Управление заказами клиента в 1С:ERP

Управление заказами клиента

Заказ клиента в 1С:ERP является основным документом, фиксирующим договоренности с клиентом о поставке товаров или оказании услуг, а также регламентирующим порядок и сроки оплаты. Этот инструмент позволяет автоматизировать процесс продаж, контролировать состояние заказов, управлять запасами, обеспечением и отгрузками, а также отслеживать выполнение обязательств перед клиентами.

Использование заказов клиентов определяется в разделе ‭«НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Продажи – Оптовые продажи – Заказы клиентов». В этом же разделе через функцию ‭«Использование заказов» определяется вариант использования заказов клиентов.

Один из возможных вариантов — «Заказ как счет», при котором документ используется исключительно для выставления счета на оплату без резервирования товаров и контроля исполнения заказа. В этом случае статусы заказа не используются. 

Другой вариант — «Заказ только со склада», когда оформление возможно только на товар, имеющийся в наличии. При этом ведется резервирование, контроль оплаты, а также мониторинг выполнения заказа с возможностью оставлять его открытым в случае частичной отгрузки или оплаты. В этом режиме предусмотрены статусы:

• «На согласовании» — фиксирует несогласованную потребность клиента.
• «В резерве» — указывает на зарезервированные товары.
• «К отгрузке» — означает, что товары готовы к отправке.
• «Закрыт» — подтверждает завершение исполнения заказа.

Третий вариант — «Заказ со склада и под заказ», который позволяет оформлять заказы как на товары в наличии, так и на товары, требующие обеспечения. В таком случае предусмотрено управление процессами обеспечения и обособленный учет. Здесь также применяются различные статусы: на согласовании, к выполнению и закрыт.

Для оперативного получения информации о фактическом поступлении оплаты используется отчет «Состояние выполнения» с колонкой «Оплата – Факт», где оперативно предоставляет информацию о поступлении денежных средств. 

Важно отметить, что механизмы запрета редактирования при закрытии месяца не распространяются на заказы клиентов, так как они не образуют проводки. Это дает возможность вносить изменения в заказ без необходимости открытия периода. Благодаря этим возможностям заказы клиентов становятся неотъемлемым инструментом для управления продажами, анализа спроса, оптимизации складских запасов и контроля исполнения обязательств перед покупателями.

Формирование заказов клиента

Формирование заказов клиентов в 1С:ERP осуществляется разными способами, в зависимости от бизнес-процессов предприятия. Заказ может быть оформлен на основании коммерческого предложения, согласованного с клиентом, или на основе зарегистрированной сделки, отражающей первичный интерес покупателя. Также возможно создание заказа на основании задания торговому представителю, из карточки партнера с типом взаимоотношений «Клиент» либо непосредственно из списка документов в разделе «Продажи – Оптовые продажи – Заказы клиентов». 

Дополнительно существует возможность формирования заказов через «Помощник продаж» — это специализированный инструмент, который позволяет упростить и ускорить процесс оформления заказов.

При ручном создании заказа необходимо корректно заполнить данные о клиенте и юридическом лице (контрагенте), от имени которого он работает. Если учет ведется без разделения партнеров и контрагентов, достаточно указать только клиента. Система автоматически подставляет правила продаж в соответствии с установленным соглашением, будь то типовое или индивидуальное.

Если использование соглашений не предусмотрено, поле остается пустым. Ведение учета в разрезе договоров доступно, если включена функциональная опция использования договоров. В этом случае договор указывается в заказе, если того требуют условия соглашения. Валюта заказа определяется автоматически на основании валюты взаиморасчетов, указанной в соглашении или договоре. В дальнейшем взаиморасчеты по заказу будут вестись в этой валюте, но документы отгрузки оформляются в любой валюте, включая отличную от валюты взаиморасчетов.

При оформлении заказа указывается, с каких складов будет производиться отгрузка товаров. Для удобства склады объединяются в группы по территориальному признаку, а в заказе указывать нужную группу. Если установлен вариант «Разрешить в заказах и накладных», информацию о складе можно указать прямо в табличной части заказа.

Добавление товаров в заказ осуществляется на вкладке «Товары» с помощью команды «Заполнить» – «Подобрать товары». В окне подбора товары фильтруются по различным параметрам, таким как артикул, характеристики или дополнительные реквизиты, назначенные товарам. Если для товаров ведется учет по характеристикам, в таблице отображаются остатки и цены с учетом конкретных характеристик. В карточке вида номенклатуры настраивается фильтр по свойствам, чтобы отбирать товары по заданным параметрам.

