По Трудовому кодексу РФ каждый сотрудник компании, который устроен по трудовому договору, может рассчитывать на ежегодный отпуск в 28 календарных дней. Взять эти дни можно как целиком, так и разделить на несколько частей. Разделить отпуск на части по согласованию с работодателем можно при одном важном условии: одна из частей отпуска должна составлять не менее 14 календарных дней (ст. 125 ТК РФ). А оставшиеся отпускные дни, могут быть поделены на части как угодно. При этом компания сохраняет за сотрудником рабочее место и начисляет ему отпускные выплаты.
Подробнее о том, как рассчитывать отпускные и понимать из чего они складываются, расскажут специалисты assino в этом материале.
Содержание:
- Сколько длится отпуск, и как его предоставлять
- Как оформить отпуск
- Положение об отпусках
- График отпусков
- Как составить заявление на отпуск от сотрудника
- Как создать приказ на отпуск
- Формула расчета отпускных
- Определить из чего считается средний заработок сотрудника
- Определение расчетного периода
- Посчитать средний дневной заработок сотрудника
- Когда выплачиваются отпускные
- Какие налоги и взносы платит организация при выплате отпускных
- НДФЛ
- Страховые взносы
- Примеры расчета отпускных в 2023 году
- Как оплачивается отпуск за целиком отработанные месяцы
- Как оплачивается отпуск в праздники
- Когда можно заменить отпуск денежной компенсацией
- Право на отпуск при увольнении
- Штрафы за нарушения по предоставлению отпуска
- Как автоматизировать расчет и выплату отпускных
Сколько длится отпуск, и как его предоставлять
Сотрудники, которые работают в штате более 1 года, могут уйти в отпуск в любое время по согласованию с руководителем. Недавно прибывшие специалисты могут рассчитывать на отпуск только через полгода. Если необходимо уйти в отпуск раньше, — все условия требуется согласовать с работодателем.
По правилам организации труда отпуск обязателен для каждого сотрудника компании. Поэтому запрещается не ходить в отпуск в течение 2-х лет (ст. 124 ТК РФ) и копить отпускные дни сверх этого срока. Просто получить отпускные вместо дней отдыха и работать дальше тоже не получится.
Как оформить отпуск
Для оформления отпуска бухгалтер или специалист по кадрам должен учесть разные данные и составить несколько документов.
Положение об отпусках
Это локальный нормативный акт организации/ИП, который создают в случае, если компании необходимо увеличить количество отпускных дней сотрудника, либо раньше провести выплаты.
Документ составляют в произвольной форме и прописывают там основные пункты:
- Виды отпусков и их продолжительность (кому и когда положен отпуск)
- Необходимый стаж работы для каждого вида отпуска (оплачиваемый/за свой счет)
- Документы для оформления отпуска: график отпусков, уведомления, заявления
- Правила по отзыву сотрудников из отпуска
- Порядок выплат отпускных (за какой срок начисляются, предусмотрены ли дополнительные выплаты на компенсацию проезда до места отдыха)
График отпусков
Документ, в котором зафиксированы даты отпусков всех сотрудников предприятия или подразделения на весь год. В нем расписано, кто и когда идет в отпуск. Соблюдать обозначенные даты должен, как сотрудник, – вовремя уйти в отпуск, так и работодатель, – отпустить сотрудника в утвержденные даты.
По ст. 123 ТК РФ сотрудник может поменять даты своего отпуска, если согласует это с работодателем заранее. Так и работодатель вправе отозвать сотрудника из отпуска и перенести ему оставшиеся дни на другой период по согласованию.
Составить график отпусков можно, как по специальной форме, так и произвольно.
Руководитель компании должен согласовать и подписать график отпусков минимум за две недели до конца текущего года. Например, на 2024 год — до 18 декабря 2023 года. Необходимо ознакомить сотрудников с графиком и попросить их расписаться в графе напротив своей фамилии.
Как составить заявление на отпуск от сотрудника
В положении об отпуске следует прописать, что отпуск предоставляется сотруднику после того, как он подпишет заявление по форме, согласованной в организации.
Образец заявления на отпуск
Как создать приказ на отпуск
После того, как заявление подписано, необходимо составить приказ на отпуск. Этот документ официально подтверждает отсутствие сотрудника на рабочем месте и подписывается двумя сторонам: руководителем и сотрудником.
На основании приказа, бухгалтер или специалист по кадрам составляет записку-расчет, подписывает ее и перечисляет сотруднику отпускные.
Приказ о предоставлении отпуска
Формула расчета отпускных
Для расчета отпускных используется специальная формула
1. Первое, что нужно сделать для расчета отпускных — определить из чего считается средний заработок сотрудника
Для этого нужно учесть все необходимые выплаты, которые сотрудник получает от работодателя. В них входит:
- Зарплата, начисленная по тарифам или окладу за отработанное время
- Сдельная зарплата
- Зарплата в процентах от выручки компании или комиссионное вознаграждение
- Зарплата в неденежной форме
- Все виды премий, в том числе по итогам квартала или года, за выслугу лет
Все виды выплат, которые учитываются при расчете среднего заработка должны быть обозначены во внутренних документах компании.
