Хранение бухгалтерских документов в России с 2024 года: что нужно знать компаниям

С  1 января 2024 года начал действовать абзац 1 пункта 25 ФСБУ «Документы и документооборот в бухгалтерском учете», обязывающий все компании хранить свою бухгалтерскую документацию на серверах, расположенных на территории России. Некоторые организации, нарушившие новые требования Министерства финансов, уже столкнулись с первыми штрафами.

Эти изменения законодательства нацелены на компании, которые используют иностранные программы для бухгалтерского учета, такие как SAP или Navision. В первую очередь это касается организаций с участием иностранных инвесторов или владельцев.

При этом приобретение лицензий на данные программы в России теперь невозможно. Несмотря на это, отдельные компании продолжают использовать их через лицензии, принадлежащие материнским компаниям, либо хранят бухгалтерские данные на серверах за рубежом, что ведет к штрафным санкциям и другим негативным последствиям.

Основные требования законодательства

Компании обязаны хранить оригиналы бумажных и электронных бухгалтерских документов. В соответствии с ФСБУ 27/2021, документы должны сохраняться в первичном формате. Хранение бумажных документов в электронном формате не допускается.

Если законодательство другой страны, где компания осуществляет деятельность, требует хранения бухгалтерских документов на ее территории, это условие должно быть выполнено. В случае утраты документов, их порчи или уничтожения, компания обязана восстановить данные.

База данных для хранения бухгалтерских документов должна использовать специализированное программное обеспечение, которое может обрабатывать информацию, и простого использования Excel недостаточно. Однако законодательство не запрещает хранить данные одновременно на российских и зарубежных серверах.

Последствия

Нарушение требований Министерства финансов может квалифицироваться как отсутствие первичной документации или регистров бухгалтерского учета. Это рассматривается как серьезное нарушение согласно ст. 120 Налогового кодекса РФ и ч. 1 ст. 15.11 КоАП РФ и может привести к следующим последствиям. 

Штраф для компании: 

• 10 000 рублей при нарушении в одном налоговом периоде без занижения налоговой базы; 
• 30 000 рублей при нарушении в двух и более налоговых периодах, если база не была занижена;
• 20% от суммы неуплаченного налога (страховых взносов), но не менее 40 000 рублей, если база была занижена.

Административная ответственность для ответственного за учет лица: 

• впервые штраф от 5 000 до 10 000 рублей; 
• повторное нарушение штраф от 10 000 до 20 000 рублей или дисквалификация на срок от одного до двух лет.

Также нарушение требований по локализации документов может привести к нарушению закона о персональных данных, так как бухгалтерские документы часто содержат информацию о физических лицах. Результатом такого нарушения будет дополнительная административная ответственность по ч. 8 ст. 13.11 КоАП РФ. 

При первом нарушении: 

• штраф для должностных лиц от 100 000 до 200 000 рублей; 
• штраф для компании от 1 до 6 миллионов рублей. 

При повторном нарушении: 

• штраф для должностных лиц от 500 000 до 800 000 рублей; 
• штраф для компании от 6 до 18 миллионов рублей.

Варианты решения

Ниже приведены несколько способов решений, которые помогут вам хранить данные с учетом требований законодательства. Некоторые из них позволяют продолжать использование иностранного ПО в бизнес-процессах.

1. Выгрузка данных из иностранного ПО в российскую систему учета. Это требует ежедневной выгрузки данных с полной идентичностью информации в обеих системах. Настройка интеграции требует работы программистов и методологов, а внедрение таких решений может занять до трех месяцев.

2. Локальное ведение учета в российской системе с периодической выгрузкой данных в иностранную базу. Это снижает частоту и объем выгрузок, что позволяет оптимизировать процесс и сократить расходы на его реализацию.

3. Параллельное ведение учета в обеих системах. Такой подход требует увеличения штата бухгалтеров или найма аутсорсинговых услуг, так как объем работы удвоится.

4. Полный отказ от иностранного ПО и переход на российское. Это наиболее радикальный вариант, который предусматривает полный переход на отечественное ПО для долгосрочной перспективы, учитывая, что законодательство продолжает усиливать требования к локализации.

Таким образом, компании, использующие иностранное ПО, имеют несколько вариантов решения задачи локализации данных и могут выбрать наиболее подходящий для своих бизнес-процессов.

Эксперты assino уже реализовали множество проектов по переходу с иностранного на российское ПО. Если вы находитесь в поиске альтернативы — оставьте заявку, мы проведем аудит вашей системы и предложим лучшее решение.