Автоматизация казначейства с assino
Согласование заявок на оплату, управление платежным календарем, и контроль лимитов сейчас работает в Excel, через электронную почту и на бумаге? Из-за этого возникают кассовые разрывы, заявки согласуются долго, происходит превышение лимитов? Решение проблемы – автоматизация казначейства на базе 1С.
- подберут решение под ваши бизнес-процессы;
- выстроят удобную и устойчивую архитектуру с необходимыми доработками;
- обучат пользователей работе в новом инструменте по ролям;
- внедрят и запустят систему;
- окажут поддержку на этапе запуска и после завершения проекта.
Кому будет полезна автоматизация казначейства
Малый и средний бизнес с одним юрлицом
- Типовые проблемы: отсутствие системного планирования платежей, кассовые разрывы, задержки оплаты, зависимость бухгалтера от Excel.
- Решение: автоматизированный платежный календарь, формирование заявок на оплату, возможность видеть остатки на расчетных счетах, оперативно формировать и отправлять платежные поручения в банк.
Холдинг или группа компаний
- Типовые проблемы: сложности в управлении платежами по всем юрлицам, отсутствие контроля и координации через централизованное казначейство, трудности при соблюдении лимитов.
- Решение: единая система заявок на оплату, настроенные автоматизированные маршруты согласования по ролям, привязка к бюджету, гибкая настройка лимитов и распределение прав, контроль операций между юрлицами холдинга.
Инвестиционные и проектные компании
- Типовые проблемы: отсутствие сквозного контроля финансовых потоков по проектам, формирование бюджетов в Excel без связи с казначейским контуром, отсутствие возможностей для анализа затрат и бизнес-процессов по отдельным проектам.
- Решение: увязка заявок на оплату с бюджетами проектов, сценарное планирование, отчетность по отклонениям в процессах.
Компании с жесткой системой бюджетного контроля
- Типовые проблемы: оплаты за рамками бюджета, нарушение финансовой дисциплины, отсутствие системы согласования, необходимость ручного контроля, отнимающего время сотрудников и руководителей.
- Решение: блокировка заявок при превышении лимита с возможностью последующего подтверждения ответственным лицом, автоматизированный контроль исполнения бюджета, гибкое управление сценариями.
Комментарий эксперта:
Помимо описанных групп, казначейств в целом будет полезно для руководства компаний, которым критически важно видеть реальную картину по казначейскому контуру.
Руководители хотят принимать решения на основе достоверных актуальных данных. Добиться этого сложно, если финдиректор, экономист или другое ответственное лицо собирает отчеты вручную, без оперативных данных, занимаясь сведением Excel-таблиц.
Автоматизация казначейства помогает построить аналитику по заявкам, бюджету, фактическим расходам, с высокой точностью прогнозировать платежи, избегать кассовых разрывов.
Возможности казначейства и их польза для бизнеса
Централизованные заявки на расходование денежных средств
- До автоматизации: согласование оплаты происходит через e-mail, мессенджеры или на бумаге, что увеличивает риск возникновения ошибок, появления потерянных или забытых заявок.
- После автоматизации: заявки оформляются в учетной системе, проходят через прозрачные маршруты согласования с фиксацией даты, статуса, инициатора и утверждающих лиц, уведомлениями по нескольким настраиваемым каналам.
- Польза для бизнеса: прозрачность – руководство видит, кто, зачем и на какую сумму запросил средства, а инициатор платежа видит весь маршрут утверждения и промежуточные статусы; исключение дублирования, ошибок, а также репутационных и правовых рисков из-за несвоевременной оплаты.
Согласование заявок
- До автоматизации: согласования происходят в бумажном виде или по почте, заявки периодически теряются, про них забывают.
- После автоматизации: удобное оперативное согласование в учетной системе, отображение статуса заявки, есть возможность получать уведомления и напоминания о необходимости согласования на почту и в мессенджере.
- Польза для бизнеса: сокращение сроков согласования, исключение ошибок.
Контроль лимитов по бюджетам
- До автоматизации: без прозрачного контроля лимитов по бюджетам подразделения могут перерасходовать средства, руководству сложно отслеживать реальное распределение расходов и контролировать соблюдение финансовых планов.
- После автоматизации: заявки на оплату автоматически сверяются с бюджетом – система блокирует превышения или отправляет предупреждение. Учет лимитов связан с заявками на расходы и платежным календарем, расходы можно контролировать по конкретным ЦФО, статьям и проектам, не допускать превышения утвержденных бюджетов.
- Польза для бизнеса: снижение рисков перерасхода, повышение дисциплины исполнения бюджета и финансовой устойчивости.
