Электронный документооборот (ЭДО) активно развивается в России с 2010 года. Сначала это были сервисы с небольшим набором функций, к которым потенциальные пользователи относились очень настороженно, с большим скепсисом. Сейчас ЭДО — это многофункциональный сервис, позволяющий в несколько кликов отправлять документы из Москвы во Владивосток и также быстро получать их обратно уже подписанными. Российским компаниям выгодно внедрять ЭДО. Это существенно упрощает ведение любого вида учета, а электронные документы имеют такую же юридическую силу, что и бумажные. Для бюджетных учреждений с 2024 года использование ЭДО станет обязательным.
Содержание:
- Что такое ЭДО?
- Кому нужно использовать ЭДО?
- Преимущества внедрения электронного документооборота
- Как работает ЭДО?
- Электронный документ
- Электронная подпись
- Виды электронного документооборота
- Как организации внедрить электронный документооборот?
Что такое ЭДО
Электронный документооборот — процесс обмена электронными документами между пользователями с использованием специальных программ.
Все документы, отправленные через ЭДО имеют равнозначную юридическую силу, как и привычные бумажные документы.
Кому нужно использовать ЭДО
В зависимости от требований законодательства применение ЭДО может быть обязательным, либо необязательным.
С 1 июля 2021 года организации и ИП обязаны представлять в налоговую инспекцию в том числе и отчет об операциях с товарами, подлежащими прослеживаемости (например, бытовые холодильники, мониторы и проекторы, бульдозеры, грейдеры, детские коляски и кресла), в электронном виде. Это не касается организаций и ИП, которые являются плательщиками НДС и сдают отчетность по НДС, где уже указаны реквизиты прослеживаемости.
Также обязательный ЭДО используют когда:
Компания сдает отчетность в налоговые органы и является плательщиком НДС. С 1 января 2014 года декларацию по НДС нужно сдавать строго в электронном виде. Также по ЭДО нужно сдавать бухгалтерскую отчетность, отчеты в ПФР, если в компании работает более 10 человек, а также расчет 4-ФСС — по взносам «на травматизм» при количестве застрахованных лиц более 10 человек.
В остальных случая использовать ЭДО не обязательно.
Есть также ряд причин, по которым компания может принять решение перейти на ЭДО:
- Привести в порядок все документы и минимизировать количество бумажных носителей.
- Упростить и ускорить бизнес-процессы согласования и подписания документов.
- Взаимодействовать с контрагентами, которые уже используют ЭДО.
При внедрении ЭДО компания получает множество преимуществ, которые повышают эффективность ее работы.
Преимущества внедрения системы электронного документооборота
- Экономия бюджета. Сокращаются расходы на печать, почтовую пересылку документов и их архивирование.
- Оптимизация времени. Электронный документооборот позволяет сократить время работы с документами и ускоряет процесс их подписания
- Безопасность данных. Данные передаются по защищенным каналам связи в зашифрованном виде.
- Сохранность данных. Документы, переданные через систему, хранятся на серверах операторов ЭДО и не могут быть утеряны.
- Унификация бизнес-процессов. Ко всем документам будут применяться единые правила документооборота.
- Удобство использования. ЭДО позволяет подписывать и отправлять документы всего в несколько кликов.
Как работает ЭДО
Чтобы начать работу с системой ЭДО, необходимо получить электронную подпись и настроить интеграцию основной рабочей среды компании с системой ЭДО. Процесс настройки работы с ЭДО различается в зависимости от целей организации:
- ЭЦП получает юрлицо, чтобы обмениваться документами с государственными органами.
Для начала ей нужно выбрать сервис ЭДО, подключить его и провести пробный сеанс документооборота. Например, заказать справку о состоянии расчетов с бюджетом.
| Важно! С 1 января 2023 года в РФ вступил в силу новый Федеральный закон № 536-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации», согласно которому электронные подписи, выпущенные в коммерческих удостоверяющих центрах будут действительны до 31 августа 2023 года или до момента, когда срок их действия закончится. А с 1 сентября 2023 года сотрудники организации и другие доверенные лица юрлица и ИП должны будут использовать электронную подпись физлица и МЧД (машиночитаемую доверенность). |
- ЭЦП получает юрлицо, чтобы обмениваться документами с другим юрлицом.
