1С:УНФ + PМ для управления проектной фирмой и проектами

1С:УНФ+PM. Эффективность проектной деятельности организации

Решение для управления проектной деятельностью 1С:Управление нашей фирмой фирмой + PМ предназначено для компаний, в основе деятельности которых лежит реализация проектов. Это могут быть организации, работающие с внешними заказчиками — архитектурные и проектные бюро, инженерные и сервисные фирмы, производители оборудования под заказ, системные интеграторы, IT-компании, консалтинговые агентства, а также представители креативной индустрии: медиа, реклама, выставочная деятельность. 

Решение применимо и для внутренних проектов — инвестиционных, организационных, стратегических, но основной акцент делается на управление внешними проектами, где заказчик внешний, а результат проекта монетизируется. 

1С:УНФ + PМ помогает решать проблемы проектных организаций: от дисбаланса в загрузке ресурсов до отсутствия прозрачной информации о статусе и финансах проектов, разрывов между подразделениями и рисков кассовых разрывов. В условиях постоянного роста требований к гибкости и эффективности, автоматизация проектного управления становится не просто удобством, а необходимостью для устойчивого развития.

Объединенный подход к управлению проектами и фирмой позволяет не просто отслеживать сроки и задачи, но и выстраивать стратегическое планирование, обеспечивать финансовый контроль и эффективно управлять операционной деятельностью.

Система поддерживает:

• Тематическое планирование
• Управление загрузкой ресурсов
• Контроль этапов выполнения
• Ведение встроенной CRM
• Учет товарно-материальных ценностей — как в рамках отдельных проектов, так и на уровне всей организации

Управление проектной деятельностью

Работа с системой 1С:УНФ+PM начинается с главного меню — наглядной панели управления, где собрана ключевая информация по всем активным проектам компании. Здесь сразу видно полную картину: статус портфеля, процент готовности проектов, отклонения по срокам и бюджету и показатели, требующие внимания. 

С помощью визуальных индикаторов и группировок по направлениям деятельности — будь то дизайн, инжиниринг или консалтинг, можно быстро оценить загруженность, приоритеты и критические зоны. Портфельное управление реализовано через удобную навигацию по тематикам, срокам, ответственным руководителям и видам работ. 

Отсюда же доступен переход в карточку любого проекта, где уже в разрезе конкретного контракта представлены этапы, задачи, исполнители, бюджеты и финансовые потоки. Такой подход обеспечивает структурированное, прозрачное и оперативное управление всей проектной деятельностью компании.

Тематическое планирование проектов

Следующий уровень управления в системе — это тематическое планирование, отражающее стратегический горизонт компании, как правило, на год. Этот раздел предназначен для формирования структурированного портфеля проектов как по уже запущенным инициативам, так и по перспективным направлениям, находящимся в стадии планирования. Портфель может быть сгруппирован по тематикам, каждая из которых курируется конкретным руководителем внутри организации.

Тематический план позволяет задавать ключевые параметры: сроки реализации, ориентировочные или подтвержденные суммы доходов по контрактам, в случае трудоемких производств, объемы работ в человеко-часах. Такой подход особенно актуален для крупных предприятий и высокотехнологичных отраслей, например, судостроения, где заказы планируются и анализируются по объемам трудозатрат, а не только по финансовым метрикам. 

В результате формируется табличная модель, в которой наглядно представлены сроки и объемы работ по направлениям и периодам — январь, февраль и далее по году — в привязке к конкретным проектам.

Из тематического плана можно быстро перейти в панель руководителя, где наряду с финансовыми показателями и статусными индикаторами доступны данные по загрузке ресурсов как текущей, так и потенциальной. Загрузка отображается в человеко-часах и позволяет увидеть, насколько сотрудники или подразделения задействованы в текущих задачах, а также спрогнозировать их участие в будущих проектах.

Кроме того, отображается линия доступности ресурсов, и вероятность реализации тех или иных перспективных проектов с учетом стратегии компании и уровня зрелости сделок. Это даёт возможность обоснованно принимать управленческие решения, планировать дополнительную загрузку или перераспределение ресурсов и объективно оценивать риски.

В системе можно перейти от обзорного уровня к конкретному проекту. В карточке проекта отображается его структурная декомпозиция — иерархическое разбиение на этапы, задачи, пакеты работ, до необходимого уровня детализации. По умолчанию система использует формат WBS (Work Breakdown Structure), но глубина может регулироваться в зависимости от требований управления. К каждой задаче привязаны исполнители, длительность, связи и зависимости.

Связи между задачами могут быть как внутренними, так и внешними между проектами. Например, задержка по срокам в одном проекте влечет необходимость корректировки в другом. Это особенно актуально в организациях с взаимосвязанной реализацией контрактов. Поддержка таких связей требует аккуратного подхода и грамотного планирования.

Для каждой задачи система позволяет задать расчетные ограничения: «не ранее», «не позднее», фиксированную дату начала или окончания. В расчетах используется модель фиксированной длительности, фиксированной трудоемкости, либо фиксированной интенсивности в зависимости от проектной методологии, принятой в компании. При изменении одного из параметров система автоматически пересчитывает другие, согласно выбранной логике.