Платежный календарь
- До автоматизации: сложно отслеживать, сколько денег будет потрачено и поступит в ближайшие дни, прогнозирование остатков средств затруднено.
- После автоматизации: система формирует календарь платежей на основе заявок и данных о текущих остатках на расчетных счетах.
- Польза для бизнеса: финдиректор или другое ответственное лицо видит кассовые разрывы заранее и может принимать решения на опережение, что повышает качество управления ликвидностью.
Прозрачный план-факт оплат по продажам и закупкам
- До автоматизации: отделы работают в разрозненных таблицах, информация о предстоящих оплатах и поступлениях фрагментарна и недоступна другим подразделениям.
- После автоматизации: при наличии единой системы (например, ERP) продажи и закупки фиксируют этапы оплаты (аванс, предоплата, постоплата), благодаря чему система агрегирует данные и формирует полную картину по плановым и фактическим платежам.
- Польза для бизнеса: у финансового блока есть единый источник достоверной информации по всем будущим поступлениям и обязательствам, что повышает точность прогнозов и облегчает управление ликвидностью.
Интеграция с банками (ДиректБанк, клиент-банк)
- До автоматизации: необходимо вручную переносить платежки в банк – долго, с риском возникновения ошибки, без контроля статуса.
- После автоматизации: выгрузка платежных поручений и загрузка выписок в едином окне. Для варианта Клиент-банк – заведение документов в 1С и последующая выгрузка в ЛК банка, для ДиректБанк – согласование, подписание и отправка происходит в 1С; можно прозрачно отслеживать статусы и контролировать исполнение.
- Польза для бизнеса: снижение ручной работы, исключение двойного ввода, минимизация ошибок, быстрая сверка по факту оплаты.
Учет фактических платежей
- До автоматизации: после подачи заявки и списания денег нет возможности оперативно сопоставить план с фактом.
- После автоматизации: после исполнения платеж автоматически сопоставляется с заявкой, фиксируется факт оплаты.
- Польза для бизнеса: полная финансовая прозрачность: можно анализировать план-факт, исключить «забытые» обязательства и просрочки.
Поддержка структуры с большим количеством юр. лиц
- До автоматизации: отсутствие систематизации юрлиц, непрозрачная система доступов и прав, сложная отчетность и невозможность видеть полную финансовую картину.
- После автоматизации: система позволяет управлять казначейством по юрлицам или централизованно, с разграничением прав.
- Польза для бизнеса: единая точка контроля всей группы компаний – с консолидацией или раздельным управлением.
Финансовая аналитика и отчеты
- До автоматизации: «финансы под контролем» только в теории – это не подкрепляется достоверными актуальными отчетами, информация собирается вручную из разрозненных Excel-таблиц.
- После автоматизации: встроенные отчеты по заявкам, платежам, отклонениям от бюджета, остаткам и движению средств в режиме реального времени.
- Польза для бизнеса: достоверная своевременная финансовая отчетность, возможность анализировать тренды, выявлять узкие места и принимать управленческие решения на основе объективных данных.
Варианты автоматизации казначейства: отличие реализации в различных конфигурациях 1С
1С:ERP, 1С:КА, 1С:УТ
Средний и крупный бизнес, холдинги, производственные, торговые и дистрибьюторские компании с активным движением денежных средств, сложными схемами управления ДДС, несколькими юрлицами, проектами, сложной системой подразделений.
Функциональные возможности:
- Распределенное казначейство.
- Единый центр финансового управления.
- Централизованная работа с заявками и платежными поручениями.
- Расширенная аналитика по статьям, ЦФО, проектам, направлениям деятельности.
- Учет и контроль лимитов с детализацией до любого уровня.
- Расширенные инструменты казначейской отчетности.
- Поддержка казначейских операций с учетом особенностей инвестиционных проектов, займов, долговой нагрузки и т.д.
- Функционал ориентирован на управленческую консолидацию.
- Продвинутая поддержка сценарного анализа и сводной отчетности по ДДС.
1С:Документооборот (ДО)
Компаниям, которым достаточно организовать процесс согласования заявок, выстроить четкую регламентацию, избавиться от хаоса в платежных документах и повысить прозрачность действий сотрудников.
Функциональные возможности:
- Механизм проведения заявок на оплату и на поступление ДС.
- Настройка маршрутов согласования.
- Бесшовная интеграция в части хранения присоединенных документов с 1С:ERP, 1С:УХ, 1С:БП.
- Привязка заявок к договорам, заказам, статьям ДДС.
