Настройка справочника номенклатуры в 1С:ERP

Справочник номенклатура

В системе «1С:ERP Управление предприятием» доступ к справочнику «Номенклатура» осуществляется через раздел «НСИ и администрирование – НСИ – Номенклатура».

Каждая номенклатурная позиция содержит краткое (рабочее) и полное (для печати) наименование. Наименования могут формироваться автоматически по заданному шаблону. Справочник позволяет хранить большое количество позиций, при этом удобство работы обеспечивается классификацией. 

Основные элементы классификации включают: виды номенклатуры, единицы хранения, качество, ценовые группы, сегменты, сезонные группы, рейтинги продаж, товарные категории, группы аналитического и финансового учета, а также группы доступа. 

При создании новой номенклатурной позиции сначала выбирается вид, после чего система предлагает заполнить основные реквизиты. Для предотвращения дублирования используется контроль уникальности, который настраивается в параметрах системы. Уникальность проверяется по совокупности реквизитов, включая штрихкод, наименование и характеристики. Если система обнаруживает совпадение, пользователю предлагается выбрать существующую позицию, изменить реквизиты или продолжить создание новой записи (если это разрешено настройками доступа).

Характеристика номенклатуры

Для учета товаров, имеющих разные исполнения (например, цвет, размер), используются характеристики, что позволяют объединять варианты одного товара в единую запись справочника, а различия фиксировать на уровне характеристик. 

Характеристики имеют ограничения: учетные параметры, такие как артикул, вес, упаковка, изображение, заданы на уровне номенклатуры и не могут различаться для характеристик. 

Характеристики бывают общими (едиными для всех позиций вида номенклатуры) и индивидуальными (задаются для конкретных товаров). При создании новой номенклатурной позиции в зависимости от настроек можно либо выбрать из уже существующего списка характеристик, либо создать новые.

Виды номенклатуры

Виды номенклатуры служат классификатором, объединяющим товары и услуги с одинаковыми физическими и учетными характеристиками. 

Виды номенклатуры настраиваются в разделе «НСИ и администрирование – НСИ – Классификаторы номенклатуры – Виды номенклатуры». При необходимости можно включить режим использования множества видов номенклатуры.

Кроме того, вид номенклатуры определяет, как ведется учет серий. В зависимости от настроек, можно задать, будет ли серия обязательной при поступлении и отгрузке, каким образом она формируется (автоматически или вручную) и какие реквизиты серии необходимо учитывать. 

Тип номенклатуры

Система 1С:ERP поддерживает несколько типов номенклатуры:

• Товары — материальные объекты, которые закупаются, продаются, хранятся на складе и могут участвовать в производственных процессах.
• Тара — многооборотная упаковка, подлежащая возврату.
• Работы — услуги, закупаемые у сторонних поставщиков, или производимые самостоятельно, учитываемые по количеству и себестоимости.
• Услуги — нематериальные объекты, не имеющие себестоимости, списываемые на затраты при закупке.
• Наборы — комплекты, формируемые в момент отгрузки без хранения на складе.

В зависимости от особенностей учета товары могут быть классифицированы как алкогольная продукция, изделия с драгоценными металлами, маркируемые товары или подконтрольная ветеринарная продукция.

Для агентских услуг можно настроить, кто отвечает за их выполнение: продавец, агентская организация или сторонний партнер. Также для разных типов товаров и услуг можно задать особые правила оформления документов (например, использование акта на передачу прав или акта выполненных работ).

Дополнительные реквизиты номенклатуры

Дополнительные реквизиты в системе 1С:ERP Управление предприятием позволяют расширить описание номенклатуры, добавляя произвольные характеристики, параметры классификации и сведения, необходимые для различных подразделений предприятия. Они могут применяться к позициям номенклатуры, их характеристикам и сериям, а их использование определяется настройками в разделе «НСИ и администрирование – Администрирование – Общие настройки – Свойства».

