Увольнение сотрудника в 1С:ЗУП

Правильное оформление увольнения в 1С:ЗУП напрямую связано с соблюдением норм трудового законодательства. Нарушения в этой области могут привести к спорам с работниками, штрафным санкциям и дополнительным издержкам компании. 

Помимо новых поправок к Трудовому кодексу РФ, вступивших в силу с 1 марта 2025 года и касающихся компенсации за неиспользованные отгулы, при оформлении увольнения необходимо учитывать целый комплекс правовых требований. 

Среди них — статьи 77 и 81 ТК РФ, регламентирующие основания прекращения трудового договора, статья 127 ТК РФ о компенсации за неиспользованный отпуск, статья 140 ТК РФ о сроках окончательного расчета при увольнении, а также статья 236 ТК РФ, устанавливающая материальную ответственность работодателя за задержку выплат. Эти нормы дополняют актуальные изменения и формируют обязательный каркас для корректного ведения кадрового учета в любой организации.

Увольнение сотрудника с помощью документа «Увольнение»

Увольнение сотрудника в 1С:ЗУП оформляется документом «Увольнение», который регистрирует прекращение трудового договора и формирует приказ по унифицированной форме № Т-8 или № Т-8а. Документ создается через «Кадры — Приемы, переводы, увольнения — Создать — Увольнение или Увольнение списком» или через «Кадры — Увольнение». В документа фиксируется месяц расчета, организация, дата документа и номер приказа. Эти данные используются при формировании печатных форм и при заполнении личной карточки сотрудника по форме № Т-2.

На закладке «Условия увольнения» указываются дата прекращения договора и основание согласно Трудовому кодексу. Программа предлагает стандартные формулировки, но при необходимости они редактируются: в документе основания можно установить флажок «Нестандартное наименование и текст» и задать собственный вариант для приказа. При этом в печатной форме приказа по унифицированной форме № Т-8 будет отражено заданное наименование, тогда как в СТД-Р и подразделе 1.1 формы ЕФС-1 выводится стандартный текст.

Дополнительные основания добавляются через раздел «Настройка — Основания увольнения», что позволяет учитывать варианты, предусмотренные региональными актами. В этом же справочнике есть возможность отмечать неиспользуемые записи и скрывать устаревшие основания, не применяемые на рабочую дату.

Флажок «Отразить в трудовой книжке» устанавливается системой автоматически. Его наличие гарантирует, что событие будет зафиксировано в сведениях о трудовой деятельности для выгрузки в ЕФС-1. В поле «Наименование документа» по умолчанию указывается «Приказ», однако при необходимости можно выбрать другое значение — «Распоряжение», «Уведомление» и другие.

По ссылке «Второй документ-основание» допускается указание дополнительного документа для кадрового мероприятия, например, заявления или служебной записки. Для работы с двумя основаниями требуется включить соответствующий флажок в разделе «Настройка — Кадровый учет». Если сотруднику полагается выходное пособие, в поле «Выходное пособие за» вручную вводится количество рабочих дней или часов (при суммированном учете рабочего времени), за которые должна быть произведена выплата.

С 1 сентября 2025 года действует новый порядок расчета среднего заработка для таких выплат: размер пособия определяется исходя из среднего дневного (или часового) заработка, умноженного на среднемесячное количество рабочих дней (или часов) по графику сотрудника и коэффициент, равный трём (для большинства работников) или шести (для районов Крайнего Севера и приравненных местностей). Такой подход закреплён разъяснениями Минтруда и автоматически учитывается в актуальных версиях 1С:ЗУП.

Закладка «Компенсации отпуска» используется для автоматического расчета выплат за неиспользованные дни отпуска или удержаний за отпуск, предоставленный авансом. Система определяет количество дней, вид начисления и рабочий год, за который предоставляется компенсация. Аналогичным образом учитываются дополнительные отпуска, закрепленные за сотрудником.

На закладке «Дополнительно» в поле «Основание (документ, номер, дата)» указываются реквизиты документа, на основании которого производится увольнение. Это может быть заявление сотрудника, служебная записка или медицинское заключение; информация вносится текстом и выводится в печатную форму приказа об увольнении по унифицированной форме № Т-8.

