Разбираемся в 1С ЭДО: пошаговое подключение и обзор возможностей

С 2022 по середину 2025 года число пользователей, подключенных к ЭДО, выросло более чем в 2 раза – с 13,9 до 29,4 тыс., а количество полученных документов и вовсе выросло более чем в 5 раз. Все больше компаний не только сами подключили ЭДО, но и ждут этого от своих партнеров. 

Это связано и с вопросами удобства и экономии, и с требованиями государства, которое регулярно расширяет перечень условий, при которых бизнес обязан вести документооборот в электронном виде.

Учитывая актуальность электронного документооборота, мы подготовили статью, в которой рассмотрим предоставляемые 1С:ЭДО возможности, особенности подключения и настройки, предпосылки, которые делают переход вопросом времени.

1С:ЭДО – это решение, благодаря которому обмен документами с партнерами и контролирующими органами может проходить в электронном виде. Физические подписи заменяются на электронные квалифицированные, а документы пересылаются посредством ЭДО-системы. Такой обмен является юридически значимым, при этом весь процесс занимает минуты.

Преимущество решения 1С:ЭДО в том, что оно встроено в типовые конфигурации 1С. Не нужно покупать отдельную систему, устанавливать дополнительное ПО или осуществлять доработку. Все, что требуется – настройка и подключение к оператору.

Это снимает несколько барьеров:

• экономический – не нужны дополнительные затраты на лицензирование, оплата осуществляется только за фактический объем отправленных документов;
• технический – решение интегрировано в привычный 1С-интерфейс, поэтому не нужно проводить для сотрудников отдельного обучения работе в другом ПО;
• организационный – нет нужды выносить ЭД в отдельный контур – он остается встроенным в бизнес-процессы.

В каких конфигурациях 1С доступен ЭДО

Функционал «из коробки» поддерживается в следующих основных конфигурациях:

• 1С:Бухгалтерия предприятия 2.0, 3.0 (включая базовые версии)
• 1С:Управление торговлей
• 1С:ERP Управление предприятием 2.0
• 1С:Комплексная автоматизация
• 1С:Документооборот КОРП 2.0
• 1C:Управление нашей фирмой
• 1C:УХ
• 1С:ERP УХ
• 1С:Управление производственным предприятием

А также в отраслевых или узкоспециальных продуктах:

• 1С:Розница 2 и выше (включая базовую версию)
• 1С:Бухгалтерия государственного учреждения ред. 1.0 и 2.0
• 1С:Бухгалтерия некоммерческой организации
• 1С:Налоговый мониторинг
• 1С:Садовод (включая базовую версию)
• 1С:Гаражи
• 1С:Касса
• 1С:Клиент ЭДО, ред. 2
• 1С:Документооборот государственного учреждения

При необходимости обмен встраивается и в другие 1С-решения, даже в сильно доработанные и отраслевые. Чтобы это сделать, нужно изучить IT-ландшафт и процессы, спроектировать архитектуру интеграции и реализовать ее. Это важно для компаний, где уже настроены специфические процессы и накоплены данные в «своей» системе 1С.

Стоимость 1С ЭДО

Как мы говорили ранее, чтобы пользоваться 1С ЭДО не нужны дополнительные лицензии. Модель оплаты прозрачна:

• деньги списываются только за исходящие пакеты документов;
• входящие данные всегда бесплатны;
• в рамках договора ИТС ПРОФ бизнес бесплатно получает 100 отправок в месяц;
• для компаний с большими объемами документооборота выгоднее подключать пакетные тарифы через партнера 1С – соотношение цена/комплект заметно ниже, чем при оплате за фактические отправленные пакеты; 

Даже если вы платите за фактическое количество отправлений, стоимость отправки также уменьшается после преодоления порога отправок в течение месяца. Уже при отправке 1000+ пакетов/месяц начинает действовать первая скидка от базового тарифа – 10%.

Это делает расходы на ЭДО прогнозируемыми и управляемыми. Также они несопоставимо ниже по сравнению с бумажным документооборотом (почта, курьеры, архивы).