Если включены характеристики и серии, в разделе дополнительных реквизитов отображаются три списка: для самих позиций номенклатуры, их характеристик и серий. Если же характеристики и серии не используются, эти списки отсутствуют.

Дополнительные реквизиты можно настраивать в карточке вида номенклатуры. Для них можно задать видимость, доступность, обязательность заполнения и контроль уникальности. Они могут принимать значения различных типов, включая текст, числа, даты, ссылки на объекты базы или значения из предопределенного списка.

Настройка серий товаров

Использование серий определяется политикой учета, которая настраивается для каждого вида номенклатуры. Политика учета может задаваться индивидуально для разных складов и операций. Например, серия может быть обязательной при поступлении товара, но не использоваться при отгрузке. В некоторых случаях возможен автоматический выбор серий при списании товаров, например, по сроку годности. Если серия указывается при отгрузке, можно определить ответственного за выбор серийного товара на разных этапах работы.

Создание номенклатурного справочника в 1С:ERP

Прежде чем начинать заполнение справочника, необходимо определить основные принципы его классификации. В 1С:ERP реализован многоуровневый подход, позволяющий структурировать номенклатуру с учетом специфики бизнеса.

Ключевые элементы классификации:

• Виды номенклатуры – основная группировка товаров и услуг, задающая параметры учета.
• Ценовые группы – используются для формирования ценовой политики.
• Сегменты номенклатуры – применяются в CRM, скидках и индивидуальных соглашениях с клиентами.
• Складская группа – определяют, как товар хранится и учитывается на складах в ячейках.
• Группы финансового учета – задают правила отражения операций в бухгалтерии.
• Группы аналитического учета – помогают учитывать производственные затраты и формировать отчетность.
• Группы доступа – позволяют ограничить права на редактирование и просмотр позиций.
• Группы номенклатуры – используются для удобной группировки позиций номенклатуры, обеспечивая структурированное представление справочника,

В отличие от традиционной древовидной структуры, в 1С:ERP предлагается гибкая система классификаторов. Это делает поиск и аналитику удобнее, так как пользователи могут фильтровать данные по нужным параметрам.

Настройка видов номенклатуры

В разделе «Виды номенклатуры» заполняются параметры: название вида номенклатуры, тип (товар, услуга, работа, тара, набор), дополнительные реквизиты, которые будут использоваться для данного вида, шаблон генерации наименования (например, «Производитель + Модель + Характеристика»), контроль уникальности (по артикулу, штрихкоду, названию). 

Теперь при добавлении новых товаров можно выбрать заранее настроенный вид, что ускорит ввод данных и обеспечит единообразие в справочнике.

Настройка номенклатуры

После того как виды номенклатуры настроены, можно приступать к заполнению самого справочника. Здесь важно учитывать не только название товара, но и его учетные параметры.

В разделе «Номенклатура» заполняется наименование, вид номенклатуры (выбирается из ранее настроенных), тип, единица измерения, штрихкод и группа финансового учета (необходима для корректного бухгалтерского учета).

Для импортных товаров важно указывать дополнительную информацию, такую как страна происхождения, код ТН ВЭД, таможенные ставки и дополнительные сборы. Эти данные необходимы для корректного учета внешнеэкономической деятельности, формирования таможенных деклараций и расчета себестоимости с учетом импортных пошлин. Также рекомендуется учитывать возможные различия в упаковках и маркировке, используемых на зарубежных и российских рынках.

Если одна та же номенклатурная позиция имеет разные характеристики, вместо создания отдельных позиций под каждую комбинацию, можно воспользоваться встроенным механизмом характеристик на вкладке Характеристики в карточке товара.

Некоторые компании вносят позиции номенклатуры в соответствии с наименованиями поставщиков, что приводит к дублированию товаров. В 1С:ERP рекомендуется использовать единый элемент справочника для товаров с одинаковыми характеристиками, а для их сопоставления применять справочник «Номенклатура поставщика».

