Учет движения денежных средств в 1С:ERP

Как составить справочник статей движения денежных средств

Справочник «Статьи движения денежных средств» используется для классификации операций, связанных с движением денежных средств. Он позволяет вести учет поступлений и списаний, а также контролировать потоки денежных средств в соответствии с хозяйственными операциями компании.

Справочник статей ДДС в 1С:ERP структурирован в соответствии с международной классификацией видов деятельности и включает три предопределенные группы.

• Операционная деятельность охватывает денежные потоки, связанные с основной деятельностью компании. К ней относятся поступления выручки от продаж товаров, работ и услуг, оплата поставщикам за приобретенные товары и услуги, арендные платежи, выплата заработной платы, а также расчеты с бюджетом, включая налоги, сборы и обязательные платежи.
• Инвестиционная деятельность связана с долгосрочными вложениями компании. В эту группу входят статьи, отражающие операции по покупке и продаже основных средств, приобретению нематериальных активов, инвестициям в дочерние компании и другие предприятия, а также продаже долгосрочных активов. 
• Финансовая деятельность включает статьи, отражающие привлечение и возврат финансовых ресурсов. К таким операциям относятся получение и погашение кредитов и займов, выплата процентов по кредитам, распределение дивидендов, выпуск и выкуп акций, а также другие операции, связанные с финансированием компании. 

При первом запуске системы в справочник автоматически загружается список предопределенных статей, но для полноценной работы он должен быть настроен в соответствии с особенностями учета организации.

Чтобы открыть справочник, необходимо перейти в раздел «Казначейство», затем выбрать «Планирование и контроль денежных средств» и далее «Статьи движения денежных средств». 

В открывшемся окне отобразится полный перечень статей, зарегистрированных в системе, с возможностью редактирования, удаления и добавления новых элементов.

Для добавления новой статьи ДДС необходимо нажать кнопку «Создать», после чего откроется форма для заполнения. В этой форме указывается наименование статьи, вид движения (Поступление или Выбытие), а также хозяйственная операция, с которой она будет связана. При этом хозяйственная операция ограничивает возможность выбора статей – это означает, что при оформлении платежных документов или других операций можно выбрать только те статьи, которые соответствуют данному виду хозяйственной операции. Например, если операция связана с возвратом займа, то нельзя выбрать статью, относящуюся к оплате товаров и услуг.

Правильная структура и детализация статей позволяют формировать точные отчеты и анализировать денежные потоки по различным направлениям деятельности предприятия.

Для выбора хозяйственной операции необходимо воспользоваться гиперссылкой «Указать хозяйственные операции», что позволит создать корректную классификацию. Дополнительно можно установить приоритет оплаты, если организация использует систему очередности платежей.

После заполнения всех необходимых данных статья ДДС сохраняется и становится доступной для использования в платежных документах.

При вводе платежных документов система автоматически подставляет статью движения денежных средств, основываясь на указанных параметрах. Если платеж оформляется в рамках договора или соглашения, система проверяет, есть ли в них заранее заданная статья, и если да — подставляет её. В случае отсутствия такого указания статья может быть выбрана вручную пользователем из списка доступных значений.

По умолчанию при выборе статьи ДДС отображаются только те, которые соответствуют указанной хозяйственной операции. Если необходимо выбрать любую статью без ограничений, можно переключить режим отбора, установив его в положение «Все статьи». 

Важной функцией при работе со статьями ДДС является использование приоритетов оплаты. Они помогают выстраивать очередность платежей в платежном календаре, упрощая контроль над финансовыми потоками. Для установки приоритета пользователю необходимо открыть нужную статью в справочнике и в соответствующем поле выбрать приоритет из списка значений, после чего сохранить изменения.

Настройка справочника статей движения денежных средств является ключевым этапом при организации финансового учета в системе. Корректное формирование и использование этого справочника позволяет автоматизировать учет денежных потоков, минимизировать ошибки при вводе платежных документов и повысить эффективность финансового управления в компании.