Здесь же настраивается флажок «Применять право на вычеты к доходам, выплачиваемым после увольнения». По умолчанию система прекращает предоставление стандартных вычетов по НДФЛ, однако если после увольнения сотрудник продолжает получать выплаты в той же организации или оформляется повторный прием в том же году, вычеты сохраняются. Такой механизм учитывает ситуации, когда прекращение трудового договора носит формальный или временный характер.

Через ссылку «Подписи» вносятся сведения о должностных лицах, чьи данные будут отражены в приказе. После проведения документа доступны печатные формы, включая приказ по форме № Т-8 и сопутствующие кадровые документы. Также предусмотрена возможность создания на основании уже оформленного увольнения документа «Восстановление в должности».

Увольнение сотрудника с помощью документа «Увольнение списком»

Для оформления массового увольнения в 1С:ЗУП, используется документ «Увольнение списком». Он предназначен для регистрации расторжения трудовых договоров сразу по нескольким сотрудникам и формирования приказа по унифицированной форме № Т-8а. 

Следует учитывать ограничение: если сотрудник работает в организации одновременно по основному месту и как внутренний совместитель, уволить его с двух позиций одним документом невозможно. Для корректного расчета удержаний и НДФЛ по каждому месту работы оформляется отдельный документ «Увольнение».

Документ создается через раздел «Кадры — Приемы, переводы, увольнения — Увольнение списком». В шапке указывается месяц расчета, организация, дата и номер документа.

Дата используется при формировании приказа и при заполнении личной карточки по форме № Т-2. Номер присваивается системой автоматически, но при использовании собственной схемы нумерации вводится вручную в поле «Печатать как», именно это значение отражается в подразделе 1.1 формы ЕФС-1. 

В поле «Наименование документа» по умолчанию выводится «Приказ», однако можно выбрать другое значение и сохранить его в справочнике для последующего использования. По ссылке «Второй документ-основание» допускается указание дополнительного документа, при условии, что в разделе «Настройка — Кадровый учет» установлен флажок «Использовать для мероприятий прием, перевод, увольнение два документа основания».

Заполнение табличной части возможно двумя способами. Кнопка «Добавить» открывает форму «Увольнение» для конкретного сотрудника, аналогичную отдельному документу, где фиксируются все реквизиты.

Кнопка «Подбор» позволяет внести список увольняемых сотрудников сразу, после чего по каждому из них открывается форма «Увольнение» для детализации данных. При копировании строк или подборе система автоматически переносит дату и основание увольнения из выбранной строки.

После заполнения документ проводится кнопкой «Провести». Для оформления печатной формы используется кнопка «Печать», по которой формируется списочный приказ (распоряжение) об увольнении сотрудников по форме № Т-8а

Увольнение сотрудника с основного места работы при работе по внутреннему совместительству

В карточке физического лица в разделе «Кадры — Физические лица» на закладке «История работы» отображаются все места работы сотрудника. Здесь можно увидеть его основное место занятости и позиции по внутреннему совместительству.

Регистрация увольнения с основного места работы выполняется документом «Увольнение». При расторжении договора по основному месту работы статус внутренних совместительств изменяется автоматически. Одно из рабочих мест сотрудника переводится в категорию «внешнее совместительство». Если у сотрудника было несколько позиций по внутреннему совместительству, система оставляет одну запись как внутреннее совместительство, а остальные переводит во внешнее. Такой механизм позволяет корректно учитывать все виды занятости и исключает ошибки в расчетах.

При необходимости внешний совместитель может быть переведен в статус основного работника. Для этого используется документ «Кадровый перевод», который позволяет изменить условия занятости без оформления нового приема.

Расчет при увольнении сотрудника

На вкладке «Начисления и удержания» собраны все данные, формирующие окончательный расчет с сотрудником. Здесь отображаются компенсации за неиспользованный отпуск, выходные пособия, оплата дополнительных дней отдыха и другие выплаты, предусмотренные для увольняемого работника.

В отдельном блоке «Пособия» отражаются социальные выплаты, а во вкладке «Льготы» — действующие налоговые и иные льготы, учтенные при расчете. Вкладка «Удержания» показывает суммы, удержанные из доходов при увольнении: алименты, исполнительные листы, внутренние удержания.