Поиск нужного товара осуществляется по точному соответствию указанным реквизитам, например, по артикулу. Данные о ценах подставляются автоматически на основании условий, указанных в соглашении. Ставка НДС рассчитывается в зависимости от системы налогообложения, по которой оформляются продажи.

После заполнения всех данных заказ статус заказа отслеживается в списке документов, ориентируясь на колонку «Состояние», где отображаются этапы выполнения заказа: согласование, резервирование, готовность к отгрузке или завершение сделки.

Управление обеспеченностью заказов

В 1С:ERP предусмотрено управление обеспечением заказов, для учета товаров, имеющиеся на складе, и отгруженных по мере поступления. Для управления обеспечением заказа необходимо перейти в раздел «Продажи» – «Оптовые продажи» – «Заказы клиентов», выбрать нужный заказ и открыть его. В табличной части на вкладке «Товары» в колонке «Действие» указывается соответствующий вариант обеспечения, который также добавляется из списка заказов.

Если выбрано действие «Отгрузить», формируется распоряжение на отгрузку со склада в установленную дату, а запасы уменьшаются с учетом контроля свободного остатка, так же как и при резерве свободного остатка.

При выборе «Резервировать» товар закрепляется за заказом, уменьшая свободный остаток на складе. Если товар еще не поступил, используется действие «Резервировать по мере поступления» – в этом случае резервирование происходит автоматически по мере поступления товара. 

Если необходимо зафиксировать потребность в товаре без резервирования, выбирается вариант «К обеспечению», который не изменяет свободные остатки на складе. В случае, если резервирование и учет потребности не требуется, например, до получения аванса от клиента, устанавливается действие «Не обеспечивать» – оно не создает резервов и не влияет на остатки на складе.

Если требуется частичная отгрузка или резервирование, можно воспользоваться командами «Резервировать на складе» или «Отгрузить», которые позволяют установить количество меньше, чем указано в колонке «Доступно». При этом можно вручную задать склад и серию товаров.

При проведении заказа система автоматически формирует распоряжение службе логистики на обеспечение позиций, для которых установлено действие «К обеспечению». Если в системе включен контроль остатков, действия «Отгрузить» и «Резервировать» устанавливаются только на величину свободного остатка. Остатки распределяются по строкам в порядке их следования в списке, при этом дата отгрузки в строке игнорируется. Если товара недостаточно, система автоматически разделяет строки заказа, оставляя неизменным действие для позиций, которые не могут быть обеспечены.

Для корректного учета остатков необходимо проверить, установлен ли флаг «Контролировать свободные остатки» в карточке склада. Если он активирован, система не позволит отгрузить или зарезервировать больше товара, чем имеется в наличии. При использовании опции «Обособленно», учитываются только остатки, предназначенные для конкретного заказа в зависимости от настроек предприятия, а без этой опции – все доступные запасы.

Контроль состояния обеспечения заказов

Для контроля состояния обеспечения заказа клиента необходимо воспользоваться рабочим местом «Состояние обеспечения». Оно доступно через гиперссылку в форме заказа клиента. В зависимости от текущего состояния заказа система может отображать разные статусы. 

Если все товары поступили и зарезервированы, заказ будет в статусе «Можно отгрузить сейчас». Если заказ не обеспечен в срок до желаемой даты отгрузки, система присвоит статус «Дата отгрузки не исполнима». Если дата отгрузки не указана или заказ обеспечен раньше срока, система отобразит статус «Возможная дата отгрузки – Плановая дата обеспечения».

В рабочем месте доступны различные команды. Команда «Отгрузить обеспеченное» используется для отгрузки товаров, уже зарезервированных по заказу. Команда «Отгрузить доступное» позволяет отгрузить все доступные остатки, включая товары, распределенные на другие заказы. Если заказ необходимо исключить из обеспечения, можно воспользоваться командой «Не обеспечивать». При необходимости товар резервируется через команду «Резервировать на складе», которая использует весь свободный остаток, включая резервы других заказов, в пределах доступных прав пользователя.

Для получения детальной информации по доступности товаров необходимо воспользоваться гиперссылкой «Подробнее о доступности позиции» в рабочем месте «Состояние обеспечения». Здесь можно проанализировать состояние конкретной номенклатуры по текущему заказу и другим заказам на отгрузку.

Если в заказе клиента установлено действие «К обеспечению», система отображает информацию о распределении запасов. Эти данные используются для планирования графика отгрузки, но не влияют на фактический свободный остаток на складе.