Формирование бюджета ДДС

Формирование бюджета движения денежных средств в 1С:ERP начинается с настройки модели бюджетирования. Для этого необходимо перейти в раздел «Бюджетирование и планирование — Модели бюджетирования» и указать наименование модели, определить измерения планирования и контроля, а также установить период действия. 

После создания модели бюджетирования необходимо задать структуру БДДС. Для этого в разделе «Бюджеты» следует выбрать «Формы бюджетов», и выбрать тип бюджета «Бюджет движения денежных средств». В форме настройки добавляются статьи бюджета, их принадлежность к поступлениям или выплатам и определяются аналитики, такие как организация, подразделение, контрагент, договор или направление деятельности. В этом же разделе вводятся плановые данные о движении денежных средств, для чего используется кнопка «Ввести экземпляр бюджета».

Для настройки контроля исполнения бюджета в разделе «Настройки бюджетирования» выбирается пункт «Правила получения фактических данных», где устанавливается соответствие между статьями бюджета и регистрами учета фактических платежей. Затем в разделе «Правила лимитирования» задаются ограничения на расходование денежных средств. Здесь выбирается сценарий бюджетирования, периодичность контроля (например, месяц, квартал, год) и тип лимита: разрешающий, ограничивающий или информационный.

После настройки БДДС система автоматически выполняет контроль заявок на расходование денежных средств. Чтобы подать заявку, необходимо перейти в раздел «Казначейство», выбрать «Заявки на расходование денежных средств». В заявке указываются организация, статья ДДС, контрагент, сумма платежа и объект расчетов (например, договор). При проведении заявки система проверяет соответствие бюджета и при превышении лимитов выдает сообщение с детализацией превышения.

Формирование реестра платежей

Для централизованного управления платежами, их согласования и контроля исполнения в 1С:ERP используется реестр платежей. 

Работа с реестром начинается в раздел «Казначейство — Реестр платежей». Там отображается список всех платежей, включая те, которые находятся в ожидании согласования, уже утверждены или отклонены. Для создания нового платежа открывается форма в которой указываются организация, контрагент, которому предназначен платеж, статья движения денежных средств, объект расчетов (например, договор или счет), а также дата и сумма платежа. 

Процесс согласования платежей осуществляется в соответствии с настроенными лимитами и бюджетом движения денежных средств (БДДС). При создании заявки система автоматически проверяет наличие доступных лимитов и соответствие плановым показателям бюджета. Если заявка не превышает лимиты, она включается в реестр платежей и становится доступной для дальнейшего исполнения. В случае необходимости согласования платежа процесс может быть настроен в разделе «Настройки казначейства», где указываются параметры проверки и уровни одобрения.

Исполненные платежи передаются в банк с использованием интеграции с системой клиент-банк, что позволяет формировать платежные поручения автоматически. В реестре платежей можно просматривать платежи с различными статусами: ожидающими согласования, утвержденными и уже исполненными. Для контроля исполнения используется система отчетов, которая позволяет анализировать платежи в разрезе организаций, статей ДДС, контрагентов и других аналитик.

Подготовка списка расчетных счетов

Функционал учета банковских счетов и касс в 1С:ERP предназначен для точного отражения ДДС в организации. Он позволяет вести учет всех безналичных операций через расчетные счета и отслеживать наличные денежные средства, хранящиеся в кассе предприятия.

Для ведения учета безналичных и наличных денежных средств необходимо правильно настроить справочник банковских счетов и касс в разделе «НСИ и администрирование — Банковские счета организаций». В открывшемся списке отобразятся все ранее зарегистрированные счета. Для создания нового счета вводятся основные данные:

• Организация – юридическое лицо, к которому относится счет.
• Банк – финансовую организацию, в которой открыт счет выбирается из справочника по классификатору (по БИК).
• Номер счета – расчетный счет, присвоенный банком.
• Валюта в которой ведется учет средств на этом счете.

