Как сделать взаимозачет задолженности в 1С:ERP

Взаиморасчеты с контрагентами — важная часть работы бухгалтерии и финансовой службы предприятия. В 1С:ERP Управление предприятием предусмотрен функционал, позволяющий учитывать задолженности, проводить взаимозачеты, а также отражать переносы авансов и долгов.

Система поддерживает работу с централизованными договорами, что позволяет вести расчеты по нескольким договорам в рамках одного контрагента. Кроме того, доступны инструменты для контроля текущего состояния задолженности и анализа расчетов.

В этой статье рассматриваются основные возможности модуля взаиморасчетов в 1С:ERP, типовые операции и их отражение в системе.

Взаимозачет задолженности в 1С:ERP

Для оформления операций взаимозачета в 1С:ERP используется соответствующий документ в разделе «Казначейство – Взаимозачеты и списание задолженности – Взаимозачет задолженности». Этот документ позволяет зафиксировать полное или частичное прекращение встречных обязательств, а также выполнить перенос дебиторской и кредиторской задолженности между договорами, организациями или аналитиками расчетов. Он не ограничен рамками договоров уступки права требования и подходит для более широкого круга задач.

С помощью документа можно провести взаимозачет между двумя контрагентами в рамках одной организации, между разными организациями без участия контрагента или внутри одного контрагента между разными аналитиками. Для этого в форме помощника настройки взаимозачета пользователь выбирает тип операции и стороны зачета.

В документе «Взаимозачет задолженности» предусмотрена возможность выбора типа операции и стороны зачета. Выбор осуществляется в форме «Помощник настройки взаимозачета». Доступны следующие типы операций:

• Перенос аванса клиента — перенос ранее поступивших авансов от клиента или организации-клиента с нескольких объектов расчетов на несколько.
• Перенос долга клиента — перенос задолженности клиента или организации-клиента между различными объектами расчетов.
• Перенос аванса поставщику — перенос выданных авансов поставщику или организации-поставщику с нескольких объектов расчетов на несколько.
• Перенос долга поставщику — перенос задолженности перед поставщиком или организацией-поставщиком по различным объектам расчетов.
• По встречным обязательствам — взаимозачет кредиторской задолженности организации перед контрагентом (как поставщиком) и дебиторской задолженности контрагента (как клиента) перед организацией, а также взаимозачет между двумя организациями.
• Прочие: отражение оплаты через комиссионера — передача комитенту информации о поступлении оплаты от конечного покупателя, перенос задолженности (аванса или постоплаты) от покупателя к комиссионеру. В результате возникает задолженность комитента перед клиентом и комиссионера перед комитентом.
• Прочие: отражение возврата оплаты через комиссионера — передача комитенту информации о возврате оплаты конечному покупателю, а также перенос соответствующей задолженности от комиссионера покупателю.
• Произвольный взаимозачет — используется для нестандартных случаев зачета, не охваченных вышеуказанными сценариями.

Стороны взаимозачета могут быть определены в различных комбинациях: внутри одной организации и одного контрагента, между двумя контрагентами в одной организации, между двумя организациями в рамках одного контрагента, либо просто между двумя организациями. 

Последний вариант возможен только при включенном режиме онлайн взаиморасчетов. Если взаимозачет оформляется по трехстороннему договору, где участвуют две организации и один партнер, указывается объект расчетов между организациями — это может быть либо договор, либо накладная.

В документ встроены команды, упрощающие работу. Команда «Рассчитать взаимозачет» запускает фоновое распределение взаиморасчетов. Она автоматически рассчитывает максимально возможную сумму зачета и заполняет табличные части документа. Эта функция активна для операций «Произвольный взаимозачет» и «По встречным обязательствам». 

Команда «Подобрать по остаткам» открывает форму для подбора расчетов по остаткам из ранее проведенных документов.

После проведения документа формируются движения по регистрам расчетов, где суммы из табличной части источника (отправителя задолженности) распределяются на табличную часть получателя. 

