Закрытие месяца в 1С ERP: от предварительного к быстрому окончательному

Зачем нужно закрытие месяца

Закрытие месяца в 1С ЕРП подводит итоги периода, фиксируя доходы, расходы, себестоимость и другие данные для точного учета и отчетов. В 1С ERP 2.5 многие операции автоматизированы, что экономит время и снижает риск ошибок, но требует правильной настройки. Окончательное закрытие — это главный этап, который завершает работу с данными месяца и делает их неизменяемыми. А предварительное закрытие месяца в 1С ERP 2.5 помогает подготовиться к этому, уменьшая нагрузку и ускоряя финальный шаг.

Как настроить рабочее место для закрытия

Для начала зайдите в 1С ERP 2.5 в раздел Финансовый результат и контроллинг – Закрытие месяца . Здесь открывается рабочее место со всеми операциями. Вы можете выбрать режим: полный расчет для окончательного закрытия месяца, предварительный — для подготовки данных без фиксации, или перерасчет. В меню Настройки уберите лишние или завершенные шаги, чтобы интерфейс стал удобнее. Программа следит за необходимыми действиями через регистр «Задания к закрытию месяца» , который доступен по кнопке Еще – Задания к расчету .

Как проходит закрытие месяца

Процесс закрытия месяца в ERP начинается с проверки данных. Убедитесь, что все документы — поступления, продажи, зарплата — внесены правильно, это легко сделать в разделах Склад , Продажи и Зарплата . Затем идет распределение затрат — его настраивают в Производство – Распределение расходов . После этого программа обрабатывает взаиморасчеты, считает себестоимость, отражает документы в регламентированном учете и фиксирует данные месяца, чтобы их нельзя было случайно изменить. Запустите всё кнопкой Выполнить операции , а с опцией Останавливаться по ошибке система остановится при проблемах, чтобы вы могли их исправить.

Важно: Если в процессе выполнения операций возникла ошибка, её можно проанализировать только после завершения всех процедур. При необходимости повторно запустите операции.

Предварительное закрытие: для кого и зачем

Предварительное закрытие месяца в 1С ERP 2.5 помогает подготовить данные перед окончательным закрытием. Его главная цель — актуализировать курсовые разницы, зачесть авансы, отразить документы в регламентированном учете и рассчитать предварительную себестоимость. Это полезно:

• Бухгалтерам , чтобы проверить проводки и учесть валютные операции до финального расчета.
• Финансовым аналитикам , которым нужна предварительная себестоимость для анализа.
• Руководителям , чтобы оценить данные текущего месяца без фиксации.

Зайдите в Закрытие месяца , выберите месяц и поставьте в настройках Предварительный расчет . Нажмите Выполнить операции — программа обработает данные, но не зафиксирует их. Это уменьшает количество операций в окончательном закрытии, ускоряя его проведение. Например, бухгалтер крупной компании перед закрытием марта актуализировал курсовые разницы и зачел авансы, что сократило время финального этапа на треть.

Окончательное закрытие месяца шаг за шагом

Окончательное закрытие месяца в 1С ERP — ключевой процесс для завершения учета. Сначала настройте систему. В разделе НСИ и администрирование – Учетная политика выберите метод расчета себестоимости:

• ФИФО — точнее, но сложнее, требует настройки партий;
• Средняя за месяц — проще, но может быть менее точной при большом объеме операций.

Далее проверьте данные за месяц. Если есть пропущенные документы, вроде поступлений, они отобразятся в регистре «Ошибки расчета партий и себестоимости» . Когда всё готово, откройте Закрытие месяца , выберите режим Полный расчет и нажмите Выполнить операции . Программа обработает взаиморасчеты, рассчитает окончательную себестоимость, отразит документы в учете и создаст проводки. Проверьте результат в стандартных отчетах, таких как «Оборотно-сальдовая ведомость» или «Анализ себестоимости» . Если всё верно, подтвердите закрытие и в НСИ и администрирование – Настройки прав установите дату запрета изменений.

Как отменить закрытие месяца в ЕРП

В процессе работы могут возникнуть ситуации, когда необходимо отменить закрытие месяца. Например, если были обнаружены ошибки или не завершенные процессы. Для этого выполните следующие шаги:

1. Открытие периода редактирования:
   • Перейдите в раздел Настройка прав пользователей .
   • Откройте период для редактирования, указав дату начала (например, если требуется внести изменения в февраль, откройте период с 1 февраля).
   • Внесите необходимые изменения в документы или проводки.
2. Отмена выполнения операций:
   • Если операции уже начались, но выяснилось, что что-то не учтено, нажмите кнопку Отменить.
   • Подтвердите прерывание процесса.  
3. Анализ и исправление ошибок:
   • После прерывания операций могут возникнуть незавершенные процессы. Анализируйте ошибки только после завершения всех процедур.
   • Если операции были прерваны, их необходимо запустить повторно.
4. Управление активными сеансами:
   • Если несколько пользователей одновременно работают над закрытием месяца, могут возникнуть конфликты сеансов. Для решения этой проблемы:
     • Перейдите в раздел Активные сеансы закрытия .
     • Просмотрите текущие сеансы и удалите зависшие процессы.
   • После этого вы сможете продолжить выполнение операций без конфликтов.

5. Блокировка изменений:

• Чтобы предотвратить случайные изменения в уже закрытых периодах, используйте функцию блокировки:
  • Перейдите в раздел Настройка запрета изменений .
  • Укажите дату, до которой необходимо заблокировать изменения для каждой организации.
• После этого даже пользователи с полными правами не смогут вносить изменения в заблокированные периоды.

Примечание: Блокировка на уровне системы является более жесткой мерой по сравнению с настройками прав пользователей.

Автоматическое закрытие месяца

В 1С ERP 2.5 можно настроить автоматическое закрытие месяца по расписанию. Это делается в настройках Регламентных операций по закрытию месяца .

У автоматического закрытия два режима:

• Предварительное закрытие — для текущего месяца, чтобы подготовить данные.
• Окончательное закрытие — для прошедшего месяца, чтобы завершить учет.

Для текущего периода доступны оба варианта, но для прошедшего — только окончательное. Это удобно для крупных компаний с большим объемом операций, где ручной запуск занимает слишком много времени.

Советы для удобной работы

1. Делайте предварительный расчет за 3-5 дней до конца месяца, чтобы заранее актуализировать данные и сократить время финального закрытия.
2. Проверяйте «Задания к расчету» — там видно, что осталось доделать.
3. Для распределения затрат зайдите в «Распределение расходов» , выберите правило (например, по выручке) и сверьте результат в регистре «Прочие расходы» .
4. Если хотите лучше разбираться в системе, запишитесь на курсы по 1С ERP 2.5 — это поможет работать быстрее и увереннее.

Закрытие месяца в 1С ERP — важный процесс для точного учета, а его окончательный этап завершает работу с данными периода. Предварительное закрытие месяца в 1С ERP 2.5 ускоряет этот процесс, актуализируя курсовые разницы, авансы и себестоимость, а возможность отменить закрытие месяца в ЕРП спасает от ошибок. Следуйте этим шагам, и учет станет проще и надежнее.