Теперь расчетный счет доступен для использования в платежных документах, планировании

Для настройки касс предприятия настраивается раздел «Кассы», с заполнением основных полей. После настройки касса будет доступна для оформления кассовых операций и учета ДДС.

Отчеты движения денежных средств

Для эффективного управления денежными потоками в 1С:ERP предусмотрены различные отчеты, которые позволяют отслеживать движение и остатки денежных средств в разных формах: наличные, безналичные, денежные средства в пути, денежные документы и расчеты с подотчетными лицами. Эти отчеты помогают финансовым специалистам и руководителям анализировать финансовую устойчивость компании, планировать платежи, контролировать поступления и выплаты, а также выявлять возможные кассовые разрывы.

Ведомость по денежным средствам

Этот отчет дает возможность увидеть полную картину движения денежных средств на предприятии. Он позволяет определить, сколько денег находится в распоряжении компании, какие поступления и выплаты были совершены за определенный период, а также выявить движение денежных средств, которые находятся в пути – например, переводы между расчетными счетами или операции по эквайрингу, которые еще не зачислены на счет.

Для формирования отчета необходимо зайти в раздел «Казначейство — Отчеты по движению денежных средств — Ведомость по денежным средствам» и задать параметры отчета. Можно выбрать конкретную организацию, банковский счет или кассу, указать валюту учета и период анализа. Дополнительно можно включить детализацию данных, что позволит проследить, какие именно операции повлияли на движение денежных средств.

После формирования отчета пользователь увидит две таблицы. Одна из них отражает остатки денежных средств на начало и конец периода, а также поступления и выплаты. Вторая содержит данные о деньгах, которые находятся в пути. Это полезно для учета тех сумм, которые были отправлены, но еще не зачислены на баланс компании. При необходимости отчет можно сформировать в валюте управленческого или регламентированного учета, а также в валюте конкретного счета или кассы.

Отчет движения денежных средств

Для более детального анализа поступлений и списаний денежных средств используется Отчет ДДС. Он позволяет оценить, какие операции принесли деньги в компанию, а какие стали причиной их расходования. В нем предусмотрена возможность визуального анализа с помощью диаграмм, что помогает быстрее выявлять ключевые тренды в финансовых потоках.

Система предлагает три варианта отчета:

1. Движения денежных средств – позволяет увидеть поступления, списания и денежный поток за отчетный период, включая плановые и фактические показатели.
2. Движения денежных средств по направлениям деятельности – помогает анализировать денежные потоки в разрезе отдельных направлений бизнеса.
3. Корреспонденция движений денежных средств – формирует матричный анализ движения денежных средств, связывая организации, направления деятельности и другие аналитики.

Формирование отчета Движения денежных средств

Для формирования отчета, необходимо открыть раздел «Казначейство — Отчеты движения денежных средств — Движения денежных средств». Далее задаются параметры: период анализа, организация, счет или касса, направление деятельности и статья движения денежных средств.

После формирования отчет представляет собой комбинацию графического и табличного представления данных. Графическая часть отображает поступления, списания и общий денежный поток в динамике. Табличная часть содержит детализированные данные по каждой операции.

На диаграмме «Денежный поток» списания и поступления отображаются в виде гистограммы, а общий денежный поток – в виде линии. Это позволяет быстро оценить финансовые тенденции за выбранный период. Если в настройках включены плановые данные, они будут выделены курсивом, что позволит сравнить ожидаемые платежи с фактическими операциями.

Настраиваемая диаграмма «Денежный поток» позволяет отобразить списания, поступления и общий денежный поток в выбранном формате. Для этого в настройках диаграммы на вкладке «Оформление» необходимо убрать флаги в колонке «Элемент оформления». График может содержать как фактические, так и плановые данные, если их отображение включено в настройках отчета.

