинг — Правила распределения». Здесь создается новое правило с понятным и информативным названием, которое сразу дает представление о его назначении, например: «Распределение производственных затрат линии А» или «Распределение общехозяйственных расходов по проектам».

В карточке правила на вкладке «Статьи затрат», указывается, какие именно расходы подлежат распределению по данному правилу. Здесь настраивается как конкретные статьи, так и целые группы, что особенно удобно при большом количестве однотипных статей. Важно учитывать, что несколько статей затрат могут участвовать в нескольких правилах распределения, если это соответствует учетной политике компании.

На вкладке «Направления деятельности» задаются конкретные направления, между которыми будут распределяться затраты. Для этого можно выбрать как отдельные направления, так и определенные группы. Например, настроить правило, по которому затраты на содержание склада будут распределяться между всеми производственными направлениями, но не будут относиться на административную деятельность.

Важным моментом является выбор базы распределения, который определяет алгоритм расчета долей затрат, относимых на каждое направление. В 1С:ERP доступны следующие основные варианты:

• Выручка от продаж — распределение пропорционально доходам, полученным по каждому направлению.
• Себестоимость продаж — распределение пропорционально прямым затратам направлений.
• Валовая прибыль — учет как доходов, так и прямых затрат.
• Прямые производственные затраты — распределение пропорционально расходам на основное производство.

Выбор базы распределения должен основываться на особенностях бизнес-процессов компании и требованиях управленческого учета.

Списание ТМЦ по направлениям деятельности

В 1С:ERP существует несколько механизмов списания, каждый из которых применяется в зависимости от конкретной хозяйственной ситуации.

Списание по результатам инвентаризации

Когда в процессе инвентаризации выявляются расхождения между учетными и фактическими остатками, оформляется документ «Складские акты — Списание недостач товаров».

При создании документа выбирается тип операции: «Недостача», указывается статья, на которую будут списаны ТМЦ в соответствии с настройками системы, склад, где проводилась инвентаризация, и табличная часть с конкретной номенклатурой, по которой выявлены расхождения. 

Если установлен виновник недостачи (например, материально-ответственное лицо), система рассчитает сумму ущерба и формирует соответствующие проводки в зависимости от настроек статьи, которая указана в  «Списание недостач». В этом случае сумма будет отражена как задолженность сотрудника (счет 73.02) и впоследствии может быть удержана из заработной платы. Если виновник не установлен, недостача списывается на финансовый результат компании (счет 91.02).

Особое внимание следует уделить списанию испорченных ценностей. В соответствии с ФСБУ 28/2023, которое вступило в силу с 1 апреля 2024 года, для таких операций требуется:

• Обязательная фотофиксация испорченных ТМЦ
• Заполнение реквизита «Код вида потерь» (в соответствии с приказом Минфина №125н)
• Указание причины порчи (естественная убыль, брак, чрезвычайные обстоятельства и т.д.)

После проведения документа система автоматически отразит в учете соответствующие последствия в соответствии со статьей распределения.

Списание на внутренние нужды

Для оформления расходов на хозяйственные нужды, ремонтные работы или обеспечение сотрудников материалами используется документ «Внутреннее потребление» в разделе «Склад и доставка — Внутреннее товародвижение».

При заполнении документа в шапке указывается склад-источник, откуда списываются ценности, и подразделение-получатель. В табличной части перечисляются конкретные номенклатурные позиции с указанием количества. Для каждой позиции необходимо выбрать статью затрат (из заранее настроенного справочника), направление деятельности (если учет по направлениям активирован), при необходимости материально-ответственное лицо.

После проведения документа система автоматически спишет указанные ценности со склада и отнесет их на выбранные статьи затрат и направления деятельности. Для ценностей, передаваемых в эксплуатацию, дополнительно будут сформированы проводки по забалансовым счетам для последующего контроля их использования.

Организация учета списания ТМЦ на расходы в 1С:ERP — это многоэтапный процесс, который требует настройки системы и понимания взаимосвязей между модулями программы. Как показано в статье, успешное выполнение включает настройку системы, распределение расходов по направлениям и оформление документов списания в зависимости от операции.