Учет и ввод в эксплуатацию основного средства в 1С:ERP

Приобретение объекта основных средств до принятия к учету

В системе 1С:ERP предусмотрено несколько вариантов оформления приобретения объектов основных средств на этапе до их официального учета.

Первый способ — регистрация через документ «Приобретение товаров и услуг» где в реквизитах номенклатуры можно задать соответствующий счет учета основных средств.  После того как основные средства и их составные части зарегистрированы и оприходованы на склад, предусмотрен этап списания затрат с помощью документа «Внутреннее потребление товаров» с операцией «Списание на расходы». 

Расходы отражаются по статье расхода «На внеоборотные активы». Однако возможен альтернативный вариант: если основное средство после приобретения сразу направляется к использованию, без хранения на складе, затраты можно списать непосредственно в момент поступления, для этого достаточно указать соответствующую статью расхода прямо в документе поступления. Важной особенностью является возможность настройки отдельных счетов учета по видам учета: управленческому, бухгалтерскому и налоговому. Такая дифференциация позволяет организациям вести учет в соответствии с требованиями разных стандартов и внутренних методик.

Альтернативный вариант — оформление приобретения через документ «Приобретение услуг и прочих активов», который позволяет оформить списание затрат сразу при регистрации приобретения, для этого необходимо указать нужную статью расхода.

Принятие к учету ОС

Для оформления принятия к учету объектов основных средств и объектов строительства используется документ «Принятие к учету ОС». Данный документ вводится через рабочее место «Основные средства – Документы по основным средствам». При создании документа открывается форма, в которой указываются все параметры, необходимые для постановки объекта на учет.

На первой вкладке «Основное» указываются общие учетные параметры: организация, в которой ОС принимается к учету, подразделение и материально ответственное лицо, адрес местонахождения объекта, а также параметры учета в управленческом, бухгалтерском и налоговом учете. 

Здесь же задается группа ОС, в зависимости от которой автоматически устанавливается признак «Недвижимое имущество», а также указывается амортизационная группа и способ поступления. В случае, если применяется целевое финансирование, параметры отражения уточняются в разделе, посвященном целевому финансированию внеоборотных активов. Передача расходов на другие организации или направления также настраивается на этой вкладке.

Если в организации ведутся разные виды деятельности с отличающимися режимами налогообложения, документ позволяет учесть часть входящего НДС в составе стоимости ОС. При этом в поле ОС используется в деятельности, выбирается соответствующий режим: облагаемой НДС, необлагаемой, или пропорционально по результатам распределения НДС за месяц или квартал. Пропорция рассчитывается при закрытии месяца с использованием документа Распределение НДС». Результаты расчета можно проанализировать через отчет «Анализ распределения НДС, доступный из рабочего места «Помощник по учету НДС».

В случае, если стоимость ОС с учетом НДС подлежит корректировке, используется регламентная операция «Формирование стоимости ОС и НМА», выполняемая при закрытии месяца. Суммы, сформированные на этапе «Распределения НДС», не включаются в стоимость ОС автоматически.

Также на вкладке «Основное» настраивается дата, с которой будут действовать параметры: с даты документа или с прошедшей даты. Второй вариант используется для исправления данных за прошедшие периоды, например, при выявлении ошибок. В этом случае для корректного пересчета амортизации используется документ Корректировка стоимости и амортизации ОС.

Если необходимо списать на расходы затраты на создание или приобретение объекта без постановки его на бухгалтерский учет, то в документе выбирается порядок учета «Не принимать к учету, включить в расходы». Это особенно удобно при отражении малоценных ОС, когда в бухгалтерском учете объект списывается сразу, а в налоговом и управленческом ставится на учет. Такой порядок не применяется, если используется целевое финансирование.

В части налогового учета в документе указывается порядок списания стоимости: начисление амортизации либо единовременное включение в расходы, если стоимость объекта не превышает 100 тыс. руб. При этом статью расходов необходимо указать обязательно. Вариант включения стоимости в расходы выбирается в поле «Порядок включения стоимости в расходы», доступном на вкладке «Параметры учета». Если в налоговом учете применяется УСН, то в поле «Порядок учета» задается соответствующий режим: включение в амортизируемое имущество, списание стоимости сразу или не включение в расходы. В случае несоответствия выбранного порядка учету объекта система предложит перейти по гиперссылке к корректному значению.