Формирование правил оплаты и скидок

Для настройки правил оплаты необходимо перейти по гиперссылке «К оплате» в форме заказа. Если в заказе указано соглашение с клиентом, система автоматически заполнит этапы оплаты согласно условиям соглашения. В случае, если соглашения не используются, система по умолчанию установит 100% предоплату с вариантом контроля «Оплата независимо от отгрузки». Также ручную выбирается шаблон графика оплаты, по которому будут заполнены этапы.

В условиях оплаты указывается способ расчета: наличными, безналичным переводом или платежной картой. Дополнительно можно задать расчетный счет или кассу, что поможет в планировании поступления денежных средств от клиентов. При указании дат платежей система контролирует наличие и глубину просроченной задолженности. Эти данные используются в платежном календаре для анализа ожидаемых поступлений.

Скидки в заказе клиента рассчитываются автоматически после заполнения информации о товарах и этапах оплаты. Размер скидки может зависеть от общей суммы заказа или выбранного графика платежей с соответствующей формой оплаты. Система автоматически применяет скидки и наценки согласно указанному в заказе соглашению, а также с учетом условий отгрузки товаров с конкретного склада.

При необходимости пользователь может назначить скидки вручную. Для этого нужно воспользоваться командой «Цены и скидки» – «Назначить автоматические скидки (наценки)».

В этом случае система проверит условия предоставления скидки и применит ее ко всем строкам заказа. Существует возможность указать вручную скидку для конкретных товаров, задав процент или сумму скидки через команду «Цены и скидки» – «Назначить ручные скидки».

Если клиент использует карту лояльности, можно предоставить скидку по карте, выбрав команду «Считать карту лояльности». Карта может быть выдана прямо в процессе оформления заказа.

Информацию обо всех примененных скидках доступна в отчете «Примененные скидки», который доступен из панели навигации в форме заказа. Этот отчет позволяет анализировать уже предоставленные скидки и определить, какие дополнительные скидки могут быть применены.

При проведении заказа система автоматически контролирует цены с учетом скидок. Если итоговая цена выйдет за пределы допустимого диапазона минимальных и максимальных цен, проведение заказа будет невозможно. Этот контроль действует, если у пользователя нет права на отклонение от условий продаж.

Управление состоянием заказа клиента в 1С:ERP

В 1С:ERP заказы клиентов проходят несколько этапов обработки, каждый из которых определяется их текущим состоянием. Этот процесс позволяет контролировать согласование, оплату, обеспечение и отгрузку товаров, а также своевременно реагировать на изменения в расчетах и наличии продукции.

Согласование заказа

После создания заказа ему присваивается статус «Ожидается согласование», что означает необходимость подтверждения условий сделки. Как только заказ одобрен, он переходит в статус «Ожидается оплата до обеспечения» или сразу «Готов к обеспечению», в зависимости от установленных правил оплаты.

Обеспечение товара

На этом этапе система определяет, доступны ли товары на складе:

• Если товар в наличии, заказ может быть переведен в статус «Готов к отгрузке».
• Если товара нет, заказ получает статус «Ожидается обеспечение» и ждет поступления продукции на склад.

Дополнительно может потребоваться предоплата перед обеспечением, в таком случае заказ остается в состоянии «Ожидается оплата до отгрузки», пока не поступит необходимая сумма.

Подготовка к отгрузке

Когда товар поступает на склад или резервируется, заказ становится «Готов к отгрузке». Это означает, что можно приступать к оформлению документов на отгрузку.

Отгрузка товара

После подтверждения отгрузки заказ получает статус «В процессе отгрузки», что означает, что товар передается клиенту. В зависимости от условий сделки оплата может быть проведена как до, так и после отгрузки.

Завершение заказа

После отгрузки заказ переходит в статус «Ожидается оплата», если клиент должен внести оплату после получения товара. Как только все условия сделки выполнены (товар отгружен, оплата получена), заказ получает статус «Готов к закрытию» и может быть переведен в «Закрыт».

Отмена заказа

Если товар не был отгружен полностью или частично, система позволяет отменить соответствующие позиции в заказе. Для этого используется команда «Заполнить – Отменить непоставленные строки», которая автоматически отмечает неотгруженные позиции как отмененные. При этом необходимо указать причину отмены, выбираемую из справочника «Причины отмены заказов клиентов», что обеспечивает прозрачность и позволяет анализировать причины отказов клиентов от определенных товаров. ​

Управление заказами клиентов в 1С:ERP позволяет автоматизировать ключевые бизнес-процессы, связанные с обеспечением, резервированием, отгрузкой, оплатами и скидками. Гибкие настройки системы позволяют учитывать индивидуальные потребности компании, а также оперативно контролировать состояние заказов, доступность товаров на складах и выполнение обязательств перед клиентами.