Цели
Цели:
- Сокращение времени прохождения договоров по маршрутам согласования
- Оперативный контроль сроков исполнения договоров
- Централизованное хранение и быстрый поиск договоров, приложений и дополнительных соглашений
Задачи:
- Разработать архитектуру видов договорных документов с учетом типов договоров, приложений и дополнительных соглашений
- Провести полную интеграцию «1С:ERP Управление предприятием».
- Тестирование и мониторинг работоспособности разработанной инфраструктуры для оперативного выявления и устранения возможных сбоев
Ситуация до проекта
Компания «Хироу Рус» столкнулась с необходимостью модернизации процессов согласования договоров и улучшения исполнительской дисциплины. До начала проекта согласование проходило исключительно по электронной почте, что часто приводило к потере писем и невозможности оперативно отслеживать состояние документов. Сотрудникам приходилось тратить много времени на рутинные операции, а руководство сталкивалось с проблемами отсутствия прозрачного контроля над исполнением поручений.
Перед началом проекта специалисты компании «Хироу Рус» рассмотрели ряд решений для организации электронного документооборота. Однако выбор пал на «1С: Документооборот КОРП», редакция 3.0, поскольку этот продукт обладает рядом преимуществ: высокая готовность к быстрой и недорогой настройке, глубокая интеграция с уже используемым продуктом «1С:ERP», а также знакомством сотрудников компании с интерфейсом и возможностями платформы «1С». Эти факторы позволили минимизировать расходы на адаптацию и обучение персонала.
Основной целью проекта стало повышение скорости и удобства согласования договоров, активное отслеживание сроков исполнения поручений и предоставление быстрого и качественного доступа к необходимым документам и приложениям. Наша команда профессионалов провела тщательную проработку архитектуры видов документов, настроила четкие маршруты согласования и выполнила интеграцию с действующей системой «1С:ERP».
Теперь сотрудники легко могут согласовывать любые договора по этапам в единой системе, руководители своевременно контролируют исполнение поручений, все документы надежно сохраняются и защищены.
С помощью решения «1С:Документооборот 3.0» компания «Хироу Рус» смогла повысить производительность труда и прозрачность бизнес-процессов.
Что мы сделали
Для успешного внедрения и реализации поставленной задачи была проведена комплексная работа по нескольким направлениям:
1. Проработка архитектуры видов документов
Мы проанализировали текущую договорную документацию компании и выделили основные типы документов: договоры, приложения и дополнительные соглашения. В системе «1С:Документооборот КОРП» была сформирована единая структура видов документов и классификаторов. Для каждого типа настроены правила регистрации, уникальная нумерация и набор обязательных реквизитов.
2. Настройка маршрутов согласования
Разработаны маршруты согласования для разных типов документов с учётом специфики организационной структуры компании. Для каждой должности определён круг полномочий и права подписи конкретных категорий документов. Реализованы механизмы эскалации при превышении установленных сроков согласования, что позволяет оперативно реагировать на задержки и минимизировать риски просрочки подписания важных документов.
3. Интеграция с системой 1С:ERP
Проведена полная интеграция с основной учетной системой компании — «1С:ERP». Все необходимые данные автоматически переносятся из системы документооборота в ERP-системы, обеспечивая непрерывность и точность передачи информации. Такая связь позволила исключить дублирование действий сотрудников, ускорить обработку запросов и снизить вероятность ошибок.
Кроме того, проведено регулярное тестирование и мониторинг работоспособности разработанной инфраструктуры для оперативного выявления и устранения возможных сбоев.
Архитектура решения и масштаб проекта
Масштаб проекта
— АРМ 100+
Внедрение было выполнено поэтапно, что позволило последовательно запускать функциональность и не прерывать работу сотрудников:
Подготовительный этап
На старте проекта мы изучили текущие процессы работы с договорами и документами, зафиксировали требования и подготовили проектную документацию.
Этап 1. Запуск базовой функциональности
На первом этапе была развернута и настроена система 1С:Документооборот:
- настроены основные процессы документооборота и обмен данными с 1С:ERP;
- созданы типовые электронные формы договоров и сопутствующих документов;
- настроены маршруты согласования.
Этап 2. Расширение возможностей системы
После запуска базовых процессов система была дополнена:
- инструментами работы с заявками и поручениями;
- механизмами контроля сроков исполнения;
- автоматизацией ключевых процессов согласования договоров.
Этап 3. Масштабирование и развитие
На завершающем этапе проекта:
- внедрены инструменты отчетности и аналитики;
- настроено формирование управленческих отчетов;
- организован электронный архив договоров и скан-копий документов;
- выполнена загрузка исторических данных по раннее согласованным договорам.
Результаты проекта
- Оптимизация процесса подготовки и согласования документов: Автоматизация подготовительных и согласовательных процедур сократила среднее время заключения договоров в 2 раза, разгрузив персонал и увеличив операционную эффективность компании.
- Четкое соблюдение сроков исполнения задач: Система автоматически мониторит дедлайны по договорам и немедленно предупреждает ответственных сотрудников о рисках просрочки, предотвращая штрафные санкции и конфликты с партнерами.
- Доступ к документации в режиме реального времени: Вся важная документация хранится в надежном цифровом архиве, что облегчает её поиск и исключает необходимость в физических копиях.