При использовании амортизации необходимо указать способ ее начисления. В бухгалтерском учете способ выбирается из списка, а в налоговом берется из учетной политики организации. По умолчанию амортизация начисляется на одного адресата, но если требуется распределение между несколькими подразделениями, это делается с помощью документа «Изменение параметров ОС». Разные статьи расходов могут быть заданы для бухгалтерского и налогового учета. Если налоговый порядок учета предполагает списание стоимости при принятии, необходимо обязательно указать статью расходов.

Когда необходимо разделить накопленную стоимость между несколькими ОС, используется документ «Отражение прочих доходов и расходов» с операцией «Реклассификация расходов». Здесь указывается исходная статья расходов, по которой шло накопление, и новая аналитика, к которой будет отнесена часть стоимости.

При создании документа указывается тип хозяйственной операции: «Принятие к учету ОС», «Принятие к учету ОС по инвентаризации» или «Принятие к учету по договору аренды». В случае выбора операции по инвентаризации доступно поле для указания документа-основания «Инвентаризация ОС». Если документ создается на основании инвентаризации, это поле заполняется автоматически.

Если документ оформляется на основании затрат, накопленных на счете 08, то при вводе на вкладке «Основные средства» настраиваются соответствующие объекты эксплуатации. В табличной части отображаются наименования и инвентарные номера, а также предварительная стоимость, которая заполняется по кнопке «Заполнить — Предварительную стоимость». Если по объекту не зафиксированы суммы в регистре «Прочие расходы», стоимость можно ввести вручную.

Предварительная стоимость участвует в расчете амортизации в месяце принятия объекта к учету (если это предусмотрено учетной политикой), а также в расчете налога на имущество.

При закрытии месяца документ «Расчет стоимости ОС и НМА» уточняет стоимость ОС, а амортизация корректируется в следующем месяце. Если вручную введенная стоимость превышает фактические затраты, при закрытии месяца будет зафиксирована ошибка, которую устраняется повторным заполнением предварительной стоимости и повторной обработкой этапа.

На вкладке «Параметры учета» задаются параметры начисления амортизации, порядок отражения амортизационной премии, а также счета учета. При выборе амортизационной премии система рассчитывает ее от предварительной стоимости и отражает документом «Принятие к учету ОС».

Если по объекту необходимо учитывать ликвидационную стоимость, она указывается на вкладке «Основное». Поле ликвидационной стоимости в регламентированном учете доступно всегда, а в управленческом только при различии валют учета.

Вкладка «Отражение расходов» используется для задания статей расходов и аналитик для амортизации, премии и имущественных налогов. Для упрощения используется справочник «Способы отражения расходов, расположенный в разделе Внеоборотные активы – Справочники». При выборе способа автоматически заполняются статья, подразделение и направление деятельности. Пользователь может изменить эти значения вручную.

При передаче расходов по ОС в другую организацию указывается получатель. Для целей учета применяется список «Группы финансового учета внеоборотных активов», где настраиваются счета учета стоимости и амортизации, включая счета целевого финансирования.

На вкладке Дополнительно отображаются параметры, не влияющие на учет, но имеющие справочное значение.

Амортизация ОС

Функциональность расчета и начисления амортизации в 1С:ERP Управление предприятием реализована в рамках регламентной процедуры «Начисление амортизации ОС», которая выполняется при закрытии месяца через рабочее место «Финансовый результат и контроллинг». В процессе формируются документы «Амортизация ОС», доступные как в журнале регламентных документов, так и в списке документов по основным средствам на соответствующей закладке.

Параметры начисления амортизации задаются на этапе принятия основного средства к учету. В документе «Принятие к учету ОС». В случае выбора способа списания стоимости объекта сразу при принятии к учету, амортизация рассчитывается на основании предварительной стоимости. Впоследствии, в ходе закрытия месяца, стоимость уточняется.

Если в процессе эксплуатации основного средства необходимо изменить параметры амортизации, например, сменить метод начисления, приостановить или возобновить амортизацию, изменить счета учета или направление деятельности используется документ «Изменение параметров ОС». В нем можно настроить отражение операций как в регламентированном, так и в управленческом учете. При этом допускается массовое изменение параметров по группе однородных объектов, например, при равномерной загрузке оборудования в проектах.