Направление распределения зависит от вида операции. Например, при операциях «Аванс поставщику», «Долг клиента», «Произвольный взаимозачет» и «Зачет встречных обязательств» источником считается дебиторская задолженность. В то время как при операциях «Аванс клиента», «Долг поставщику», а также при расчетах через комиссионера — источником выступает кредиторская задолженность.

Распределение сумм производится строго в порядке следования строк в табличных частях. При этом в случае произвольного взаимозачета и зачета встречных обязательств дебиторская задолженность распределяется на кредиторскую. В табличных частях указываются суммы регламентированного учета, по которым и происходит распределение, а курс пересчета определяется как отношение суммы в регламентированном учете к сумме взаиморасчетов.

При оформлении взаиморасчетов в документах «Корректировка задолженности и Взаимозачеты», 1С:ERP предоставляет удобный механизм подбора объектов расчета. Это позволяет точно указать, по какому заказу, договору или накладной ведется расчет, а также выбрать конкретные позиции задолженности для погашения, списания или зачета. Подбор может выполняться вручную или автоматически — по остаткам задолженности с учетом заданной операции.

Система отслеживает актуальные взаиморасчеты и предлагает к выбору только релевантные объекты, соответствующие условиям (контрагент, организация, тип задолженности). Это снижает риск ошибок и упрощает контроль расчетов по конкретным обязательствам. При необходимости можно уточнить сумму, распределить задолженность на несколько объектов или изменить приоритет погашения.

Подбор доступен на закладке «Задолженность» и обеспечивается по кнопке «Подбор» или через команду «Заполнить по остаткам».

Перенос авансов и долгов во взаиморасчетах

Операции «Перенос аванса клиента» и «Перенос аванса поставщику» используются в тех случаях, когда требуется перенести ранее поступивший или выданный аванс с одного объекта расчетов на другой. При этом сохраняются исходный расчетный документ и курс расчетов. Эти операции не приводят к вычету НДС с аванса, не требуют формирования нового счета-фактуры и не создают записей в книге покупок или продаж. Все движения по НДС будут отражены позже — при реализации или поставке по новому объекту расчетов, а также при зачете аванса.

Если задача состоит не в переносе аванса, а в отражении погашения задолженности, следует использовать тип операций «Перенос долга клиента» или «Перенос долга поставщику». В этом случае также сохраняются расчетный документ, курс расчетов и дата планируемого погашения задолженности.

Обе группы операций позволяют выполнять перенос с нескольких объектов расчетов на несколько — например, распределить один аванс по нескольким договорам или объединить задолженность по разным направлениям. При этом суммы в регламентированном и управленческом учете в документе «Взаимозачет задолженности» не отображаются.

Важно учитывать, что автоматический взаимозачет с типами операций по переносу аванса или долга не поддерживает ситуации, где участвуют разные валюты взаиморасчетов. Для таких случаев рекомендуется использовать операцию «Произвольный взаимозачет».

Оформление произвольного взаиморасчета

При использовании произвольного взаимозачета выполняется перенос аванса или долга с нескольких объектов расчетов на несколько других. В случае переноса аванса система закрывает его по исходному объекту расчетов и формирует новый аванс по другому объекту. Кроме того, этот тип операции поддерживает взаиморасчеты между расчетами в разных валютах. В таких случаях в табличных частях становятся доступными колонки для ввода суммы в регламентированном и управленческом учете.

При распределении расчетных документов по новым объектам расчетов в качестве расчетного документа используется сам документ взаимозачета. Это позволяет контролировать движение задолженности напрямую через него. Также становятся видны поля «Сумма упр.» и «Сумма регл.», необходимые для точной настройки.

Выбор типа дебитора или кредитора определяет доступные объекты расчетов. Например, если в качестве дебитора указан тип «Клиент», система позволит выбрать только те объекты расчетов, которые относятся к клиентам.

При взаимозачетах в валюте расчеты выполняются по курсу, указанному в документе. Курс рассчитывается как отношение суммы в регламентированном или управленческом учете к сумме взаиморасчетов. Этот курс корректируется вручную, с изменением суммы в колонках документа.