Дополнительно система поддерживает тип задач “гамак”, которые объединяют в себе несколько зависимостей и служат контейнерами для управления целыми этапами проекта. Они реагируют на изменение длительности подчиненных задач, что делает возможным автоматическое пересчитывание сроков при любом отклонении. Это особенно удобно при работе со сложными проектами с большим количеством зависимостей.

Визуально все задачи представлены на таймлайне, который позволяет интерактивно перемещать задачи, корректировать длительность вручную, и наглядно видеть взаимосвязи. Всё это делает систему удобной не только для стратегического планирования, но и для ежедневного тактического управления.

Планирование ресурсов проекта

Помимо классического подхода к проектному управлению, система 1С:УНФ+PM позволяет работать с многомерными проектами, где в рамках одного контракта или инициативы может одновременно вестись несколько планов различной детализации и назначения. Эта функциональность особенно важна в сложных и многоступенчатых проектах, где требуется различать стратегические, технологические и операционные уровни планирования.

Так, в системе могут быть заведены разные виды планов для одного проекта. Пример — договорной план, который фиксирует исключительно этапы, согласованные с заказчиком, без детализации по задачам и ресурсам. Этот план служит как референс и ориентир, в пределах которого должна осуществляться реализация. Параллельно может существовать укрупненный график, отражающий технологию выполнения проекта и служащий для предварительной оценки трудоемкости и других ресурсных параметров.

Третий уровень — рабочий сетевой график, который включает детальную разбивку на задачи, назначения исполнителей и связи между ними. Эти графики могут вестись разными участниками проектной команды, по-разному актуализироваться и пересматриваться. Такая архитектура позволяет гибко управлять изменениями: например, если проект смещается по срокам из-за технических причин, это не означает автоматическое изменение договорного плана, пока нет подтверждения со стороны заказчика.

После формирования структуры проекта и его планов, логично перейти к ресурсному управлению. Этот модуль системы предоставляет детальный контроль над всеми видами ресурсов, задействованных в проекте: от трудовых до материальных и прочих. Основной ресурс в большинстве случаев — трудовые ресурсы, то есть исполнители. Здесь важны такие параметры, как трудоемкость (в человеко-часах), профиль загрузки, роли специалистов, их специализация, а также планирование по конкретным фамилиям или должностям.

Визуально система позволяет отобразить структуру загрузки по задачам, включая профиль распределения усилий специалистов. Система позволяет проанализировать, как именно специалисты загружены в течение времени по каждой конкретной задаче, этапу или всему проекту в целом. Доступен выбор между агрегированной формой (например, суммарная трудоемкость по этапу) и табличной, где задачи отражаются по строкам, а периоды — по столбцам. Это дает возможность не только планировать выполнение задач, но и равномерно распределять нагрузку, избегая перегрузок или простоев.

Важной частью функциональности является возможность отображения прочих ресурсов, включая оборудование, командировки, материалы и другие затраты. Для каждого вида ресурса может быть задана единица измерения: часы, штуки, рубли и с учетом специфики проекта. Это позволяет объединять в единой модели расчеты по различным категориям затрат и использовать их при формировании бюджета проекта.

Анализ загрузки может проводиться не только в рамках одного проекта, но и по всей организации: как в разрезе текущих проектов, так и перспективных. Это особенно важно на этапе стратегического планирования. Система позволяет «накладывать» будущие проекты на текущие, оценивая, насколько имеющиеся ресурсы смогут справиться с ожидаемой нагрузкой. Например, отфильтровать загрузку по конкретной специализации, такой как «проектировщик» или «инженер», и оценить, на каких проектах эти ресурсы задействованы, какие у них текущие трудозатраты и где возникает риск перегрузки.

Такой подход позволяет понять, где проект может быть ускорен за счет перераспределения задач и подключения свободных ресурсов, а где, наоборот, перегрузка угрожает срывом сроков, и требуется внешнее вмешательство: привлечение подрядчиков, корректировка объемов работ или перенос сроков.

Финансовое планирование

После того как сформирована структура проекта и спланированы ресурсы, следующим шагом становится работа с объемами и бюджетами. На этом этапе проект наполняется конкретным содержанием как в части производимых результатов, так и в части финансовых обязательств. 

Каждый проект включает в себя конкретные результаты, при этом эти результаты указываются не только в денежной форме, но и в натуральных или количественных показателях. Значения можно привязать к определенным периодам, чтобы оценивать динамику выполнения проекта во времени. На основании запланированных результатов формируются ключевые финансовые документы проекта: бюджет доходов и расходов и бюджет движения денежных средств.

Первый отражает экономическую сущность проекта, второй реальные денежные потоки, связанные с поступлениями и выплатами.

Доходы в проекте могут планироваться двумя основными способами. Фиксация условий в рамках заключенного контракта, где заранее определены суммы, сроки и объемы. Второй способ — формирование доходной части на основе запланированных результатов. Часто используется смешанный вариант, когда объёмы результатов планируются по каждой конкретной работе, а финансовый результат формируется по итогам этапа в целом. Заказчику передаются данные по выполненным работам, он их принимает, но акт закрывается суммарно по этапу, как это предусмотрено договором.

