Учет резервов на оплату труда в 1С:ЗУП

Учет резервов по оплате труда в программе 1С:Зарплата и управление персоналом позволяет организациям корректно распределять расходы на будущие выплаты — такие, как отпуска, премии, выплаты за выслугу лет и иных компенсаций, связанных с увольнением работников, в соответствии с требованиями бухгалтерского и налогового законодательства. В системе предусмотрены гибкие настройки для включения и расчета резервов, включая выбор метода (нормативный или МСФО), автоматическое начисление страховых взносов и формирование проводок для отражения в учете.

Подготовка системы к учету резервов

Формирование и учет оценочных обязательств по оплате труда в программе 1С:Зарплата и управление персоналом является неотъемлемой частью настройки кадрового и бухгалтерского учета, который позволяет корректно учитывать будущие выплаты сотрудникам. Для включения возможности работы с такими резервами в системе необходимо активировать функционал в разделе «Настройки — Расчет зарплаты — Использовать резервы по оплате труда». Только после этого в системе станут доступны дополнительные элементы и настройки, связанные с резервированием средств на оплату отпусков, премий и других выплат.

Формирование оценочных обязательств

После активации функционала следующий шаг — настройка самих оценочных обязательств. Для этого необходимо открыть раздел «Настройки — Организации — Учетная политика и другие настройки — Резервы по оплате труда». Здесь открывается справочник «Настройки расчета резервов по оплате труда», в котором для каждой организации и каждого периода (обычно – календарного года) требуется создать отдельную запись с настройками соответствующего обязательства. 

При создании нового резерва указывается его наименование в поле «Резерв». Это наименование выбирается из справочника «Оценочные обязательства и резервы».

Программой уже предопределён один вид резерва – это «Резерв ежегодных отпусков», который создается автоматически и не требует ручного заведения.

Все остальные виды, например, резерв на выплату годовой премии или вознаграждение за выслугу лет, создаются вручную. Следует помнить, что данный справочник не только используется в рамках конфигурации 1С:ЗУП, но и является элементом обмена с бухгалтерским учетом, так как служит аналитикой к счету 96, на котором ведется учет оценочных обязательств. 

Следующее, что необходимо определить при настройке — это вид резерва. Он указывается посредством переключателя в форме создания и может принимать одно из следующих значений: отпуск, годовая премия, вознаграждение за выслугу лет.

Выбор влияет как на характер расчета, так и на порядок отражения резервов в учете. Для резерва отпусков, например, программа применяет непрерывное накопление в течение всего периода, в то время как для годовых премий возможны особые условия такие как, перенос на следующий год или выплата за счет резерва в том же расчетном году.

Также в карточке настройки указывается расчетный год, за который формируется резерв. Это поле является обязательным, так как в программе логика построения учета резервов предполагает их жесткую привязку к конкретному отчетному году. Это особенно актуально для резервов премий, которые начисляются по завершении периода, но могут быть выплачены в другом году, и в зависимости от даты начисления и настройки выплат — учитываются за счет соответствующего резерва или за счет текущих расходов.

В программе 1С:Зарплата и управление персоналом при настройке резервов по оплате труда важную роль играет табличная часть формы настройки, которая содержит две ключевые вкладки: Бухгалтерский учет и Налоговый учет (по налогу на прибыль). Каждая из этих вкладок предназначена для отражения соответствующих параметров расчета и формирования оценочных обязательств, в соответствии с методами учета, применяемыми в учетной политики организации.

Формирование резервов по нормативному методу

При формировании резервов в табличной части документа выбирается нормативный метод учета или метод МСФО. При выборе нормативного метода указывается заранее рассчитанный ежемесячный процент отчислений, который будет применяться к расчетной базе. 

Базой является фонд оплаты труда по определенным видам начислений, для этого используется ссылка «Расчетная база», где настраивается перечень учитываемых начислений. При необходимости можно установить предельную сумму отчислений за год при начислении резерва в налоговом учете. 

Далее через кнопку «Добавить» указываются виды начислений, которые будут в будущем оплачиваться за счет данного резерва, например, отпускные. Если резерв должен формироваться и в целях налогообложения прибыли, то на вкладке налогового учета нужно установить флажок «Формировать резерв» и аналогично произвести настройку: выбрать расчетную базу, задать процент, а также установить предельный лимит, если он предусмотрен.

После завершения настройки расчет суммы отчислений производится через документ «Резервы по оплате труда» с типом операции «Начисление». Для этого нужно перейти в раздел «Зарплата — Резервы по оплате труда». В форме документа выбирается месяц, организация и вид резерва. Программа автоматически рассчитывает сумму резерва и страховых взносов на его основе по заданным настройкам. Однако перед созданием этого документа необходимо завершить расчет зарплаты за месяц через документ «Начисление зарплаты и взносов», а также отразить начисленную зарплату в бухгалтерском и налоговом учете с помощью документа «Отражение зарплаты в бухучете».