- Контроль статусов и сроков исполнения.
- Возможность настройки автоматических уведомлений и напоминаний.
- ДО не содержит финансовых регистров. Ключевая возможность автоматизации казначейства в ДО – согласование и документооборот.
- Все платежные документы исполняются в учетных системах (ERP, БП и др.).
- Подходит как надстройка, когда в учетной системе не хватает гибкости в маршрутах или требуется прозрачная система согласований.
Не знаете, какой вариант выбрать?
Оставьте заявку на консультацию – поможем оценить текущие задачи и подобрать оптимальный вариант под вашу структуру и цели.
Как проходит автоматизация казначейства с assino
1. Анализ текущих процессов и задач
- Изучаем, как устроены ваши бизнес-процессы, заявки, согласования, бюджеты, платежки, роли, ограничения.
- Выявляем проблемные зоны: дублирование, отсутствие прозрачности и контроля, рутинные ручные операции, превышение лимитов и т.д.
2. Моделирование IT-архитектуры и прохождения в ней бизнес-процессов
- Подбираем оптимальное решение для автоматизации казначейства в вашей компании.
- Формируем архитектуру: какие блоки автоматизируем, как они будут связаны между собой.
- Составляем список необходимых организационных изменений: ролей, регламентов, прохождения процессов.
- Демонстрируем предлагаемую модель, согласовываем ее с вашей рабочей группой.
3. Настройка и доработки под бизнес
- Реализуем утвержденную модель, настраиваем маршруты согласования, лимиты, интеграции с банками, аналитику.
- Дорабатываем и настраиваем под специфику: группы компаний, валютные расчеты, проекты, ЦФО, вложения и т.д.
4. Обучение и запуск
- Проводим обучение для пользователей и финслужбы по ролям.
- Тестируем систему на реальных бизнес-процессах, отлаживаем отчеты.
- Проводим запуск системы без остановки бизнеса.
5. Опытная эксплуатация
- Поддерживаем в течение 2 недель для оперативного исправления ошибок.
- При необходимости проводим дополнительное обучение.
6. Сопровождение и развитие
- Готовы и дальше сопровождать вас после завершения проекта, решать возникающие вопросы.
- Помогаем в развитии системы по мере роста бизнеса: добавляем новые отчеты, функции, адаптируем к изменяющимся требованиям.
От чего зависит стоимость автоматизации казначейства
Стоимость автоматизации казначейства в 1С зависит от ряда факторов. Наиболее существенные из них:
Масштаб бизнеса и количество юрлиц
Ключевой фактор. Между небольшой компанией с простым контуром казначейства и холдингом с десятком юрлиц и централизованной системой управления денежными средствами стоимость может отличаться в 5–10 раз. От количества юрлиц зависит сложность маршрутов, аналитика, необходимость в консолидации данных.
Требуемый уровень автоматизации
Задачи могут существенно отличаться: от «просто завести заявки и платежный календарь» до «увязать заявки с бюджетами, обеспечить контроль лимитов, учесть различные сценарии, курсы валют, интеграции с банками и финансовые отчеты». Чем больше блоков задействовано – тем выше объем работ.
Количество доработок, интеграции
Различные конфигурации 1С предлагают свой набор возможностей «из коробки». Мы стараемся достигнуть цели через максимально типовой функционал, но часто без доработок не обойтись. Также важно количество необходимых интеграций – как с продуктами 1С так и внешними системами.
Готовность компании к внедрению
Насколько в компании выстроены казначейские процессы? Их нет, они описаны и закреплены или есть только в головах? Чем лучше построены и описаны процессы, тем быстрее пройдет обследование и моделирование.
Требования к отчетности и аналитике
Достаточно простой выгрузки по заявкам или необходима полноценная платежная аналитика в разрезе ЦФО, статей и проектов? Сложность отчетов и глубина аналитики также влияет на стоимость внедрения казначейства.
Хотите узнать, сколько будет стоит автоматизация казначейства в вашей компании?
Оставьте заявку.
Эксперт в ходе встречи оценить объём работ и сформирует для вас индивидуальное коммерческое предложение.
Примеры внедренных решений
Почему нам доверяют автоматизацию казначейства
Понимаем, что казначейство – это не просто «платежи»
Но и контроль над денежными потоками, прозрачность, дисциплина и защита от кассовых разрывов. Не просто «внедряем программу» – автоматизируем процессы так, чтобы они работали на практике.
Работаем с реальными бизнес-процессами
Стараемся использовать типовые решения, но понимаем, что бизнесу нужны гибкие маршруты и учет особенностей отрасли (в том числе для инвестиционных проектов). Поэтому изучаем вашу структуру, процессы, потребности. И только после этого проектируем решение.