Что касается расходов, они могут рассчитываться автоматически, исходя из тех ресурсов, которые задействованы в выполнении задач. При необходимости значения могут быть внесены вручную. Система позволяет использовать оба подхода. Там, где расчет автоматический, рядом с полем появляется иконка закрытого замка, а если данные внесены вручную замок открыт. Это позволяет наглядно отличать источник данных и обеспечивает гибкость в управлении бюджетами.

После планирования проектной деятельности и формирования финансовых моделей появляется возможность мониторинга хода проекта. В системе доступны различные показатели, позволяющие отслеживать текущее состояние дел. Это может быть сравнение сроков по базовому и текущему плану, количество оставшихся недель до завершения, процент готовности как по задачам, так и по результатам, а также производственные и финансово-экономические показатели. 

Особое внимание уделяется маржинальности — разнице между доходами и расходами. Здесь же фиксируются отклонения от плана, и визуализируются они в различных отчетах и графиках.

В системе предусмотрена детальная финансовая аналитика. Все статьи доходов и расходов группируются и рассматриваются в разрезе конкретных этапов и периодов. Доходная часть включает поступления по договорам, а расходная затраты на оборудование, зарплату, командировки, представительские расходы и прочее. При этом можно анализировать, какая доля каждой статьи приходится на себестоимость, и какие статьи являются ключевыми с точки зрения управления.

Отчеты, формируемые системой, позволяют видеть не только абсолютные значения доходов и расходов, но и рассчитывать маржинальность. Стоит учитывать, что в маржинальности не учитываются общехозяйственные и административные расходы, так как они не передаются на уровень управления проектом. Это означает, что при расчете показателя берутся только прямые доходы и расходы, что позволяет определить производственную прибыль. Полная прибыль проекта формируется уже на уровне фирмы, и туда включаются все остальные статьи.

Анализ проектов

После того как спланированы сценарии необходимо перейти к их анализу. В системе предусмотрены различные варианты отображения данных: базовый сценарий, прогнозный и фактический. Эти данные отображаются в разрезе поступлений, выплат и движения денежных средств. При этом выплаты не выводятся отдельно, а сразу рассматриваются в БДДС, где четко отражены данные по всем трем сценариям и видно, как отличаются плановые и фактические денежные потоки.

Для удобства можно возвращаться к бюджету доходов и расходов, чтобы сопоставить структуру профилей. Это важно, так как часто в проектной деятельности актирование и оплаты не совпадают по времени: могут быть как авансовые платежи, так и оплаты по факту завершения этапа, а иногда даже отложенные платежи на завершение проекта. 

Это же касается и внутренних расходов — временные сдвиги влияют на график выплат. Поэтому кривые плановых и фактических поступлений и выплат не совпадают, и это нужно учитывать, чтобы избежать ошибок при анализе денежных потоков компании. Использование неправильных показателей может привести к техническому кассовому разрыву, чего, конечно, следует избегать.

Система позволяет формировать и сводные бюджеты по портфелю проектов. Видно, например, показатели маржинальности — как плановой, так и фактической. Фактические данные могут быть собраны до определенной даты и сверяются с планами. Сводные таблицы с отклонениями по проектам формируются с группировкой по статьям, что позволяет быстро анализировать, где произошло превышение расходов или недополучение доходов.

Ведение встроенной CRM

Важно, что все процессы интегрированы с управлением фирмой. На уровне общей платформы рассматриваются как отдельные проекты, так и портфель проектов в целом. Здесь выделяются различные области управления, в том числе CRM. Она может быть как встроенной, так и внешней с интеграцией, например, с Bitrix24. 

Через CRM формируется воронка продаж, отслеживаются потенциальные проекты, которые можно переводить в активные при достижении определённого уровня вероятности. Далее подключаются процессы заказов, закупок, актирования и оплат, и все эти данные становятся фактическими для проекта.

Когда акт выполненных работ подписан заказчиком, его отражение  в системе по проекту или по конкретному этапу. В системе предусмотрена возможность выбора: проект указывается либо в шапке документа, либо в табличной части. При этом сумма одного акта может быть разнесена по нескольким этапам проекта. Акт связан с заказами покупателей. Аналогично и с приходными накладными: закупки отражаются по конкретному элементу плана и связываются с соответствующим проектом.

Возможности интеграции

1С:УНФ+PM позволяет интегрироваться с внешними системами. Существует возможность загружать и выгружать файлы проектов, есть связка с Bitrix24, где ведется коммуникация и проектная деятельность. Возможна синхронизация задач, интеграция с документооборотом, с бухгалтерией, с аналитическими системами, в том числе с внешними сервисами.

В результате внедрения системы и перехода на структурированный подход к управлению проектами, ключевым достижением становится значительное повышение управляемости проектной организации. Управляемость — это способность точно понимать, что происходит в проектах, какие планы реализуются, где находятся ресурсы и как сбалансированы потоки задач, людей и финансов.