Управление закупками в 1С:ERP

В 1С:ERP управление закупками происходит в подсистеме «Закупки», которая предоставляет инструменты для эффективного взаимодействия с поставщиками, контроля за условиями закупок и оптимизации снабжения.

• Подбор поставщиков по различным критериям, таким как цена, условия поставки и надежность.
• Регистрация условий закупок через справочник «Соглашения об условиях закупок», где указываются порядок и этапы оплаты, минимальный объем товара, условия и сроки поставки.
• Мониторинг и сравнение цен поставщиков.
• Оформление заказов поставщикам и контроль за выполнением поставок.
• Составление графиков поставок и платежей для планирования сроков.
• Корректировка поступлений товаров и оформление возвратов поставщикам.

Подсистема «Закупки» в 1С:ERP помогает компаниям эффективно управлять процессами закупок, снижать затраты и повышать производительность. Теперь давайте рассмотрим, как это работает.

Создание условий

Создания условий закупок в 1С:ERP начинается с заключения соглашений с поставщиками. Этот документ фиксирует основные условия взаимодействия, такие как цены, скидки, сроки поставки, способы оплаты и валюты расчетов.

В 1С:ERP для удобства работы с такими соглашениями используется справочник «Соглашения с поставщиками», который можно найти в меню «Закупки» — «НСИ закупок». В нем содержится информация о поставщике, сроках действия соглашения, а также условиях поставок и оплаты. Если соглашение охватывает несколько организаций или контрагентов, эта информация не указывается.

Чтобы создать новое соглашение, необходимо выбрать поставщика и заполнить необходимые параметры, используя выпадающие списки и настройки интерфейса. Каждый договор имеет статус: «не согласовано», «действует» или «закрыто». Если соглашение указано в документе «Заказы поставщикам», система автоматически подставит все согласованные условия.

В зависимости от условий договора, поставщик может предложить разные варианты оплаты: предоплату, постоплату или поэтапные платежи. В 1С:ERP можно создать графики оплаты с автоматическим заполнением накладных и заказов в соответствии с этим графиком, который может зависеть от даты заказа или отгрузки. Также можно настроить отсрочки, учитывая рабочие или календарные дни.

В соглашении указываются цены, которые могут зависеть от типа товара или условий договора, а также учитывать или не учитывать НДС. Можно также добавить условия поставки товаров на склад и срок их поступления, а также настроить работу с многооборотной тарой и возвратом товаров. В 1С:ERP можно настроить правила для расчета даты возврата тары.

Если товар поступил на склад, но документы о его собственности не получены, или документы есть, а товар еще в пути, а также при учете фактически оказанных услуг без подтверждающих бумаг, можно использовать схемы «Товары в пути» и «Неотфактурованные поставки».

Чтобы использовать раздельную закупку, необходимо установить флаг «Доступно оформление раздельной закупки» и выбрать одну из схем — «Товары в пути» или «Неотфактурованные поставки товаров и услуг». Договор с поставщиком определяет, как будут оформляться поступления и приемка товаров:

• Оформление поступления и ордера доступно: задает момент доступности распоряжений на оформление поступлений.
• Приемка товаров: определяет, что является распоряжением на приемку товаров.

При оформлении заказов или накладных необходимо указать соответствующий договор, если это предусмотрено. Важно также настроить «Приемку товаров на склад», где можно выбрать, какой документ (заказ, накладная или договор) будет основанием для приемки. Договоры можно оформлять как в бумажной, так и в электронной форме через ЭДО.

Регистрация цен поставщиков

В 1С:ERP для регистрации цен поставщиков предусмотрены несколько вариантов:

1. Использование рабочего места «Цены поставщиков (прайс-листы)». В этом случае можно просматривать, изменять и регистрировать цены для разных видов цен поставщиков. Для фиксации цен используется документ «Регистрация цен поставщика», который позволяет задать цены для конкретных позиций прайс-листов.
2. Автоматическая регистрация цен при проведении документов поставки. Цены можно автоматически зарегистрировать при проведении документов, таких как «Заказ поставщику» или «Приобретение товаров и услуг», если в настройках документа выбран флаг «Регистрировать цены поставщика автоматически».

Для создания прайс-листов выбираются поставщики, после чего формируется колонка прайс-листа для каждой позиции номенклатуры. В рабочем месте «Цены поставщиков (прайс-листы)» можно настроить фильтры по различным параметрам (склад, партнер, серия, вид цены), что позволяет детализировать прайс-лист. Цены можно изменять прямо в ячейках прайс-листа. Изменения будут выделяться цветом: увеличение цены — синим, снижение — зелёным.

Каждое изменение можно комментировать и выбрать режим записи документа (просто сохранить или сразу провести). Также предусмотрена возможность загрузки цен из внешнего файла. Все изменения сохраняются в системе, и для удобства можно отслеживать историю изменений цен через команду «История изменения цен».

При проведении документов «Заказ поставщику» или «Приобретение товаров и услуг», если включена настройка «Регистрировать цены поставщика автоматически», в систему будут автоматически добавляться цены из этих документов, и они будут занесены в прайс-листы поставщика.

Формирование заказа поставщику

Документ «Заказ поставщику» — важный элемент в процессе закупок, который помогает контролировать выполнение обязательств как со стороны поставщика, так и со стороны покупателя.

Заказ можно создать из списка заказов, на основе соглашений и заказов клиентов. В нем указываются параметры, такие как дата отгрузки, срок доставки и желаемая дата поступления товаров, которые необходимы для расчета сроков и контроля выполнения обязательств. Эти данные помогают рассчитать сроки и контролировать выполнение обязательств, а также фиксируют ожидаемую дату поступления материалов и товаров на склад.