Фильтрация позиций номенклатуры

Для удобного поиска позиций в большом справочнике можно настроить фильтр по свойствам. При выборе номенклатуры можно задать фильтр в справочнике, благодаря чему в списке останутся только те позиции, которые соответствуют указанным условиям. Перечень реквизитов, доступных для фильтрации, определяется настройками конкретного вида номенклатуры.

Функционал единиц измерения и упаковки в 1С:ERP

В 1С:ERP предусмотрена гибкая система учета единиц измерения и упаковки, позволяющая учитывать товары в разных единицах, организовывать упаковку продукции и управлять складскими остатками. 

Для каждой номенклатурной позиции указывается единица хранения, в которой ведется учет складских остатков. Дополнительно может быть задана единица для отчетов, совпадающая с единицей хранения или рассчитываемая через коэффициент пересчета. 

Помимо этого, в системе предусмотрена возможность указания метрических характеристик, таких как вес, длина, площадь и объем. Эти параметры особенно важны при работе с товарами, имеющими фиксированные размеры и массу, поскольку позволяют автоматически пересчитывать количество товара при изменении единиц измерения.

Дополнительно в 1С:ERP можно задать различные упаковки для товаров. Упаковка определяется коэффициентом пересчета из единицы хранения или других упаковок, что позволяет выстраивать иерархию упаковок.

Использование упаковок особенно важно для складского учета, поскольку на адресном складе товар учитывается именно в упаковках. Кроме того, использование упаковок дает возможность учитывать вес брутто и автоматически подбирать многооборотную тару при отгрузке, если товар поставляется в специализированной таре.

Однако не всегда возможно задать фиксированный коэффициент пересчета между единицей хранения и упаковкой. Это касается, например, рулонов, бобин или отрезов, где количество товара в упаковке может варьироваться. В таких случаях учет ведется по сериям, что позволяет учитывать индивидуальные характеристики каждой партии.

Существует два сценария работы с упаковками. В одном случае упаковка может использоваться отдельно или входить в состав разных товаров. Каждая упаковка является отдельной позицией в номенклатурном справочнике, имеет свою цену и указывается в документах покупателя как отдельная позиция. На складе такие упаковки учитываются независимо, и их количество может не совпадать в разные моменты времени. 

Во втором случае упаковка не может использоваться отдельно, а является неотъемлемой частью товара. Тогда все упаковки, составляющие один товар, рассматриваются как единая номенклатурная позиция. На складе готовой продукции такие товары учитываются не по отдельным комплектующим, а по упаковкам товарных мест. Их количество строго соответствует количеству товарных единиц, и они указываются в складских документах.

В 1С:ERP предусмотрен механизм работы с наборами упаковок, который позволяет стандартизировать учет товаров с разными вариантами фасовки. Система поддерживает два типа наборов упаковок. 

Индивидуальный набор создается отдельно для каждой номенклатурной позиции и используется, когда конкретный товар имеет уникальные упаковочные параметры. Такой набор настраивается в карточке номенклатуры.

Общий набор упаковок применяется сразу к нескольким позициям номенклатуры, если у них схожие характеристики упаковки. Например, можно настроить единый набор упаковок для всех напитков в бутылках или строительных материалов в мешках. Управление общими наборами доступно через отдельный справочник.

Настройки упаковок выполняются в разделе «НСИ и администрирование – НСИ –  Классификаторы номенклатуры  –  Наборы упаковок». 

Для создания нового набора необходимо открыть справочник, создать новую запись и задать ей наименование. Далее указывается список упаковок, входящих в набор. Для каждой упаковки выбирается единица измерения, определяется количество единиц хранения в упаковке, например, одна коробка может содержать 12 штук товара. Если упаковка включает дробное количество единиц хранения, как это бывает с метрическими единицами (метры, килограммы, литры), необходимо указать коэффициент пересчета. После завершения настройки набор упаковок прикрепляется к соответствующим номенклатурным позициям.

При поступлении товаров система автоматически предложит выбрать упаковку из заданного набора, а при отгрузке можно указать, в какой упаковке отправляется товар. По умолчанию будет использоваться упаковка, соответствующая настройкам набора. Такой подход позволяет значительно упростить складской учет и минимизировать ошибки при работе с разными фасовками продукции.