Почему ЭДО становится необходимостью

Переход на электронный документооборот все в меньшей степени становится вопросом свободного выбора компаний. Все чаще это законодательное и/или бизнес-требование.

Законодательство. ФЗ № 63 «Об электронной подписи» закрепляет, что электронные документы обладают такой же юридической силой. Отдельные отрасли, которых становится все больше, обязаны работать в ЭДО: например, те, кто работает с маркировкой товаров (система «Честный ЗНАК»), прослеживаемостью импортных товаров, транспортными накладными. Бумажный документооборот по этим направлениям просто не принимается.

Требования партнеров. Крупные заказчики и торговые сети прямо прописывают ЭДО как условие сотрудничества. Это снижает их затраты и ускоряет процесс приемки. Если компания не готова использовать ЭДО, она рискует потерять часть клиентов или быть ограничена в выборе партнеров.

Возможности 1С ЭДО: как они работают и что дают бизнесу

Корректная настройка ЭД внутри IT-ландшафта компании не только обеспечивает соответствие законодательству, но и сокращает время, затрачиваемое на процессы, связанные с документооборотом, снимает пласт затрат на работу с физическими документами. Рассмотрим подробнее ключевые возможности 1С ЭДО:

1. Простое быстрое подключение

Главный барьер при внедрении IT-инструментов – сложность запуска. В случае ЭДО все встроено в 1С: достаточно подключить сервис и произвести настройку. Сотрудники продолжают работать в привычном интерфейсе. Это снижает сопротивление персонала и позволяет быстро начать обмен документами.

2. Автоматизация учета

Помимо доставки документов, 1С ЭДО выполняет еще одну важную функцию – автоматическое проведение операций. Полученный счет-фактура может сразу попасть в книгу покупок, а поступление ТМЦ – в складской учет. Это сокращает рутину бухгалтерии и снижает риск возникновения ошибок в учете.

3. Обмен через различных операторов

Бизнес часто работает с десятками контрагентов, у каждого может быть свой оператор ЭДО. Раньше это означало подписку у нескольких операторов и параллельную работу в разных системах. Вендор решил эту проблему: встроенный модуль работает как «единое окно», поддерживая обмен между операторами. Для финансовых и бухгалтерских служб это выглядит как привычная отправка документа в 1С-интерфейсе – а система сама выбирает маршрут и доставляет файл через нужного оператора.

4. Машиночитаемые доверенности и электронные подписи для сотрудников

МЧД нужна в дополнение к ЭП для делегирования представителям компании права подписи документов от имени организации. В 1С ЭДО реализован максимально простой и быстрый процесс оформления сертификата ЭП и доверенности для сотрудников, чтобы масштабировать электронный документооборот без дополнительных затрат и бюрократии.

5. Учет прослеживаемости и маркировки

Для компаний, которые работают с товарами, подлежащими маркировке («Честный ЗНАК»), или с импортом, попадающим под систему прослеживаемости ФНС, электронный документооборот становится обязательным инструментом. 1С:ЭДО позволяет передавать коды маркировки и регистрационные номера партий прямо внутри документов в учетной системе. Это обеспечивает контроль за корректностью данных, позволяет избавиться от необходимости двойного ввода благодаря автоматической передаче данных из передаточных документов.

6. ЭДО в грузоперевозках

Компании, работающие с транспортом, получают возможность формировать и обмениваться электронными транспортными накладными (ЭТрН). 1С:ЭДО поддерживает эту возможность, что особенно актуально в условиях, когда государство постепенно переводит перевозчиков на обязательный электронный документооборот. Уже с 01.09.2026 ЭДО станет обязательным в сфере грузоперевозок.

Возможность использования 1С ЭДО в грузоперевозках является плюсом не только с точки зрения выполнения требований государства, но и с точки зрения процессов: раньше перевозчик ожидал бумажную накладную, чтобы начать работу. Теперь она приходит в электронном виде, подписанная ЭЦП, и процесс стартует сразу.

7. Прозрачные тарифы 

Система 1С-ЭДО работает по принципу оплаты за исходящий документ. Для бизнеса это прозрачная модель: расходы зависят только от того, сколько документов компания реально отправляет. Для тех, кто работает с большими объемами, предусмотрены пакетные тарифы. Передача и хранение документов в ЭДО обходится в разы дешевле, чем курьерская доставка и бумажные архивы.