Документ «Резервы по оплате труда: Начисление» содержит несколько вкладок, где отражаются все данные расчета. На вкладке «Начисления» можно увидеть, как рассчитывается сумма резерва: расчетная база умножается на заданный процент.

Вкладка «Взносы» показывает суммы страховых взносов с этого резерва. Суммы рассчитываются на основе ставки страховых взносов и тарифа на травматизм.

На вкладке «Расчет обязательств и резервов» программа показывает, сколько средств должно быть начислено в резерв в текущем месяце, какая сумма накопилась ранее и как она изменилась после использования резервов, и рассчитываются по каждому сотруднику, с учетом ранее накопленных средств и уже выплаченных за счет резерва сумм. 

Также на этой вкладке можно увидеть, сколько отчислений было зачтено, особенно если установлен лимит в налоговом учете. Программа сравнивает расчетные значения с лимитом и, если он достигнут, прекращает дальнейшее начисление резерва в налоговом учете, но не в бухгалтерском.

Результаты расчета по каждому сотруднику отображаются на вкладке «Обязательства и резервы по сотрудникам». Здесь видно, сколько средств отнесено в резерв, в том числе по страховым взносам и травматизму. Еще одна вкладка «Обязательства и резервы (сводно)» содержит обобщенные данные, сгруппированные по подразделениям и способам отражения, которые предназначены для передачи в бухгалтерскую программу.

После проведения документа его можно распечатать через кнопку «Печать». Это откроет справку-расчет, где можно подробно увидеть, как были рассчитаны оценочные обязательства по каждому сотруднику.

Финальным этапом является отражение данных в бухгалтерском учете. После синхронизации в 1С:Бухгалтерии автоматически появляется документ «Резервы по оплате труда», который находится в разделе «Зарплата и кадры». 

Здесь необходимо вручную установить флажок «Отражено в бухучете пользователем». После этого программа формирует проводки по 96 счету на сумму начисленного и списанного резерва, а также страховых взносов и взносов на травматизм. Это позволяет завершить процесс учета резервов и отразить его корректно на счетах бухгалтерского и налогового учета.

Формирование резервов по методу МСФО

Метод расчета резервов МСФО (по правилам вида расчета) в 1С:ЗУП позволяет выполнять более точные и гибкие расчеты оценочных обязательств по оплате труда. Для активации данного подхода необходимо открыть настройки резерва и на закладке «Бухгалтерский учёт» установить переключатель в положение «МСФО (по правилам вида расчета)». 

Этот метод применяет индивидуальные формулы расчета, определенные для конкретных видов начислений, что делает расчёт резервов максимально приближенным к реальной ситуации по каждому сотруднику.

Если в параметрах включен флажок «Переоценивать ежемесячно», то в каждом расчетном месяце система будет сравнивать вновь рассчитанную сумму обязательства с ранее накопленной. В случае если сумма обязательства на текущий момент окажется меньше накопленной, произойдет автоматическое списание излишне начисленного резерва. Дополнительно можно задать предельную величину отчислений, которая будет учитываться при расчётах.

В рамках настройки можно указать, на каком уровне должен применяться вид расчёта: на уровне всей организации, конкретного подразделения или даже отдельной позиции в штатном расписании.

Эти параметры настраиваются по соответствующим ссылкам в интерфейсе. Также для каждого вида расчета доступна возможность указать собственную формулу для расчета суммы резерва. Например, для резерва на отпуск используется базовая формула «Сохраняемый Заработок * Остаток Отпуска». При этом формула самого вида расчета остаётся неизменной, а используется отдельная формула исключительно для расчета суммы резерва.

Важно учитывать, что закладка «Расчет базы» для отпусков по умолчанию неактивна, так как база определяется автоматически на основе начислений, входящих в средний заработок. Однако, если речь идёт о резервах на годовые премии или вознаграждения за выслугу лет, данная закладка становится активной, и её можно настроить вручную. 

С версии 3.1.30.133 (а также с 3.1.32.17) реализована возможность отражать выплату премий и годовых вознаграждений за счёт резерва в том расчетном периоде, в котором было произведено начисление. Если, например, выбрано, что выплата производится в том же году, когда начислен резерв, и выплата проводится в декабре, то она будет закрыта за счет ранее начисленного резерва.

Если же выбран период выплаты – следующий год, то система автоматически сопоставит момент выплаты с данными по начисленному резерву, и если премия выплачивается с января по ноябрь следующего года, она также будет погашена за счет ранее сформированного резерва. Таким образом, система предотвращает дублирование начислений в декабре.

