Отзыв заказчика
Задача
У заказчика один клиентский заказ – это не одна работа, а несколько параллельных производственных веток: изготовление изделия, нанесение брендирования, комплектация и доставка. У каждой свой срок, свой исполнитель и своя стоимость. При этом ветки зависят друг от друга: пока не согласован макет, запускать раскрой бессмысленно.
До внедрения эти процессы не были связаны:
- Статус выполнения уточнялся вручную. Менеджер обзванивал участки, чтобы понять, на каком этапе находится выполнение заказа. Сводный список вёлся в Excel.
- Причины блокировки не отслеживались системно. Макет не согласован – производство стоит, но нигде это не отражается. О проблеме узнавали, когда дедлайн выполнения подходил.
- Себестоимость заказа не разбиралась по веткам. Сколько стоило само изделие, а сколько брендирование – понять постфактум было нельзя.
- Работа с текущими клиентами не была выстроена. Отгрузили – и клиент выпадал из поля зрения до тех пор, пока не приходил сам.
Клиент пришёл с запросом: нужно, чтобы каждый заказ «раскладывался по полочкам», все действия были видны и связаны, а команда работала синхронно – без ручного контроля.
Решение
Связанная система воронок
Развернули заказ в четыре воронки вместо одной. Головная сделка в воронке реализации отображает проект целиком, а при её запуске автоматически создаются дочерние сделки в производственных воронках – по изготовлению и по брендированию. У каждой дочерней сделки своя стоимость, свой ответственный и свой набор стадий, отражающий реальный техпроцесс: согласование, заказ материалов, раскрой, производство, ОТК, упаковка.
Головная воронка реализации и связанные с ней производственные воронки
Стадии зависят друг от друга
Главное – не сами воронки, а зависимости между ними. Движение головной сделки определяется состоянием дочерних:
- брендирование не согласовано – производство не стартует, а реализация не двигается дальше;
- производство завершено – в головной сделке автоматически появляется задача на доставку;
- изменение статуса на любом участке немедленно отражается в головной сделке.
Получилась живая матрица: каждый процесс влияет на соседние, и порядок действий соблюдается не потому, что кто-то следит, а потому, что иначе сделка не пойдёт по этапам далее.
Весь заказ – на одном экране
Карточка в головной воронке показывает статус каждой производственной ветки, стоимость по каждой из них и плановую дату отгрузки. Менеджеру не нужно заходить в производственные разделы – картина собирается автоматически и обновляется в реальном времени по факту движения дочерних сделок.
Статусы производственных веток и себестоимость видны прямо в карточке заказа
Постпродажный контур с проверкой
Через четыре месяца после завершения заказа система автоматически проверяет, был ли повторный заказ. Если клиент активен – ничего не происходит, лишние касания не создаются. Если повторного заказа не было – в воронке подогрева создаётся задача связаться с клиентом и собрать обратную связь.
Работа с базой перестала зависеть от того, вспомнит ли менеджер про клиента.
Результат
- Экономия 5–7 часов рутинной координации в неделю на менеджера. Обзвон участков и ведение сводного файла больше не нужно делать вручную.
- Контроль без микроменеджмента. Все статусы связаны и отображаются в головной сделке – руководителю не нужно запрашивать информацию.
- Прозрачная себестоимость. Каждая производственная ветка имеет свою сделку и свою стоимость – проще управлять закупками, отчётностью и аналитикой.
- Единый интерфейс для всей команды. От логистики до производственного участка – все работают в единой логике.
- Выросла предсказуемость сквозных процессов. Заказ не может уйти вперёд незакрытого этапа, а завершённое производство не останется без доставки.
- База не остывает. Автоматизация постпродаж помогает своевременно допродавать клиентам, которые перестали заказывать, не выпадать у них из поля зрения.
Что использовали
Всё построено на штатных инструментах облачного Битрикс24, без коробочной версии:
- несколько связанных воронок сделок с автоматическим созданием дочерних элементов;
- роботы контроля зависимостей между стадиями разных воронок;
- вывод статусов и стоимости дочерних сделок в карточку головной сделки;
- автоматическая постановка задач по доставке и постпродажным касаниям;
- отложенная проверка повторных заказов с условной логикой.
Всё реализовано штатными средствами облачного Битрикс24.