Система позволяет гибко управлять распределением начисленной амортизации между подразделениями, статьями расходов и направлениями деятельности. Настраиваемый коэффициент распределения определяет долю отнесения амортизации по заданным аналитикам. Также реализована проверка параметров объекта при проведении документа, в том числе контроль применимости метода начисления амортизации в зависимости от установленных норм и характеристик.

Особенности налогового учета, такие как возможность изменения метода начисления амортизации, отражены в настройках учетной политики организации. Также предусмотрена поддержка филиальной структуры: начисленная амортизация по ОС, находящимся на балансе головной организации, может быть перенесена на расходы обособленных подразделений.

С учетом требований ФСБУ 6/2020, начиная с отчетности за 2022 год, система поддерживает два варианта начала начисления амортизации: с даты принятия к учету и с первого числа следующего месяца. Для этого в учетной политике бухгалтерского учета необходимо активировать соответствующую настройку.

Дополнительно реализован учет ликвидационной стоимости — значения, которое организация планирует получить по окончании срока службы объекта. Это значение используется при расчете амортизации и указывается в ряде документов, включая принятие к учету, ввод остатков и изменение параметров ОС. В последнем месяце эксплуатации остаточная стоимость ОС включается в амортизацию, если она составляет не более пяти рублей.

Для анализа начисленной амортизации в системе предусмотрен отчет «Справка-расчет амортизации ОС».

Выбытие ОС

Списание

В 1С:ERP Управление предприятием списание (ликвидация) основных средств оформляется с помощью документа «Списание ОС». При создании документа система предлагает выбрать вид хозяйственной операции: «Списание ОС» или «Списание ОС по инвентаризации». В случае выбора второго варианта доступен выбор ранее оформленного документа «Инвентаризация ОС», на основании которого заполняются сведения о списываемом объекте.

На закладке «Основное» указываются организация, подразделение, в котором находится объект, причина списания, а также статья и аналитика расходов. Здесь же задается вариант отражения операции в регламентированном и управленческом учете — совместный или раздельный, что влияет на отображение соответствующих полей в документе.

Если списание оформляется на статью расходов, возможно указать, что аналитика будет определяться по самому списываемому объекту. Это позволяет сформировать один документ списания для группы ОС и автоматически заполнять аналитику в проводках объектами из табличной части. Такая возможность доступна только при списании на статью расходов. Если списание оформляется на статью активов/пассивов, аналитику необходимо указать вручную непосредственно в документе.

В табличной части на закладке «Основные средства» подбираются объекты, подлежащие списанию. При этом для отражения списания на расходы используются счета 01.09 или 03.09, в зависимости от вида актива, указанного в группе финансового учета (ГФУ):

• Для объектов с видом актива «Основные средства» или «Инвестиционное имущество» применяется предопределённая статья «Расходы, связанные со списанием ОС», соответствующая счету 01.09.
• Для объектов с видом «Основные средства, предоставляемые в аренду» — статья «Выбытие материальных ценностей», соответствующая счету 03.09.

Указанные счета должны быть заранее настроены в Группе настроек финансового учета доходов/расходов.

Если в результате выбытия основного средства остаются пригодные к использованию или реализации материалы, они могут быть оприходованы отдельно и оформляться отдельно в соответствии с инструкциями по отражению дополнительных операций при списании ОС.

Частичная ликвидация

В 1С:ERP предусмотрена возможность оформления частичной ликвидации основных средств с учетом ранее начисленной амортизации. Такая операция выполняется с помощью документа «Списание ОС». Для этого при создании документа на закладке «Основное» необходимо выбрать операцию «Частичное списание ОС».

После выбора данной операции в табличной части на закладке «Основные средства» указывается сумма частичного списания, ликвидируемая величина восстановительной стоимости объекта. Значения указываются отдельно для каждого вида учета: бухгалтерского, налогового и управленческого. Также при необходимости фиксируются суммы временных или постоянных разниц.