Если в формуле расчёта присутствуют показатели, для которых установлен признак «Вводится при расчете», то их значения указываются непосредственно в документах начисления.

Для отражения резерва и в налоговом учете необходимо перейти на закладку «Налоговый учет (по налогу на прибыль)» и установить флажок «Формировать резерв». 

Далее выбирается метод начисления: «Нормативный» или «По настройкам бухгалтерского учета». При нормативном методе указывается ежемесячный процент отчислений от расчетной базы и при необходимости указывается предельная сумма отчислений.

Если выбран метод «По настройкам бухгалтерского учёта», тогда расчеты в бухгалтерском и налоговом учете будут идентичными, что исключает появление постоянных или временных разниц. При необходимости расчет ограничивается в налоговом учете предельной суммой.

Расчет резервов производится с использованием документа «Резервы по оплате труда» с типом операции «Начисление». Этот документ формируется после завершения расчета заработной платы за месяц и проведения документа «Отражение зарплаты в бухучете» в разделе «Зарплата — Резервы по оплате труда», где выбирается операция «Начисление». В открывшейся форме документа указывается расчетный месяц, организация, а затем выбирается, какой резерв требуется рассчитать. После нажатия на кнопку «Заполнить» документ автоматически рассчитывает суммы на основании заданных формул и настроек.

Документ включает в себя пять закладок. Первая — «Начисления» — отображает рассчитанную сумму резерва по каждому сотруднику в разрезе видов начислений. Расчёт производится по заранее заданной формуле. 

На закладке «Взносы» рассчитываются страховые взносы с суммы резерва. При этом используется «эффективная» ставка взносов, которая рассчитывается индивидуально для каждого сотрудника на основании уже начисленных с начала года взносов и базы обложения. Эта ставка точнее обычного тарифа, поскольку учитывает такие особенности, как работа во вредных условиях, наличие инвалидности, региональные особенности, превышение базы и т.д. 

Закладка «Расчет обязательств и резервов» показывает полную картину: здесь отображаются рассчитанные суммы, накопленные ранее значения, а также разница между ними, которая отражается как начисление или списание. Если в налоговом учете установлен предельный размер, то расчёт автоматически сравнивает текущую сумму с лимитом. При этом в бухгалтерском учете резерв продолжает формироваться даже после достижения лимита.

Далее, на закладке «Обязательства и резервы по сотрудникам» выводятся детализированные данные по каждому сотруднику, где видно, сколько начислено, сколько было списано и какой остаток остался на текущий момент. 

А на последней закладке — «Обязательства и резервы (сводно)» — данные представлены по подразделениям и способам отражения расходов, что упрощает формирование проводок. После проведения документа и установки галочки «Отражен в бухгалтерском учете» пользователем, данные передаются в бухгалтерскую программу.

Списание, корректировка и инвентаризация резервов

Списание

В конфигурации 1С:ЗУП предусмотрена автоматизированная система списания сумм, начисленных ранее в качестве оценочных обязательств (резервов) по оплате труда. Одним из ключевых преимуществ является то, что не требуется вручную указывать способы отражения расходов по видам начислений, подпадающим под резервирование. 

Во время формирования документа «Отражение зарплаты в бухучете» (раздел Зарплата – Отражение зарплаты в бухучете) система анализирует, какие виды начислений использовались в текущем расчетном месяце. Далее она проверяет, были ли для этих начислений активированы настройки формирования резервов. Если вид начисления входит в перечень резервируемых, то при проведении документа он отражается за счет ранее начисленного резерва, без необходимости ручного вмешательства со стороны пользователя.

Для наглядности в табличной части документа «Отражение зарплаты в бухучете» реализованы специальные колонки: «Резерв», «БУ» (бухгалтерский учет), и «НУ» (налоговый учет). Эти поля позволяют легко отследить, как именно отражены суммы начислений: за счет резерва или как обычные текущие расходы. Также в документе присутствует отдельная закладка «Выплата за счет резервов», которая отображает факт использования суммы резерва, отраженной в специальной подсистеме учета оценочных обязательств.

После проведения документа в информационной базе и последующей синхронизации с бухгалтерским учетом, происходит автоматическое формирование бухгалтерских проводок, отражающих списание обязательств, ранее учтенных по счету 96.01. В результате в учете формируются следующие типовые проводки:

• Дт 96.01.1 Кт 70 — списание оценочного обязательства по выплате заработной платы сотрудникам;
  
• Дт 96.01.2 Кт 69.09 — списание обязательств по страховым взносам с начисленного резерва;
  
• Дт 96.01.2 Кт 69.11 — списание обязательств по взносам на травматизм, также начисленным ранее на сумму резерва.