Стороны получают ЭЦП, выбирают сервисы ЭДО (не обязательно, чтобы сервис был один и тот же), одна из сторон высылает приглашение к ЭДО другой, а та его принимает. После чего стороны могут обмениваться документами. Каждая из сторон может использовать несколько сервисов ЭДО одновременно.
- ЭЦП получает юрлицо для обмена документами внутри организации.
Организация выбирает сервис ЭДО, настраивает пользовательские права и разрабатывает правила для работы с ним под бизнес-задачи своей компании.
Сервисы ЭДО могут быть встроены в учетную/информационную систему организации, либо использоваться через десктопную и мобильную версию.
Электронный документ
Электронный документ — это информация, которую пользователи обрабатывают и передают между собой с помощью информационных систем и интернета. Например, через систему 1С.
В зависимости от форматов, в которых существуют электронные документы, их разделяют на два вида:
- Формализованные. Формат таких документов разработан и утвержден на законодательном уровне и являются обязательным для всех пользователей ЭДО. Например, счет-фактура, налоговая и бухгалтерская отчетность должны иметь формат — файлы txt.
- Неформализованные документы — все остальные документы, для которых нет обязательных форматов, утвержденных законодательно. Поэтому, например, акт сверки, акт выполненных работ, оказанных услуг могут иметь формат pdf, word, excel.
Разделение документов по форматам необходимо для корректной подачи отчетности в ФНС, которая использует специальное ПО для приема и обработки документов только определенных форматов. Поэтому, при сдаче отчетов нужно это учитывать, иначе электронные документы могут не принять.
Все документы, передаваемые через ЭДО имеют юридическую значимость. То есть равнозначны бумажным документам с собственноручной подписью и печатью.
Например, организации могут подписать соглашение об обмене электронными документами через ЭДО. В нем будут определяться перечень передаваемых документов, сроки их обработки сторонами, с указанием сервисов, которые будут использоваться. При этом, электронные документы можно создавать как в самом сервисе ЭДО (если это предусмотрено сервисом), так и в сторонних программах.
Особенности электронных документов:
- Каждый документ, как формализованный, так и неформализованный, регистрируется у оператора как исходящего, так входящего ЭДО и такому документу присваивается индивидуальный регистрационный код.
- Подписывается ЭЦП.
| Важно! Скан бумажного счета или акта — это не электронный документ. Его нельзя представить в госорганы в качестве официального. |
Поэтому, чтобы документ получил юридическую силу, его необходимо подписать электронной подписью. Например, акт сверки, подписанный в электронном виде имеет такой же официальный статус, как и подписанный на бумаге.
Любой документ, который не имеет прямого запрета на применение от законодательства РФ, может стать электронным.
Документы, которыми разрешено обмениваться в электронном виде:
- Электронные счета-фактуры
- Трудовые книжки
- Часть кадровых документов
- Больничные листы
Процесс подписания электронных документов проходит следующим образом:
- Сотрудник компании (отправитель) создает электронный документ в системе
- Подписывает его электронной подписью и отправляет адресату
- В режиме реального времени документ поступает в систему ЭДО, информация поступает компании, которая предоставляет сервис
- Контрагент получает документ в своей системе ЭДО, проверяет и подписывает, его
- Отправитель получает уведомление, что получатель подписал документ
Электронная подпись
Электронная подпись — это эквивалент собственноручной подписи для обмена электронными документами.
Она нужна организации, чтобы работать с внутренней отчетностью, обращаться в госорганы, участвовать в торгах на электронных площадках, вести юридически значимый электронный документооборот, подавать судебные иски и т.д
Электронная подпись выполняет следующие функции:
- Визирует документ
- Помогает проверить авторство подписи
- Гарантирует, что после подписания документ не менялся
В РФ используют три вида электронной подписи, которые отличаются между собой сферой применения и степенью надёжности
- Простая электронная подпись
Это комбинация цифр, с помощью которых можно идентифицировать личность. Самый простой пример — логин и пароль, которые мы используем, чтобы авторизоваться на сайте, а также sms-код для входа в личный кабинет. Такой вид подписи используют для работы с банковскими операциями, а также для аутентификации на интернет-ресурсах, либо для заверения документов в системе внутреннего ЭДО отдельной компании.
- Неквалифицированная электронная подпись (НЭП)
Ключ, который создается с помощью программы шифрования и хранится на флешке (USB-носителе).