8. Быстрая настройка взаимодействия с контрагентом

Начало работы с новым контрагентом нуждается в настройке процесса взаимодействия. В бумажной схеме это согласование образцов подписей, печатей, адресов доставки. В 1С ЭДО для этого достаточно отправить приглашение прямо из системы. Если у партнера есть ЭДО, он примет его, и можно начинать сразу обмен документами.

9. Массовые приглашения контрагентов

Когда компания работает с десятками и сотнями партнеров, приглашать каждого в ЭДО вручную – слишком долго. Встроенный инструмент позволяет рассылать приглашения пакетно. Система автоматически подставит реквизиты контрагентов и отправит им запрос на подключение. Благодаря этому масштабирование ЭДО на широкую сеть партнеров происходит быстро, без рутинной ручной работы.

10. Автоматическое заведение контрагентов

Если при обмене посредством ЭДО контрагент отсутствует в учетной системе компании, он создается автоматически на основании данных из его карточки. Это исключает двойной ввод информации и минимизирует шансы допустит ошибку.

11. АРМ «Текущие дела ЭДО»

В 1С есть специальное автоматизированное рабочее место, в котором собраны все задачи по ЭДО: входящие и исходящие документы, их статусы, уведомления. Руководитель или бухгалтер видит полную картину движения документов, без необходимости открывать каждый модуль отдельно. Также возможно массовое подписание документов одним кликом, которое экономит время руководства.

12. Простой контроль состояния ЭДО

Система отображает статус каждого документа: отправлен, доставлен, подписан, отклонен. Это избавляет от необходимости уточнения информации «по звонку» или в переписке – все статусы доступны прямо в интерфейсе 1С.

13. Гибкая настройка доступов и совместная работа

Не все сотрудники должны видеть все документы. В ЭДО можно гибко настраивать доступы по ролям: бухгалтер видит счета и акты, юрист – договоры, руководитель подразделения – документы по своему направлению. Это удобно и для безопасности, и для упрощения организации рабочих процессов.

14. Пакетный обмен документами

Вместо того чтобы отправлять по одному файлу, компания может формировать и отправлять целые пакеты документов – например, комплект «счет + накладная + счет-фактура». Контрагент получает все сразу, что ускоряет согласование и снижает риск потерь.

15. Дополнительные данные в документах

Помимо стандартных реквизитов, в документы можно добавлять дополнительные сведения: штрих-коды, данные о маркировке, коды прослеживаемости, ссылки на внутренние заказы. Это важно для бизнеса, в котором документы используются как связующее звено между учетом и логистикой.

16. Архив документов и хранение

ЭДО в 1С формирует единый электронный архив: хранение централизовано, с возможностью быстрого доступа к истории взаимодействия с контрагентами, без затрат на хранения бумажных архивов. При этом процесс отправки файлов в электронный архив автоматизировано. Можно настроить условия перехода, осуществлять резервное копирование архивов на случае кибератак.

17. Быстрый поиск и предоставление документов ФНС

Встроенный поиск позволяет найти документ по номеру, дате, контрагенту или содержимому. Если приходит запрос из ФНС, ответственная роль выгружает документы из архива и передает их в электронном виде. Благодаря этому компания тратит меньше времени на подготовку к проверке.

Как подключить 1С ЭДО

Необходимо несколько условий, после выполнения которых можно переходить к настройке:

