Цели:
- Организация безопасного хранения договоров
- Автоматизация процедуры жизненного цикла договоров
Задачи
- Автоматизация процессов работы с договорами (несколько этапов согласования)
- Организация хранилища корпоративной документации
- Формализация и регламентация бизнес-процессов компании по работе с договорами
- Разработка и согласование шаблонов договоров разных видов
- Разработка механизма создания договора по шаблону
Ситуация до старта проекта
Компания Крамп — надёжный поставщик запчастей для сельхозтехники и товаров для животноводства. На сегодняшний день ассортимент компании насчитывает более 120 000 единиц товара.
На момент обращения к экспертам assino заказчик использовал следующие решения: 1С:Комплексная автоматизация, 1С:Бухгалтерия и WMS.
Перед компанией Крамп на текущий момент стоит задача по внедрению системы электронного документооборота на базе программного продукта 1С:Документооборот 8 КОРП и дальнейшее развитие системы в рамках заключённого соглашения об уровне сервиса SLA.
Что мы сделали
Специалисты assino в рамках предобследования проанализировали бизнес-процессы заказчика в части работы компании с договорами.
В рамках автоматизации согласования и обработки договоров:
- Внедрили программный продукт 1С:Документооборот
- Формализовали и регламентировали бизнес-процессы, связанные с документооборотом
- Обучили персонал работе с системой
Выполнена первоначальная настройка 1С:Документооборот, включающая в себя:
- Создание справочников «Контрагенты», «Подразделения» (Моделирование) — ручное заведение по Тест-кейсу
- Разработка видов Договоров: Виды, Наименования, Нумерация, Шаблоны, Автозаполнение (Моделирование)
- Разработка связи между документами (Моделирование)
- Разработка структуры папок внутренних документов (Моделирование)
- Разработка схем бизнес-процессов «Согласование договора» (Моделирование)
- Разработка и настройка ролевой модели
Архитектура решения и масштаб проекта
Система согласования договоров построена на базе решения 1С:Документооборот 8 КОРП. В рамках проекта реализованы следующие этапы:
- Внедрён программный продукт 1С:Документооборот 8 КОРП в IT-ландшафт заказчика
- Настроены правила интеграции между программными продуктами 1С:КА Управление предприятием 2.4 и 1С:Документооборот 8 КОРП
- Связана нормативно-справочная информация в части контрагентов и договоров двух программных продуктов
- Разработаны шаблоны бизнес-процессов, связанные с согласованием договоров закупок и продаж
- Разработаны шаблоны договоров с автозаполнением данных в печатных формах
- Настроено разграничение прав доступа по видам внутренних документов
- Выполнена настройка связей документов между собой
Результаты проекта
- Внедрён 1С:Документооборот
- Формализованы и регламентированы бизнес-процессы согласования договоров
- Формализованы и регламентированы бизнес-процессы, связанные с документооборотом
- Разработаны регламенты внутреннего движения договоров
- Разработан механизм создания и использования шаблонов договоров