Если основное средство частично списано в конце срока его полезного использования, но при этом планируется его дальнейшая эксплуатация, необходимо дополнительно оформить документ «Изменение параметров ОС», в котором установить новый срок использования. В случае, если дальнейшее использование объекта не планируется, следует вместо частичной ликвидации оформить полное списание основного средства.

Продажа

Оформление продажи основных средств в системе осуществляется с помощью документа «Реализация услуг и прочих активов», который создается на основании документа «Подготовка к передаче ОС». 

В документе «Подготовка к передаче ОС» на вкладке «Основное» указывается организация и подразделение, в которых числятся реализуемые объекты. На вкладке «Основные средства» подбираются объекты, предназначенные к реализации, указывается стоимость продажи и сумма НДС для каждого из них. 

На вкладке «Дополнительно» указывается статья выбытия, параметры налогообложения НДС, валюта расчетов, а также настраиваются параметры для печатной формы документа.

Документ «Подготовка к передаче ОС» отображается выборочно в необходимых учетах:

• во всех; 
• в управленческом;
• в бухгалтерском и налоговом;
• только в бухгалтерском;
• только в налоговом;
• в управленческом и бухгалтерском;
• в управленческом и налоговом.

Это отражает требования ПБУ 16/02, согласно которым, если принято решение о продаже ОС, его необходимо перевести в состав долгосрочного актива к продаже (ДАП). До момента фактической реализации амортизация по такому активу должна начисляться в налоговом учете.

Документ «Реализация услуг и прочих активов» следует оформлять только после того, как «Подготовка к передаче ОС» отражена во всех необходимых учетах. В противном случае при закрытии месяца возникнет ошибка.

Счет выбытия определяется по статье расходов, выбранной в документе «Подготовка к передаче ОС» на закладке «Дополнительно». При необходимости переквалификации основного средства в долгосрочный актив к продаже необходимо выбрать предопределенную статью «Долгосрочные активы к продаже». Если реализуется основное средство, учитываемое на счете 03.01, следует выбрать статью «Выбытие материальных ценностей». Во всех остальных случаях указывается статья «Расходы, связанные с продажей ОС».

Для основных средств, учитываемых на счете 03, используется предопределенный вид активов «Основные средства, предоставляемые в аренду», при этом выбор счета выбытия становится недоступен. Выбранный счет выбытия должен быть заранее настроен в группе настроек финансового учета доходов и расходов.

Статьи, описанные выше, не применяются для учета расходов при списании себестоимости активов. В документе «Реализация услуг и прочих активов» должны быть выбраны другие статьи с соответствующими счетами. Для отражения дополнительных расходов при реализации ОС в налоговом учете на счете 91.02 используется документ «Финансовый результат и контроллинг – Отражение прочих доходов и расходов» с операцией «Реклассификация расходов», в результате чего формируется проводка Дт 91.02 Кт 01.09.

Если основное средство реализуется по цене ниже остаточной стоимости, то в налоговом учете убыток включается в состав прочих расходов равными долями на срок, равный разнице между сроком полезного использования и фактическим сроком эксплуатации объекта. В бухгалтерском учете убыток признается единовременно в момент реализации. Это приводит к возникновению временных разниц и появлению отложенных налоговых активов.

Если основное средство реализуется до истечения пяти лет с момента ввода в эксплуатацию взаимозависимому лицу, амортизационная премия подлежит восстановлению и включению во внереализационные доходы. Восстановление не требуется в случаях, если выбытие происходит не в результате реализации, а, например, при безвозмездной передаче или в случае реорганизации юридического лица.

Операция по продаже ОС отражается в документе «Реализация услуг и прочих активов» с видом операции «Реализация внеоборотных активов». На вкладке «Выручка (доходы)» указывается статья доходов для отражения выручки от реализации. На вкладке «Внеоборотные активы» указываются сами объекты, статьи и аналитики расходов, по которым отражается списание их себестоимости.

Учет основных средств в 1С:ERP обеспечивает комплексный подход к управлению активами предприятия. Система отражает все этапы движения основных средств — от приобретения и принятия к учету до начисления амортизации и выбытия, включая списание, частичную ликвидацию и продажу. Функционал 1С:ERP поддерживают различные сценарии учета и соответствуют требованиям российского законодательства, что упрощает формирование отчетности.