2. Следующий шаг для расчета отпускных — определение расчетного периода
За основу берутся 12 календарных месяцев до месяца начала отпуска, — это будет основной расчетный период. Если сотрудник собирается идти в отпуск с 1 июля 2023 года, то расчетный период для его отпуска — с 1 июля 2022 года по 30 июня 2023 года.
Из этого периода исключаются некоторые временные промежутки и выплаты, которые были начислены в следующих случаях:
- Больничный, отпуск по беременности и родам
- Простой работы по независящим от работника причинам ( например, отключение электроэнергии, природные катаклизмы)
- Забастовка, в которой сотрудник не участвовал, но и не мог из-за нее трудиться
- Оплачиваемые выходные по уходу за инвалидами
- Другие случаи отсутствия на работе с сохранением или без сохранения зарплаты согласно законам РФ
В расчет среднего заработка идет то время, которое сотрудник находился на работе согласно графику и выполнял свои обязанности.
Если у сотрудника за год нет ни одного отработанного дня, и зарплата не начислялась, то средний заработок определяют исходя из заработка, начисленного за предыдущие 12 месяцев (п. 5 Положения №922).
3. Теперь, зная, за какой период рассчитываются отпускные и из чего они состоят — можно посчитать средний дневной заработок сотрудника
Если в расчетный период сотрудник отработал все дни без отгулов и больничных, то используется следующая формула для расчета:
| Среднедневной заработок = совокупный доход / 12 × 29,3* |
*29,3 — среднее количество дней в месяце.
Чтобы рассчитать отпускные в неполном отработанном месяце, когда сотрудник болел или брал отгулы, сначала нужно определить полные месяцы, которые отработал сотрудник, а потом высчитать в них конкретные отработанные дни:
| Дни в полных месяцах = количество месяцев × 29,3 |
После этого нужно рассчитать, количество рабочих дней в каждом отработанном не целиком месяце. Для этого расчета применяют следующую формулу:
| Отработанные дни в месяце = (календарные дни в месяце — исключенные дни) × 29,3 / календарные дни месяца |
Затем складывают все суммы и получают количество отработанных дней в расчетном периоде. Теперь средний дневной заработок легко вычислить по формуле:
| Среднедневной заработок = сумма выплат в расчетном периоде / календарные отработанные дни в расчетном периоде |
Когда выплачиваются отпускные
По Трудовому Кодексу РФ отпускные выплачиваются минимум за три календарных дня до его начала.
Например, если сотрудник идет в отпуск 1 июля, отпускные ему нужно выплатить 28 июня.
В случае, если отпуск начинается в понедельник, то отпускные необходимо перечислить уже в четверг. А если плановая дата выплаты выпадает на выходной или праздничный день, то отпускные сотрудник получит за день до этого.
Отпускные также можно перечислить в один день с зарплатой, если даты выплаты зарплаты и отпускных совпадают.
Какие налоги и взносы платит организация при выплате отпускных
С отпускных, которые получает сотрудник, работодатель обязан платить НДФЛ (налог на доходы физических лиц) и страховые взносы, потому как отпускные это тоже часть заработка.
НДФЛ
С 2023 года работодатель перечисляет НДФЛ на ЕНС (единый налоговый счет) и делает это по следующим правилам:
- 28 числа текущего месяца перечисляет НДФЛ с выплат, которые делал с 23 числа предыдущего месяца по 22 число текущего
- 25 числа текущего месяца подает уведомление об исчисленных суммах НДФЛ, чтобы налоговая была в курсе, какую сумму распределить с ЕНС в пользу этого налога
- в случае, если крайний срок уплаты является выходным днем, то перечисляет НДФЛ с отпускных в ближайший за ним рабочий день
| Важно! У резидентов РФ удерживают 13% налога, у нерезидентов 30%. Резидентами РФ являются те граждане, которые фактически находятся на территории страны не менее 183 дней в течение 12 месяцев подряд. Нерезиденты — те, кто находится за пределами территории России более 183 дней в течение 12 месяцев подряд. |
Страховые взносы
Вся сумма отпускных облагается страховыми взносами в месяце начисления. Перечислить взносы в бюджет на ЕНС нужно до 28-го числа следующего месяца.
Примеры расчета отпускных в 2023 году
Чтобы понимать, как рассчитывать отпускные дни в 2023 году, давайте разберемся это на примерах.
Как оплачивается отпуск за целиком отработанные месяцы
Берем системного администратора, который работает в компании уже больше года. За 2022 год он получил 600 000 рублей — по 50 000 рублей каждый месяц. Отработав январь и февраль 2023 году без отгулов и больничных, он получил 120 000 рублей и в марте собирается взять отпуск на 12 дней.