1. Наличие продукта 1С с поддержкой ЭДО. На сегодняшний день встроенный ЭДО доступен практически во всех ключевых конфигурациях (мы приводили их перечень в начале статьи), а также ряде отраслевых решений. При этом отсутствие решения в списке не означает, что 1С ЭДО не получится использовать – просто потребуются доработки.
2. Регистрация на портале ИТС. Каждый экземпляр 1С должен пройти регистрацию на ИТС-портале. Это обеспечивает связь ПО с сервисами 1С, включая ЭДО.
   Важно, чтобы логин интернет-поддержки был сохранен в вашей 1С-базе. Без этого работа с ЭДО будет невозможна. Как правило, этим занимается партнер по сопровождению ИТС.
3. Выпущенная усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП). ЭДО обладает юридической силой только при условии использования УКЭП. Подпись можно получить в аккредитованных удостоверяющих центрах.
   Кроме того, потребуется криптопровайдер, который обеспечивает корректную работу подписей и передачу данных в зашифрованном виде в соответствии с 63-ФЗ «Об электронной подписи».
4. Наличие доступа в интернет. Сервер или локальный компьютер, где развернута 1С, должен иметь стабильное соединение с сетью.

Настройка в 1С: пошагово

Когда условия для подключения соблюдены, можно переходить непосредственно к настройке ЭДО в 1С.

1. Необходимо перейти по пути: «Администрирование» → «Обмен электронными документами».
2. Укажите организацию и выберите сервис «1С-ЭДО» в качестве оператора.
3. Задайте данные администратора (ФИО, телефон, email). Это нужно, чтобы сервис мог отправлять уведомления и приглашения контрагентам.
4. Подключите сертификат УКЭП и убедитесь, что программа корректно его распознает.
5. Проверьте подключение к интернету и проведите тестовую отправку документа.

После этого можно начинать обмен документами:

1. Необходимо добавить контрагента, заполнив данные. При наличии сервиса 1С:Контрагент, он может быть загружен по ИНН. Далее вводится идентификатор – на случай, если у контрагента несколько операторов ЭДО.
2. Отправьте партнеру приглашение к обмену.
3. Как только приглашение будет принято, обмен активируется автоматически.

Типичные ошибки и сложности при старте работы с 1С ЭДО

• Неверно оформленная ЭП. Иногда компании выпускают подпись для внутренних нужд – это электронную подпись (ПЭП) или УНЭП (усиленную неквалифицированную электронную подпись). Они не подходят для ЭДО. Нужно выпустить именно УКЭП, которая является единственно возможным вариантом электронной подписи для организации ЭДО.
• Проблемы с криптопровайдером. Неактуальные версии криптопровайдера или отсутствие лицензии могут стать причиной блокировки работы.
• Несохраненный логин ИТС. Без него сервис просто не активируется.
• Несогласованность с контрагентом. Если ваш партнер еще не пользуется ЭДО, приглашение останется без ответа. Иногда это требует дополнительной работы: объяснить партнеру выгоду и необходимость перехода на ЭДО, помочь подключиться.

Заключение

Электронный документооборот становится стандартом работы современного бизнеса. 1С:ЭДО закрывает сразу несколько задач: ускоряет обмен документами, снижает затраты на бумажный документооборот, облегчает исполнение требований законодательства и минимизирует риски ошибок.

Сегодня сервис встроен в большинство конфигураций 1С, работает с разными операторами, поддерживает обмен с ФНС, учет маркировки, прослеживаемость импорта, грузоперевозки. Поэтому переход на ЭДО можно реализовать быстро и без сложных технических проектов.

Но на практике у компаний могут возникнуть сложности при получении электронной подписи, работе с криптопровайдером, синхронизации с контрагентами, а иногда и необходимость адаптации функционала под отраслевые особенности. Каждая из этих задач требует внимания и опыта.

Как правило, помощь с подключением и сопровождением 1С:ЭДО реализуется через вашу компанию-партнера по договору ИТС. Такой партнер:

• проверяет корректность лицензий и подписей;
• берет на себя технические настройки под ключ и тестирование;
• помогает организовать обмен с ключевыми контрагентами;
• консультирует сотрудников и обучает работе с сервисом;
• адаптирует ЭДО под нетиповые или доработанные конфигурации.

В результате компания получает готовую к работе систему электронного документооборота. Кроме того, ИТС – это целый ряд других полезных сервисов для бизнеса. Подробнее рассказали о них здесь. 

Находитесь в поиске надежного партнера для заключения договора ИТС? Оставьте заявку по форме внизу страницы – эксперт свяжется с вами и расскажет вам о пользе, которую получит ваш бизнес от заключения договора ИТС с assino.