Статусы документа позволяют отслеживать стадии выполнения заказа: «На согласовании», «Согласован», «Подтвержден». Если заказ связан с соглашением, система проверит его соответствие условиям соглашения. Если есть отклонения, заказ отправляется на согласование, и этот процесс запускается через бизнес-процесс.

В зависимости от условий соглашения, для заказа можно задать этапы оплаты — например, аванс или оплата по завершению поставки. Эти этапы можно привязать к конкретным датам, таким как дата заказа или дата отгрузки. Система отслеживает выполнение обязательств как по оплате, так и по поставке. Все этапы фиксируются и могут быть отражены в отчетах о состоянии выполнения заказов.

Закрытие заказа возможно только после выполнения всех обязательств по поставке и оплате:

• Заказ считается выполненным, если выплачены все суммы и все товары поставлены.
• Если поставка по некоторым товарам не состоялась, их статус меняется на «Отменено». Причину отмены можно настроить в разделе «НСИ и администрирование — Настройка НСИ и разделов — Продажи — Причины отмены заказов клиентов».
• Если по заказу оформлена накладная, но не создан приходный ордер, заказ остается в статусе «В процессе поступления на склад» до тех пор, пока товар не поступит на склад. Закрыть заказ можно только после оформления приходного ордера. Если накладная служит распоряжением на приемку и приходный ордер не требуется, заказ автоматически закрывается или становится готовым к закрытию при включенном статусе «Закрыт».

Приобретение товаров и услуг

Документ «Приобретение товаров и услуг» фиксирует все факты поступления товаров, приемки товаров на комиссию, выполнение работ и оказание услуг сторонними контрагентами, а также информацию о поступлении товаров от подотчетных лиц.

Приобретение может быть оформлено на основе заказа поставщику, соглашения об условиях закупки или вручную через рабочее место «Закупки». В системе предусмотрена возможность оформления поставки на несколько складов, что настраивается в разделе «НСИ и администрирование — Настройка НСИ и разделов — Закупки — Документы закупок — Поступление товаров на несколько складов». В зависимости от настроек товары могут быть распределены по складам в одном или нескольких документах.

Если требуется оформить приобретение товаров или услуг по нескольким заказам поставщикам, нужно активировать соответствующую опцию в настройках: «НСИ и администрирование — Настройка НСИ и разделов — Закупки — Заказы поставщикам — Поступление по нескольким заказам». В этом случае в документе будут указаны все основные реквизиты (поставщик, контрагент, организация, склад, налогообложение, валюта). 

При активации функции «Поступление по заказу» товары автоматически распределяются по заказам, если реквизиты и дата поступления товаров совпадают.

Для исправления и документального оформления расхождений в поставках используются три ключевых инструмента: Акт о расхождении после поступления фиксирует факт несоответствия и позволяет внести изменения в документ «Приобретение товаров и услуг» или создать документ «Корректировка приобретения». 

Корректировка приобретения применяется, если исходный документ нельзя изменить из-за закрытого периода или других ограничений, и позволяет скорректировать стоимость и количество товаров. 

Исправление поступления товаров на склад используется, если ошибка затрагивает не только приобретение, но и поступление на склад, и изменения в первоначальный документ невозможны; документ создается на основе исходного поступления и корректирует учет остатков.

При оформлении приобретения товаров или услуг можно сразу списать стоимость на расходы. Для этого в табличной части документов «Заказ поставщику» и «Приобретение товаров и услуг» для номенклатуры с типом «Товар» или «Работа» необходимо установить флаг «Списать на расходы».

Возврат товаров поставщику

Документ «Возврат товаров поставщику» используется для оформления возврата как купленных товаров, так и товаров, принятых на комиссию. Возврат может быть оформлен с указанием документа поставки или без него. Этот документ также используется для возврата тары (купленной или принятой на условиях возврата).

Возврат товаров оформляется при физическом движении товара на складе: товар возвращается, размещается на полке, и создается расходный ордер. Документ отражает изменение прав собственности на товар и корректировки в расчетах с поставщиком.

Способы создания документа:

1. На основе документа «Приобретение товаров и услуг».
2. Из списка документов в разделе «Закупки — Закупки — Возвраты товаров поставщикам».
3. Из списка всех документов в разделе «Закупки — Закупки — Документы закупки (все)».

Если возврат происходит со склада, который использует ордерную схему документооборота, то фиксируется только финансовый документ. Фактический возврат товара оформляется с помощью расходного ордера, а документ «Возврат товаров поставщику» служит основанием для отгрузки товара. Если склад не использует ордерную схему, списание товара происходит при проведении документа «Возврат товаров поставщику».

При возврате товаров также можно оформить корректировочный счет-фактуру полученный для пересчета НДС и корректировки налоговой базы. Поставщик отражает корректировочный счет в книге покупок, а покупатель — в книге продаж, восстанавливая НДС.

Если в договоре предусмотрено условие обратного выкупа, покупатель оформляет договор обратной купли-продажи и выставляет обычный счет-фактуру на реализацию товаров, а для возврата используется документ «Реализация товаров и услуг».

Заключение

Система 1С:ERP Управление предприятием помогает оптимизировать процесс закупок и обеспечивает его прозрачность и удобство. Взаимодействие с поставщиками упрощается, контроль за поставками становится более точным, а финансовые операции более организованными. Эти улучшения положительно влияют на повышение эффективности компании.