В документе взаимозачета автоматически заполняются поля для сумм регламентированного и управленческого учета. При проведении проверяется их соответствие. Для успешного проведения значения в этих колонках на закладках дебиторской и кредиторской задолженности должны совпадать. Это обеспечивает корректность отражения операции в разных видах учета.

В процессе расчетов в валюте (у.е.) могут возникать ситуации, когда документы оформлены на разные даты и, соответственно, по разным курсам. При необходимости учесть такой платеж через взаимозачет может возникнуть расхождение в суммах, выраженных в регламентированном и управленческом учете. 

Для корректного проведения такого взаимозачета система позволяет вручную отредактировать значения в колонках «Сумма регл.» и «Сумма упр.» в табличных частях документа так, чтобы они совпадали между дебиторской и кредиторской задолженностью. Это обеспечит выполнение требования системы к балансу взаимозачета.

В документе предусмотрена возможность самостоятельного выбора курса пересчета: как для регламентированного, так и для управленческого учета. При этом в валюте взаиморасчетов расчеты автоматически закрываются в ноль, а оставшиеся расхождения между суммами в рублях (или другой валюте учета) будут отражены как курсовые разницы. Эти разницы формируются системой отдельно, в зависимости от остатка до и после проведения взаимозачета.

Корректировка задолженности

Документ «Корректировка задолженности» в 1С:ERP используется для оформления операций начисления и списания дебиторской и кредиторской задолженности между организациями предприятия, клиентами и поставщиками. Он находится в разделе «Казначейство — Взаимозачеты и списание задолженности — Корректировка задолженности».

С помощью документа можно списать дебиторскую задолженность клиентов и поставщиков на расходы или активы, а также списать кредиторскую задолженность организации перед клиентами и поставщиками на доходы или пассивы. Также доступны операции начисления задолженности, которые отражаются на доходах, расходах, активах или пассивах. Для списания дебиторской задолженности за счет резервов по сомнительным долгам используется отдельный механизм с выбором статьи расходов, где учитывается налоговый учет.

Операции начисления доступны при включенном режиме онлайн-взаиморасчетов. Документ оформляется в рамках объекта расчетов — например, заказ, договор, накладная. Для начисления штрафов, пеней, неустоек и сумм претензий, выставляемых контрагентам, предусмотрена возможность отражать задолженность на специальном объекте расчетов «Претензия» либо на заказе, накладной, договоре. При этом задолженность контрагента отражается по выбранному объекту расчетов, что позволяет удобно вести учет претензий и связанных с ними задолженностей.

Для учета задолженности по срокам в операции начисления предусмотрено поле «Дата погашения». Для дебиторской задолженности поставщика и кредиторской задолженности клиента дата может быть указана вручную или оставлена пустой для автоматического распределения авансов по датам поставки или отгрузки. Для кредиторской задолженности поставщика и дебиторской задолженности клиента дата погашения обязательна и при отсутствии заполняется текущей датой документа. При списании дата погашения не используется.

Информацию о взаиморасчетах с контрагентами можно заполнить вручную или по команде «Заполнить по остаткам». При этом для дебиторской задолженности выбираются остатки задолженности клиентов и поставщиков перед организацией, а для кредиторской — задолженности организации перед клиентами и поставщиками. Если возникают дополнительные расходы, например, по возвратам товаров поставщику, их можно внести с помощью команды «Заполнить доп. расходами», используя данные из документа возврата.

Задолженность в документе можно распределять на статьи доходов, расходов, активов или пассивов. Несколько объектов расчетов могут быть отнесены к одной статье, а один объект — к нескольким статьям.

Списание задолженности за счет резервов по сомнительным долгам проводится с поиском резерва по расчетному документу и объекту расчетов. При первом проведении резерв может не обнаружиться, но при закрытии месяца происходит перерасчет, формируются проводки и движения по резервам.