Такую подпись можно использовать для подписания документов внутреннего документооборота компании, либо для работы с контрагентами при заключении соглашения, разрешающего использование НЭП.
- Квалифицированная электронная подпись (КЭП)
Ключ, который создан с помощью криптографических алгоритмов и записан на USB-носитель.
Такая подпись является эквивалентом живой подписи человека. Организации используют ее для сдачи отчетности в контролирующие органы, участия в электронных торгах, взаимодействия с государственными информационными системами, обмена формализованными документами с ФНС, ведения документооборота внутри компании и с контрагентами.
Какие документы нельзя подписать ЭП
В РФ есть документы, которые нужно подписывать только от руки:
- Акт о несчастном случае на производстве
- Приказ об увольнении
- Журнал регистрации прохождения инструктажей по охране труда
Виды электронного документооборота
На любом предприятии система документооборота связана с обработкой большого количества информации. Поэтому виды ЭДО зависят от характера или назначения передаваемых документов. Можно выделить 6 ключевых видов ЭДО, с которыми компании работают чаще всего.
- Бухгалтерский
Автоматизация работы бухгалтерии, которая есть на каждом предприятии, помогает сократить количество рутинных операций и ускорить работу сотрудников. Чтобы найти и согласовать документ необходимо все несколько секунд, а подготовка и сдача отчета в контролирующие органы возможна в срок и без ошибок.
- Кадровый
С помощью ЭДО можно создавать, подписывать и хранить 99% кадровых документов, в том числе трудовые книжки и договоры. Единственное, что должно оставаться в бумажном виде и требует личной подписи, — акт о несчастном случае на производстве, приказ об увольнении, журнал инструктажа по охране труда.
- Управленческий
Ведение управленческого учета в системе ЭДО дает возможность контролировать исполнение множества документов организации (приказов, распоряжений, регламентов, устава) и сохранять историю ее бизнес-процессов.
- Складской
Для корректной работы складского учета, необходимо большое количество документов. Поэтому складской ЭДО помогает оптимизировать процесс приемки, перемещения, списания и отпуск продукции со склада, устранить ошибки и повысить скорость обработки документов.
- Архивный
Все документы, которые проходят через ЭДО можно хранить в цифровых архивах, где поиск нужного файла занимает несколько секунд. Для этого понадобятся реквизиты и сортировка документов по категориям.
- Международный
С помощью этого вида ЭДО можно существенно сократить расходы и время на обмен документами между разными странами и минимизировать возможность ошибок и потери документов при пересылке. К тому же, международный ЭДО гарантирует документации конфиденциальность, предоставляет возможность оперативных корректировок и юридическую значимость.
Как организации внедрить электронный документооборот
Первое, что нужно сделать компании, которая хочет начать работать с ЭДО, — выбрать оператора, заключить с ним договор и получить электронную цифровую подпись. Ее нужно оформить в одном из аккредитованных Министерством цифрового развития, центре. Подробный список таких центров есть на сайте министерства.
| Важно! Если у компании уже есть ЭЦП, которую они используют для обмена документами с ИФНС, ее также можно использовать для работы с ЭДО. |
Далее компании нужно пригласить контрагентов к ЭДО и выбрать систему электронного документооборота (СЭД).
Если контрагент компании работает через другого оператора ЭДО, для корректной связи компаний нужно настроить роуминг.
Электронный документооборот позволяет оптимизировать процесс обмена документацией и сосредоточиться на более важных задачах.
Работа с электронными документами позволяет сократить затраты, минимизировать ошибки в документах и повысить эффективность работы сотрудников.
Почему стоит сотрудничать с assino
Компания assino уже более 20 лет работает над внедрением, интеграцией и локализацией учетных программ 1С для автоматизации крупных предприятий и холдингов. Проектная команда assino имеет большой опыт внедрения систем электронного документооборота (СЭД) на базе 1C. О том, как эксперты assino внедрили систему ЭДО на базе 1С:Документооборот одному из наших клиентов компании Kramp, — вы можете прочитать по ссылке.
Хотите внедрить электронный документооборот у себя на предприятии?
Оставьте заявку, и специалисты assino свяжутся с вами, ответят на все вопросы и настроят ЭДО для эффективного функционирования вашего бизнеса.
