Все, что нужно знать о ГПХ: налоги, документы и оформление договора

При необходимости выполнения временных работ, компании заключают гражданско-правовые договоры (ГПХ) с физическими лицами. Этот вид отношений имеет свои особенности, которые работодатель должен знать заранее. Подробнее об этом расскажут специалисты компании assino в этом материале.

Содержание:

• Специфика договора ГПХ
• Взносы и налоги по ГПХ
• Пример расчетов взносов и НДФЛ по договору ГПХ
• Документы для оформления сотрудника по договору ГПХ
• Как отразить сотрудника по ГПХ в 1С

Специфика договора ГПХ

Такой вид договора заключается для разных ситуаций – доработка ПО, разовые работы, разработка структуры сайта или макета визиток и много другое. Главная особенность  – исполнитель выполняет конкретную задачу, которая прописана в соглашении.При заключении нескольких договоров с исполнителем на определенный срок следите, чтобы задачи, требующие выполнения, не были однотипными и не повторялись в каждом договоре.Иначе трудовая инспекция и налоговая служба могут рассматривать ГПХ как сокрытие трудовых отношений. Это нарушение, которое влечет административную ответственность.

Договор ГПХ регулирует не трудовые, а гражданско-правовые взаимоотношения,, поэтому он не должен содержать элементы, характерные для трудовых отношений. Чтобы договор ГПХ не вызвал претензий со стороны проверяющих органов, необходимо позаботиться о следующих моментах:

1. Договор о материальной ответственности. Физическое лицо, с которым заключен договор ГПХ, не несет материальной ответственности. Если такая ответственность возлагается на него, это может указывать на то, что он является сотрудником компании
2. График работы. Человеку, выполняющему задание по договору ГПХ, не назначается график работы. Он имеет свободу выбора, когда выполнить поставленные задачи, при условии соблюдения оговоренных сроков. Если же человек работает по установленному графику, то он подчиняется внутренним правилам трудового распорядка компании и считается штатным сотрудником
3. Акт выполненных работ. Этот документ оформляется в рамках договора ГПХ, но не требуется составлять его каждый месяц. Он заполняется по каждому договору после завершения срока выполнения поставленной задачи.
4. Расчетные листки и ведомости о выплате зарплаты. Работнику, устроенному по ГПХ, не нужно выдавать расчетные листки о начислении зарплаты. Расчет с сотрудником производится по безналичному платежу на лицевой счет или расходным кассовым ордерам. Регулярные одинаковые платежи могут указывать на наличие трудовых отношений, так как в рамках договора ГПХ предусматривается выполнение различных задач с соответствующей разницей в оплате
5. Журнал посетителей. Если информация о человеке слишком часто встречается в журнале посещений, это может вызвать подозрения у налоговой инспекции. Исполнитель договора ГПХ  должен приходить в офис компании хотя бы один раз в месяц для заключения договора и подписания акта выполненных работ
6. Локальные документы.  В документах компании, например, в правилах внутреннего трудового распорядка или положении об оплате труда, не должно быть подписи физического лица, которое работает по договору ГПХ. Исключением может стать журнал инструктажа, так как Министерство труда рекомендует проводить вводный и первичный инструктаж для таких граждан (согласно Письму Минтруда от 17.05.2019 № 15-2/ООГ-1157)
7. Первичная документация. На сотрудника, устроенного по ГПХ, не оформляется первичная документация. К таким бумагам, например, относятся путевые листы водителей транспортных средств, заявки на транспортировку груза и другие
8. Внутренняя переписка. Налоговая инспекция вправе проверить переписку компании с исполнителем. Если работодатель ежедневно контролирует выполнение работы физическим лицом, то отношения носят трудовой характер. В таком случае компанию оштрафуют

Полный кадровый документооборот в соответствии с требованиями законодательства – внедрение 1С:Зарплата и управление персоналом с assino

Обратите внимание! Инспекторы также проводят проверки отношений с самозанятыми гражданами. Важно, чтобы у физического лица было право на использование режима налогообложения самозанятых лиц в соответствии с требованиями законодательства, и хотя договор с такими гражданами необязателен, это должно быть учтено.

Взносы и налоги по ГПХ

Если с сотрудником заключен договор ГПХ, то с оплаты его услуг следует на общих основаниях удерживать НДФЛ. Для резидентов РФ ставка НДФЛ составляет 13%.

Что касается страховых взносов, то выплаты по договору ГПХ облагаются ими, но не в полной мере. При выполнении договора ГПХ необходимо уплачивать взносы на пенсионное и медицинское страхование, однако взносы на социальное страхование не требуются. Ставки страховых взносов:

• 5,1% на медицинское страхование
• 22% на пенсионное страхование 

То есть договор ГПХ освобождает работодателя от  страховых взносов по болезни и от несчастных случаев и производственных травм. 

Автоматизируйте начисление заработной платы для сотрудников вашей компании – внедрение 1С:ЗУП от assino

Обратите внимание! Работодатель самостоятельно может принять решение о начислении социальных страховых взносов. Этот момент необходимо указать в договоре ГПХ.

Пример расчетов взносов и НДФЛ по договору ГПХ

Компания «‎Ромашка» заключила договор ГПХ с Николаевым Д.С.  на разработку макета нового сайта . За эту задачу физлицу полагается оплата в размере 29 000 руб. Компания указала в договоре, что будет начислять социальные страхвзносы, в том числе от несчастного случая в размере 0,2%.

29 000 х 13% = 3 770 р –  рассчитан и удержан НДФЛ

29 000 — 3 770 = 25 230 р – исполнитель получит на руки

29 000 х 22% = 6 380 р – пенсионные страховые взносы

29 000 х 5,1% = 1 479 р – медицинские страховые взносы

29 000  х 2,9% = 841 р – социальные страховые взносы

29 000 х 0,2% = 58 р – социальные страховые взносы «на травматизм»

Если указано, что исполнитель получит на руки «чистыми» 29 000 р, то начисленная оплата работы будет больше. Это повлияет и на сумму страховых взносов.

29 000 х 100% : 87% = 33 333 р – оплата работы, с которой нужно рассчитывать НДФЛ и страховые взносы.

Документы для оформления сотрудника по договору ГПХ

Для найма сотрудника по ГПХ необходимо сформировать несколько документов, среди которых:

• Договор ГПХ с основными условиями сотрудничества, права, обязанности и ответственность обеих сторон 
• Техническое задание 
• Акт выполненных работ – свидетельство того, что задание выполнено в соответствии с ТЗ и принято заказчиком  

Также необходимо формировать и предоставлять следующие отчеты:

• Справка 2-НДФЛ по итогам года, в которой отражаются суммы дохода исполнителя и удержанного с них НДФЛ. Доходы необходимо отражать по коду 2010 – «выплаты по договорам ГПХ»
• Расчет 6-НДФЛ, который необходимо сдавать по итогам каждого квартала

Как отразить сотрудника по ГПХ в 1С

Система 1С: ЗУП помогает избежать сложностей при учете договора ГПХ, расчете НДФЛ или страховых взносов, а также при формировании отчетности. Это настоящая палочка-выручалочка  для отдела кадров и бухгалтерии. 

1С:ЗУП автоматизирует и ускоряет процессы поиска новых сотрудников, трудоустройства и выплаты заработной платы. Расширенные возможности по полной автоматизации цикла подбора, обучения и развития персонала – в версии 1С:Зарплата и управление персоналом КОРП.