Учет серий

Серийный учет в 1С:ERP является дополнительной складской аналитикой, которая позволяет отслеживать движение номенклатуры по серийным номерам или номерам партий. Серия может быть присвоена как отдельному экземпляру товара, так и целой партии материалов или продукции. 

Товары с одинаковыми характеристиками объединяются в группы, которые маркируются соответствующим образом. Если поставщик указывает серию на упаковке, система фиксирует эти данные при поступлении. В случае отсутствия маркировки, можно автоматически сгенерировать номер серии и распечатать этикетку с соответствующей информацией и штрихкодом.

Использование серий определяется политикой учета, которая настраивается для каждого вида номенклатуры. Политика учета может задаваться индивидуально для разных складов и операций. Например, серия может быть обязательной при поступлении товара, но не использоваться при отгрузке. В некоторых случаях возможен автоматический выбор серий при списании товаров, например, по сроку годности. Если серия указывается при отгрузке, можно определить ответственного за выбор серийного товара на разных этапах работы.

Основные возможности учета серий

Гибкая система учета серий позволяет решать широкий круг задач:

• Отслеживание движения отдельных экземпляров товаров и материалов по серийным номерам.
• Управление рекламациями и гарантийным обслуживанием, что важно для техники и оборудования.
• Контроль оборота маркированных товаров, таких как меховые изделия или алкогольная продукция.
• Учет движения партий товаров и материалов с возможностью детального анализа.
• Контроль складских остатков с детализацией по местам хранения (например, бобины, рулоны, отрезы).
• Учет партий по срокам годности, что критично для пищевой продукции и медикаментов.
• Расчет себестоимости товаров в разрезе партий.

Один из ключевых сценариев работы с сериями – это учет остатков по сроку годности. Для предприятий, работающих с продуктами питания, лекарствами или косметикой, важно учитывать, какие товары необходимо отгружать в первую очередь. В 1С:ERP поддерживается стратегия FEFO («первый истекает – первый выходит»), минимизирующая списание просроченных товаров.

Принципы эффективного ведения номенклатуры в 1С:ERP

Эффективное ведение справочника номенклатуры в 1С:ERP обеспечивает точность учета, ускорении обработки данных и повышении эффективности управления запасами. 

Важно централизовать управление номенклатурой, ограничив круг сотрудников, имеющих право на создание и редактирование позиций, чтобы избежать дублирования и несогласованности данных. 

Существенно упростить ведение справочника позволяет сервис «1С:Номенклатура», предоставляющий единый каталог описаний товаров и автоматизирующий передачу сведений в Национальный каталог «Честный знак». 

Также рекомендуется предварительно настроить справочник «Виды номенклатуры», что обеспечивает структурирование товаров и услуг и облегчает учет. Каждой номенклатурной позиции следует назначить основную единицу хранения, а при необходимости – дополнительные единицы измерения и упаковки с четко установленными коэффициентами пересчета.

Регулярная ревизия справочника помогает поддерживать актуальность данных, выявлять и объединять дубликаты, что способствует упрощению работы в системе. 

Обучение персонала правилам ведения номенклатуры играет важную роль в обеспечении корректности и единообразия данных. Сотрудники должны знать стандарты именования, правила заполнения характеристик и принципы использования классификаторов. Это снижает вероятность ошибок, упрощает поиск и обработку информации, а также способствует эффективному взаимодействию между подразделениями. Регулярное обучение и контроль за соблюдением установленных стандартов помогают поддерживать порядок в справочнике и повышают качество работы с системой 1С:ERP.

Ведение номенклатуры в 1С:ERP – это не просто учетная задача, а инструмент, влияющий на точность данных, скорость операций и эффективность управления запасами. Правильно выстроенная организация справочника, регулярная актуализация информации и использование встроенных инструментов системы позволяют избежать дублирования, минимизировать ошибки и автоматизировать работу с товарами.