Сверка взаимозачета задолженности

Документ «Сверка взаиморасчетов» используется для подтверждения и согласования расчетов между организациями, а также между организацией и внешними контрагентами. Поскольку нет единой общепринятой формы акта сверки, документ можно оформить в свободной форме или по внутреннему шаблону компании, что позволяет адаптировать процесс под конкретные бизнес-задачи.

В режиме взаиморасчетов «Онлайн» для оформления результатов сверки предусмотрен специальный документ, который поддерживает обмен информацией через электронный документооборот (ЭДО). Это ускоряет и упрощает согласование расчетов, делая процесс более прозрачным и автоматизированным. При использовании режима «Офлайн» применяется отдельная версия документа, предназначенная для работы без автоматического обмена данными, что актуально для организаций, не подключенных к ЭДО.Для доступа к функционалу сверки взаиморасчетов необходимо перейти в раздел  «Казначейство —  Взаимозачеты и списание задолженности — Сверки взаиморасчетов». Здесь можно создать новую сверку вручную по кнопке «Создать» или воспользоваться командой «Помощник создания для автоматизированного формирования документа». В журнале сверок отображается вся история сверок, их текущие статусы и возможность дальнейшей работы с документами, включая загрузку и отправку данных по ЭДО. Более подробное описание формирования акта сверки взаиморасчетов можно найти в нашей статье «Как сделать акт сверки взаиморасчетов в 1С:ERP».

Расчеты по централизованным договорам

Функционал учета расчетов по централизованным договорам предназначен для организации внутрифирменных взаиморасчетов между филиалами и головной организацией при централизованной или децентрализованной модели казначейства. 

Для работы с таким механизмом необходимо предварительно включить функциональную опцию в разделе «НСИ и администрирование — Настройка НСИ и разделов — Предприятие — Обособленные подразделения на отдельном балансе». После этого становится доступна настройка «Централизованный договор» в карточке договора с контрагентом.

Здесь доступна гиперссылка «Доступен филиалам», открывающая табличную часть для указания филиалов, которые могут использовать данный договор. Таким образом, при оформлении заказов, платежей или отгрузок филиалы могут использовать централизованный договор, зарегистрированный на головную организацию.

Для обеспечения корректного учета расчетов и распределения оплат между филиалами предусмотрена настройка «Разрешена передача и зачет оплат между филиалами», которая также активируется в карточке договора. Она позволяет при поступлении оплаты на один расчетный счет, например, головной организации, учитывать эту оплату в интересах филиала, на который оформлен заказ или произведена отгрузка.

Сценарии использования могут быть различными в зависимости от построения финансовой модели в компании. В случае централизованного казначейства клиент заключает договор с головной организацией, но оформление заказов и отгрузка товаров осуществляется филиалами. При поступлении оплаты от клиента на расчетный счет головной организации, в расшифровке платежа указывается заказ или накладная филиала. Если такие документы отсутствуют, то указывается централизованный договор. При проведении платежа система автоматически переносит оплату на нужный филиал.

В случае децентрализованного казначейства клиент также работает по централизованному договору с головной организацией, однако оплаты поступают напрямую на счета филиалов. При этом, в расшифровке можно указать объект расчетов, относящийся как к головной организации, так и к другому филиалу. 

Система обеспечивает корректный перенос аванса между подразделениями. В зависимости от выбранного режима расчетов логика учета может отличаться: при расчете по заказам оплата и задолженность учитываются на организации-заказчике; при расчете по договорам — на головной организации; при расчете по расчетным документам — авансы фиксируются за организацией, на чей расчетный счет поступили, а задолженность — за организацией, оформившей накладную.

Таким образом, настройка и использование централизованных договоров позволяют гибко управлять внутрифирменными расчетами, перераспределением оплат и обеспечивают прозрачность учета в многоподразделенческой структуре.

Взаиморасчеты в 1С:ERP представляют собой комплексный и гибко настраиваемый механизм управления обязательствами и требованиями между организацией и контрагентами, а также между внутренними подразделениями. Система охватывает все ключевые аспекты: от базовых расчетов по договорам, заказам и документам — до специфических сценариев, таких как централизованные договоры, взаимозачеты, акты сверок и работа по ЭДО.