Опыт автоматизации казначейства в разных конфигурациях
1С:ERP, УХ, КА, УТ, Документооборот – у наших команд есть опыт автоматизации казначейства во всех конфигурациях. Расскажем о каждом варианте, покажем плюсы и минусы, поможем принять взвешенное решение.
Умеем работать с холдингами
Сложные схемы, десятки юрлиц, разные валюты, распределенные бюджеты, централизация заявок и платежей – умеем выстраивать такие проекты поэтапно, с измеримым результатом каждого этапа.
Не просто автоматизируем – обучаем
После запуска проекта ваши специалисты не остаются «один на один» с системой. Мы обучаем, даем инструкции, помогаем адаптироваться и получит от внедрения максимум бизнес-пользы.
Гарантия результата
Наши проекты проходят полный цикл: от аудита и проектирования до сопровождения. Поэтому мы готовы остаться с вами и после запуска, чтобы помогать в развитии системы при росте бизнеса и возникновении новых требований.
Готовы автоматизировать казначейство – удобно, прозрачно и с реальной бизнес-пользой?
Оставьте заявку на встречу с экспертом, чтобы обсудить, как автоматизация казначейства может помочь вашему бизнесу.
Часто задаваемые вопросы по автоматизации казначейства
Нет, автоматизация возможна и с использованием других конфигураций – например, 1С:Комплексная автоматизация, 1С:Управление торговлей, 1С:Документооборот. Все зависит от целей, структуры компании и текущей системы. Мы поможем выбрать оптимальный продукт и доработки, которые помогут не переплачивать за избыточный функционал и в то же время не упустить важное.
Excel удобен на старте, но его сложно масштабировать. При большом объеме заявок теряется контроль, возникают дубли, ошибки, задержки. В 1С все прозрачно: маршруты согласования, контроль лимитов, история действий, аналитика – все в одном окне и не зависит от объемов задач. Это минимизирует ошибки и ускоряет работу.
Нет. Мы в своей практике часто осуществляем автоматизацию поэтапно, в зависимости от приоритетов заказчика. Такой подход позволяет пошагово адаптировать сотрудников и не усложнять систему со старта.
Это сравнительно легко реализуемо – мы проектируем маршруты индивидуально. Поддерживается не только иерархия, но и условия по суммам, юрлицам, статьям. Переход от бумажного или e-mail-согласования к системе с логикой – это не боль, а упрощение.
Можно. Мы можем выгрузить и загрузить заявки, сформировать реестр, актуализировать статусы. Или оставить старые заявки «в истории», а новые вести уже в системе – зависит от требований заказчика. Период и трудоемкость переноса таких данных обсуждается в ходе консультации.
Да, в 1С реализована гибкая система прав. Бухгалтер может видеть заявки на своем участке, финдиректор – аналитику по всей группе, менеджеры – только свои документы. Это важный элемент сохранности данных и удобства работы.
В 1С доступна интеграция с банками через 1С:Директ Банк и другие каналы. Мы настраиваем загрузку выписок, автоматическое создание платежек, согласование и отправку без ручного ввода. Это сокращает время работы и снижает риски ошибок.
Нет. Казначейство – это управление фактическими денежными потоками (заявки, платежный календарь, лимиты). Бюджетирование – это планирование. Но в рамках автоматизации они тесно связаны: заявки могут контролироваться по бюджету, а отклонения подвергаться анализу.
Такое возможно – при централизованной автоматизации. Мы реализуем сквозной контроль, чтобы обеспечить видимость по всем юрлицам, с детализацией по датам, статьям, проектам, контрагентам. Это особенно актуально для холдингов.
Да. Автоматизация казначейства в 1С поддерживает мультивалютность, распределение по ЦФО и юрлицам, гибкую аналитику. Мы заранее учитываем валютные риски, курс пересчета, корректную отчетность и контролируем лимиты в нужной валюте.
Нам доверяют
Кто мы
Международная консалтинговая компания –
лидер рынка автоматизации международных компаний в России и странах СНГ. Профессионалы с подтвержденным опытом и внедренной системой менеджмента качества ISO 9001:2015
лет разработки и внедрения программных решений для ERP-систем на базе продуктов 1C и их интеграции с SAP, Microsoft и др.
реализованных проектов
экспертов в практике по бизнес-решениям с обширным техническим опытом
Хотите сделать казначейство прозрачным и удобным?
Оставьте заявку для консультации с экспертом, чтобы обсудить цели проекта.