Что касается увольнения сотрудников, то списание остатка по резерву для таких работников осуществляется в месяце их увольнения. Это выполняется при помощи документа «Резервы по оплате труда» с выбранным типом операции «Начисление», который в таком случае автоматически учитывает необходимость полного списания обязательств, связанных с неиспользованными отпусками или другими начислениями.

В случае, если возникает необходимость принудительно списать резерв вне стандартных процедур, создается отдельный документ «Резервы по оплате труда» и выбрать тип операции «Списание». Далее вручную заполняется информация по сотрудникам и видам начислений, сумма резерва, подлежащая списанию, и способ отражения. Такой подход может быть полезен в ситуациях, когда требуется внеплановая корректировка оценочных обязательств (например, в результате внутреннего аудита, изменений законодательства или при завершении проекта).

Корректировка

Функционал корректировки резервов по оплате труда реализован через документ «Резервы по оплате труда» с типом операции «Корректировка». Этот инструмент предназначен для внесения исправлений в учетные данные, связанных с оценочными обязательствами по оплате труда, в случае необходимости корректного отражения данных, ранее внесенных с ошибками или подлежащих уточнению.

Применение операции «Корректировка» может потребоваться в следующих ситуациях:

• выявлены ошибки в начислениях или списаниях резервов в прошлых периодах;
  
• изменились исходные параметры, влияющие на расчет резервов (например, изменена продолжительность отпуска, ставки, показатели);
  
• необходимо привести данные бухгалтерского и налогового учета в соответствие с уточненными сведениями.

Для выполнения корректировки система позволяет вручную заполнить вкладку «Обязательства и резервы по сотрудникам», указывая конкретных сотрудников, виды обязательств и суммы корректировок. Это позволяет точно определить, какие именно значения должны быть изменены в учете.

После этого автоматически заполняется сводная закладка «Обязательства и резервы (сводно)» — при условии, что флажок «Корректировка» не установлен. В этом случае программа на основании введенных данных по сотрудникам формирует агрегированные суммы, подлежащие отражению в бухгалтерском учете, и при проведении документа автоматически создает необходимые бухгалтерские проводки, изменяющие оценочные обязательства.

Инвентаризация резервов

В программе 1С:Зарплата и управление персоналом реализована возможность автоматической ежемесячной инвентаризации обязательств по отпускам при использовании метода расчета резерва по правилам МСФО.

Для активации автоматической инвентаризации необходимо в настройке резерва установить специальный флажок «Переоценивать ежемесячно». Этот флажок доступен только при использовании метода расчета резерва «МСФО». 

Если флажок не установлен или используется другой метод расчета резерва (например, нормативный или метод «МСФО»), тогда автоматическая переоценка не производится. В этом случае инвентаризацию необходимо выполнять вручную, оформляя документ «Резервы по оплате труда» с типом операции «Инвентаризация».

Вне зависимости от выбранного метода расчета резервов, инвентаризация производится по правилам МСФО и отражается как в бухгалтерском, так и в налоговом учете. При использовании нормативного метода, сумма резерва рассчитывается по формуле: Сохраняемый заработок × Остаток отпуска.

При использовании метода МСФО (по правилам вида расчета), сумма рассчитывается на основании формул, указанных в настройках видов начислений. При этом формулы, заданные непосредственно в настройке резерва, игнорируются — расчет производится так, как если бы начисление фактически подлежало выплате.

Также в расчет включаются страховые взносы, которые определяются на основании эффективной ставки взносов по каждому сотруднику. Эффективная ставка рассчитывается как отношение общей суммы начисленных страховых взносов с начала года к налогооблагаемой базе с начала года, умноженное на 100%. Аналогичным образом определяется ставка взносов на травматизм.

На вкладке «Расчет обязательств и резервов» в документе отображаются ключевые значения:

• Исчислено — сумма резерва, рассчитанная за текущий месяц.
• Накоплено — сумма ранее сформированного резерва, уменьшенная на суммы выплаченных начислений за счет резерва.
• Зачтено — разница между исчисленной и накопленной суммой. Может быть положительной (доначисление) или отрицательной (списание).

На вкладке «Обязательства и резервы по сотрудникам» эти данные отображаются в разрезе сотрудников, подразделений и способов отражения. А на вкладке «Обязательства и резервы (сводно)» — в агрегированном виде по подразделениям и счетам учета.

В результате проведения документа и последующей синхронизации с бухгалтерской программой формируются бухгалтерские проводки.

Функциональность учета резервов на оплату труда в 1С:Зарплата и управление персоналом охватывает все аспекты от настройки способов учета и автоматизированного формирования резервов до корректировки, списания и инвентаризации обязательств. В программе предусмотрена гибкая настройка с учетом различных методик (нормативной, по среднему заработку, МСФО), что позволяет организациям вести учет в соответствии с действующим законодательством и корпоративными стандартами.