Как считаем отпускные?
| Расчетный период | 01.03 2022 по 30.04.2023 г. |
| Совокупный заработок | 50000 рублей × 10 + 120 000 = 620000 рублей. |
| Среднедневной заработок | 620000 / (12 × 29,3) = 1763 рублей 36 копеек. |
| Отпускные | 1736,36 × 12 = 21160,40 рублей. |
| НДФЛ 13% | 2750,85 рублей. |
| Окончательная выплата | 18409,55 рублей |
Как оплачивается отпуск в праздники
Если сотрудник хочет взять отпуск на Новый год или длинные майские каникулы, то его отпуск продлится дольше, но общегосударственные дни отдыха не будут включены в число дней отпуска и не будут оплачены (ст. 120 ТК РФ).
Допустим, вы работаете в компании 7 месяцев, и собрались сходить в отпуск на 10 дней со 2 по 11 мая 2023. В этом случае ваши отпускные рассчитываются так:
| Количество полностью отработанных дней | 29,3 × 7 = 205,1 дней. |
| Совокупный заработок | 500 000 рублей |
| Среднедневной заработок | 500000 / 205,1 = 2 437 рублей 83 копейки. |
| Отпускные | 2437,83 × 9 = 21 940,51 рублей. |
| НДФЛ 13% | 2 852,26 рублей. |
| Окончательная выплата | 14 334,46 — 1 863 = 19 088,24 рублей. |
Когда можно заменить отпуск денежной компенсацией
В ТК РФ также описаны случаи, когда сотрудник может заменить свой ежегодный оплачиваемый отпуск денежной компенсацией.
Это предусмотрено только в двух случаях:
- При увольнении сотрудника, в случае если у него остались неиспользованные дни отпуска
В этом случае работодатель при увольнении выплачивает сотруднику компенсация за те дни, которые сотрудник не использовал.
- Когда сотруднику положены дополнительные дни отпуска сверх 28 календарных дней
В этом случае деньгами компенсируют дни отпуска, которые превышают 28 календарных дней.
Кому нельзя заменить отпуск деньгами?
- Беременным
- Работникам до 18 лет
- Тем кто работает на вредном производстве, имеет ненормированный рабочий график
Право на отпуск при увольнении
Если у сотрудника накопились дни отпуска, и он планирует перед официальным увольнением использовать их и отдохнуть, у него есть такая возможность, но только по согласованию с работодателем.
Для оформления отпуска с последующим увольнением, сотруднику необходимо написать заявление, которое по форме немного отличается от классического заявления на отпуск.
Образец заявления на отпуск с последующим увольнением
Но в случае увольнения сразу после отпуска стоит учитывать одну особенность: датой прекращения трудового договора считается последний день отпуска, а не последний рабочий день.
Несмотря на это, работодатель должен выплатить сотруднику все денежные средства и выдать все необходимые при увольнении документы перед его уходом в отпуск, в последний день работы.
Если работодатель не подпишет заявление сотрудника об отпуске с последующим увольнением, то он обязан выплатить ему компенсацию за неиспользованные дни отпуска. Но в случае ухода в отпуск без согласования с работодателем, последний вправе уволить сотрудника за прогул.
Если сотрудник по какой-то причине передумал увольняться, то он вправе отозвать свое заявление об увольнении до начала отпуска. Но вернуться на рабочее место он может только в том случае, если на его должность еще не назначили другого человека.
Штрафы за нарушения по предоставлению отпуска
При составлении графика отпусков и предоставлении отпуска, работодатель должен быть внимательным и честным со своими сотрудниками. Иначе его могут ждать штрафы.
Например, график отпусков может проверить трудовая инспекция. При отсутствии такого документа в организации, ей может грозить штраф: для крупной или средней компании — от 30 000 до 50 000 рублей, для малого предприятия, ИП и руководителя — от 1000 до 5000 рублей.
Также организации грозит штраф, если она будет задерживать выплату отпускных сотрудникам:
- Для компании — 30-50 тыс. рублей в первый раз и 50-70 тыс. рублей при повторном опоздании
- Для ИП — 1-5 тыс. рублей в первый раз и 10-20 тыс. рублей при повторном нарушении
- Для должностных лиц — 1-5 тыс. рублей в первый раз и 10-20 тыс. рублей или дисквалификация на 1-3 года при повторном нарушении
Как автоматизировать расчет и выплату отпускных
Автоматизировать выплаты отпускных и другие процессы в бухгалтерском учете вам помогут специалисты assino.
Почему стоит сотрудничать с assino:
- Мы комплексно подходим к внедрению и настройке: анализируем процессы, подбираем решение, внедряем и настраиваем все необходимые функции до мелочей.
- Мы сопровождаем системы 1С и обеспечиваем их работоспособность на любом этапе использования.
- Мы круглосуточно принимаем ваши заявки на техническую поддержку систем.
Наши главные результаты: качественная работа систем 1С, полная автоматизация необходимых бизнес-процессов и оптимизация программ.
Оставьте заявку, и специалисты assino произведут необходимые работы для эффективного функционирования вашей 1С.