Плановые данные формируются на основе ожидаемых платежей, заявок на расходование денежных средств, заказов покупателей и поставщикам, договоров с контрагентами и накладных. Также учитываются графики поступлений и выплат, а также информация по договорам кредитов и депозитов. Остатки на счетах и в кассах на плановые периоды рассчитываются исходя из запланированных оборотов и текущих фактических остатков. Просроченные платежи фиксируются на дату, предшествующую отчетному дню, а плановые данные в отчете выделяются курсивом.

Табличная часть отчета структурирована по группам статей движения денежных средств, включая операционную, финансовую и инвестиционную деятельность. В настройках можно выбрать, какие разделы необходимо отобразить. В отчете содержится информация о сальдо денежных средств на начало и конец периода, а также данные о поступлениях и списаниях. Дополнительно отчет можно детализировать до уровня отдельных статей движения денежных средств.

В качестве аналитических показателей отчета могут использоваться различные параметры, такие как организация, банковский счет или касса, валюта, отправитель и получатель средств для денежных средств в пути, контрагенты, направление деятельности, подразделение, хозяйственная операция, договоры, объекты расчетов и оплаты.

Для сравнения денежных потоков предусмотрен дополнительный раздел, в котором можно анализировать данные по видам деятельности, статьям движения денежных средств и направлениям деятельности. При необходимости отчет можно детализировать до уровня первичных документов, что позволяет проводить более глубокий анализ финансовых потоков.

Формирование отчета Движения денежных средств по направлениям деятельности

Этот отчет позволяет провести углубленный анализ денежных потоков в разрезе направлений деятельности компании. Для его формирования необходимо в разделе «Казначейство» выбрать соответствующий отчет и задать параметры: период анализа, организацию и направление деятельности.

После формирования отчета в графическом представлении можно увидеть динамику движения денежных средств по каждому направлению. Табличная часть содержит развернутую информацию о поступлениях и списаниях с детализацией по статьям движения денежных средств и направлениям бизнеса.

График «Денежный поток нарастающим итогом» позволяет оценить срок окупаемости проекта. Если кривая пересекает ось абсцисс, это означает, что проект выходит в прибыль. Итоговое значение денежного потока в конечной точке временного интервала показывает финансовый результат по конкретному направлению деятельности.

Формирование отчета Корреспонденция движений денежных средств

Этот вариант отчета используется для детального анализа корреспонденции денежных потоков, то есть связи между различными аналитическими показателями. Чтобы сформировать отчет, необходимо выбрать его в разделе «Казначейство», а затем задать параметры отбора, такие как организация, бизнес-регион партнера или направление деятельности.

Отчет представляет данные в виде матрицы шахматной ведомости, в которой строки и столбцы формируются в зависимости от выбранных аналитических разрезов. Например, в строках могут быть организации, а в колонках – направления деятельности или бизнес-регионы партнеров. Такой формат позволяет быстро выявить ключевые взаимосвязи между денежными потоками и определить, какие направления или контрагенты оказывают наибольшее влияние на финансовое состояние компании.

Ведомость по денежным документам

Для учета денежных документов, таких как билеты, сертификаты, чеки и другие финансовые инструменты, которые могут использоваться в расчетах. Он помогает отслеживать их движение, контролировать закупки и передачу подотчетным лицам.

Для формирования отчета нужно перейти в раздел «Казначейство» и выбрать открыть «Ведомость по денежным документам». В параметрах указывается организация, подразделение, валюта учета и аналитические разрезы.

После формирования отчета пользователь получит информацию о том, какие денежные документы были приобретены, кому они переданы и в каком количестве они находятся в наличии. Это важно для компаний, которые работают с сертификатами, талонами и другими финансовыми инструментами.

Система отчетности по движению денежных средств в 1С:ERP позволяет не только анализировать остатки и движения денег, но и детализировать данные до уровня первичных документов, что делает процесс учета прозрачным и точным. Благодаря гибким настройкам можно формировать отчеты в разных разрезах, учитывать управленческие и регламентированные данные, а также сравнивать плановые и фактические показатели.