Раздел «НДФЛ» фиксирует сведения о налоге на доходы физических лиц: суммы исчисленного налога, даты получения доходов и использованные вычеты. Вкладка «Займы» позволяет проконтролировать остаток задолженности сотрудника по займам и начисленные проценты. В разделе «Взносы» отражаются суммы начисленных страховых взносов.

Важное место занимает раздел «Корректировка выплаты», где отражаются сведения о переплате или излишне удержанном налоге. Эти данные напрямую влияют на итоговую сумму, подлежащую выплате сотруднику и попадающую в ведомость.

На вкладке «Дополнительно» фиксируются реквизиты документа-основания (например, заявление или докладная), которые будут выведены в приказ по форме Т-8. Здесь же расположен флажок «Применять право на вычеты к доходам, выплачиваемым после увольнения», позволяющий сохранить налоговые льготы по НДФЛ, если сотруднику планируется начисление премий и компенсаций уже после расторжения договора.

Раздел «Кадровый резерв» напрямую не влияет на увольнение, а используется для ведения базы кадрового резерва при активированной настройке.

Во вкладке «Справки при увольнении» можно сформировать справку 2-НДФЛ и сведения о доходах для расчета социальных пособий.

Оформление и выдача комплекта документов при увольнении

В соответствии с трудовым законодательством увольняемый сотрудник должен получить определенный пакет документов. Часть из них предоставляется в обязательном порядке — независимо от основания расторжения договора. Другие выдаются только при наличии письменного заявления работника. Все обязательные документы формируются и передаются сотруднику в день окончательного расчета.

В 1С:ЗУП 3.1 документы формируются напрямую из карточки «Увольнение». По кнопке «Печать» можно сформировать и вывести на печать отдельные формы, необходимые для выдачи сотруднику. При этом нет необходимости предварительно создавать отчёты — программа подставляет все реквизиты автоматически.

Для ускорения работы предусмотрена команда «Комплект документов при увольнении». Она позволяет сразу сформировать и распечатать полный пакет справок и форм, которые должны быть переданы сотруднику. В левой части окна отображается список доступных документов, где пользователь может снять флажки с тех форм, которые не требуется печатать.

По умолчанию в комплект включаются все доступные документы, и они формируются в одном экземпляре. При необходимости количество копий можно изменить. В правой части формы отображается предварительный просмотр заполненного документа, что позволяет сразу проверить корректность реквизитов перед печатью.

По письменному запросу в течение трёх рабочих дней выдаются дополнительные справки — 2-НДФЛ (о доходах и суммах налога физического лица), форма 182н, личная карточка Т-2, записка-расчет Т-61 и другие. Несоблюдение сроков выдачи документов влечет административную ответственность работодателя.

Создание ведомости на выплату и  сдача отчетности в контролирующие органы

Выплатные ведомости можно формировать прямо из документа «Увольнение» кнопкой «Выплатить» либо создать отдельную ведомость через раздел «Выплаты». После заполнения реквизитов операция подтверждается кнопкой «Провести и закрыть». 

Работодатель обязан своевременно сдать отчетность в государственные органы: Социальный фонд России (через форму ЕФС-1), военкомат — при увольнении военнообязанного сотрудника, а также судебных приставов или взыскателей — при прекращении удержаний алиментов.

Сведения о трудовой деятельности передаются в день увольнения в форме  подраздела 1.1 раздела 1 формы ЕФС-1. Если работник не явился за документами, организация обязана письменно уведомить его о возможности получить документы лично или по почте. Невостребованные трудовые книжки подлежат хранению в архиве в течение 50 лет.

Корректное оформление увольнения в 1С:ЗУП 3.1- это не только формальность, но и гарантия того, что организация соблюдает требования законодательства, минимизирует риски штрафов и претензий со стороны сотрудников. Процесс охватывает полный цикл: от фиксации основания и расчета компенсаций до формирования приказов, выдачи справок, создания выплатных ведомостей и передачи данных в контролирующие органы. Все операции выполняются в едином интерфейсе, что позволяет кадровым и бухгалтерским службам работать согласованно и без ошибок.