Увольнение сотрудника представляет собой значимый и ответственный кадровый процесс, требующий внимательного подхода и строгого соблюдения всех законодательных норм. Это не просто административная задача, а процесс, который затрагивает как правовые, так и финансовые аспекты.
Несоблюдение законодательных норм может привести к серьезным последствиям для компании, включая штрафы и судебные разбирательства.
Поэтому важно тщательно подготовиться и следовать установленным правилам.
В 1С:ЗУП увольнение автоматизировано, что помогает избежать множества ошибок, связанных с расчетами и документальным оформлением.
В этой статье мы подробно разберем, как правильно оформить увольнение в 1С:ЗУП, какие аспекты необходимо учитывать при увольнении, как провести данную операцию в системе и как минимизировать риски для компании.
Что нужно знать про увольнение
Перед тем как приступить к оформлению увольнения в 1С:ЗУП, важно ознакомиться с особенностями данного процесса:
Причины увольнения и сроки уведомления
Можно выделить различные обстоятельства, приводящие к прекращению трудовых отношений работника, такие как личное решение уйти, взаимное согласие участников трудового процесса, окончание периода действия трудового контракта, оптимизация численности персонала, а также иные факторы.
Каждая причина имеет свои особенности и требует различного подхода в оформлении.
Одной из наиболее распространенных причин увольнения является собственное желание работника.
Согласно трудовому законодательству Российской Федерации, сотрудник имеет право на прекращение трудового договора, предупредив об этом нанимателя за две недели до увольнения.
Это время дается работодателю для поиска замены и завершения документальных формальностей.
Также сокращение сотрудников или числа занятых в компании часто становится основанием для расторжения трудовых отношений.
В такой ситуации наниматель обязан заблаговременно информировать о предстоящем уменьшении численности персонала, предоставив уведомление не позднее, чем за 60 дней до планируемой даты сокращения.
Наниматель обязан предложить вакансии, которые соответствуют квалификации и ожиданиям сотрудника.
Если сотрудник отказался переводится на предлагаемую должность, договор расторгается.
Могут уволить сотрудника, если его навыки или физическое состояние не соответствуют требованиям для занимаемой должности.
Все причины увольнения должны быть документально подтверждены и обоснованы.
Расторжение трудового договора по причине нарушения дисциплины — это мера, к которой прибегают в случае серьезных нарушений, например, прогулов, появления на рабочем месте в нетрезвом виде, кражи имущества или других подобных инцидентов.
Важно, чтобы такие нарушения были задокументированы и подтверждены соответствующими актами.
В случае ликвидации организации трудовой договор с работником прекращается. Работодатель обязан уведомить работников о ликвидации не менее чем за два месяца до ее начала и выплатить все причитающиеся компенсации и выходные пособия.
Документы и расчеты
Все документы, связанные с увольнением, должны быть оформлены надлежащим образом.
Заявление об увольнении
Если сотрудник принимает решение уйти по собственному желанию, он должен подать заявление об увольнении. Заявление пишется в свободной форме, но обязательно должно содержать дату, подпись и указание на желание прекратить трудовые отношения. Обычно заявление подается за две недели до предполагаемой даты увольнения.
Приказ о расторжении трудового договора (Т-8)
На основании заявления сотрудника или по инициативе работодателя издается приказ о расторжении трудового договора. Приказ должен быть подписан руководителем организации и зарегистрирован в журнале приказов. В трудовой книжке сотрудника делается запись о прекращении трудового договора. Запись должна быть сделана в день увольнения и содержать сведения о причине.
В день увольнения сотрудник должен получить полный расчет. Это включает заработную плату за отработанное время, компенсацию за неиспользованный отпуск и другие выплаты, предусмотренные законодательством и трудовым договором.
Иногда возникают ситуации, когда сотрудник перестает выходить на работу без объяснения причин. В таких случаях придется увольнять сложным путем и потребуются дополнительные действия со стороны работодателя.
Первым шагом является сбор доказательств отсутствия сотрудника на рабочем месте. Это могут быть табели учета рабочего времени, акты об отсутствии, составленные коллегами или руководителем, докладные записки. Также работодатель обязан уведомить сотрудника о намерении расторгнуть трудовой договор. Уведомление отправляется по почте с уведомлением о вручении на последний известный адрес сотрудника. В уведомлении указывается причина увольнения и предлагается объяснить причины отсутствия. Если сотрудник не предоставляет объяснений, работодатель вправе издать приказ об увольнении за прогул. В приказе указывается причина увольнения и дата прекращения трудового договора. В трудовой книжке делается запись о прекращении трудового договора по причине прогула. Запись должна быть сделана в соответствии с требованиями законодательства.
Важно обратить внимание на то, что нужно проверить все каналы связи и обратиться в полицию и далее в суд, чтобы признать сотрудника безвестно отсутствующим. В таком случае увольнение будет по решению суда.
Изменения в увольнении 2024
В 2024 году при прекращении трудовых отношений работодатель должен предоставить работнику следующие документы без необходимости подачи заявления:
Трудовую книжку или информацию о работе в виде документа СТД-Р;
Расчет по заработной плате;
Выписку из раздела 1.2 формы ЕФС-1 (новый документ взамен СЗВ-СТАЖ) за текущий год;
Выписку из учетных данных о заработной плате физических лиц (новый документ взамен СЗВ-М) за последний месяц работы;
Копию третьего раздела отчета РСВ за квартал.
Обязательно возьмите с сотрудников расписку (опись) о получении документов при увольнении.
Для некоторых групп работников в 2024 году предусмотрен выдача дополнительного комплекта документов и выписок из отчетности:
Часть 2 из первого раздела формы ЕФС-1 за текущий год для тех, кто может претендовать на пенсию досрочно;
Копию части 3 первого раздела формы ЕФС-1 за последние три месяца, если в организации осуществлялись перечисления добровольных взносов на пенсионное накопление;
Бумажный вариант медицинской книжки сотрудника.
Копия приказа об увольнении.
По письменному запросу работник вправе запросить у работодателя:
Справку о доходах и уплаченном налоге на доходы физических лиц (заменяющую форму 2-НДФЛ);
Справку о трудовом стаже в условиях Крайнего Севера или аналогичных территориях;
Подтверждение о неиспользовании или частичном использовании в текущем году дополнительных выходных для заботы о ребенке-инвалиде;
Справку по форме №182н о зарплате для расчета пособий за периоды до 2023 года.
Несмотря на отмену формы 182н с 2023 года, работодатель обязан выдать ее за прошлые периоды, если работник обратился с соответствующим заявлением.
В случае, если работник решил не вести бумажную трудовую книжку, информацию о его трудовой деятельности в форме СТД-Р следует предоставить в электронном формате.
Теперь запрещается прекращение трудового договора по желанию нанимателя с одинокой матерью, воспитывающей ребенка в возрасте до 16 лет, согласно Федеральному закону от 14 февраля 2024 года №12-ФЗ.
Также под защиту закона попадают вдовцы и вдовы после гибели супругов, являющихся участниками боевых действий, при условии, что они не создали новую семью.
Защитный период составляет один год с даты смерти супруга или супруги, что установлено Федеральным законом №70-ФЗ.
Однако существуют исключения из этих правил, включая случаи ликвидации предприятия, серьезные нарушения трудовой дисциплины или невыполнение служебных обязанностей.
Как оформить увольнение в ЗУП
Теперь перейдем к практической части и рассмотрим, как оформить увольнение в ЗУП. Процесс состоит из нескольких этапов:
Первым шагом является подготовка всех необходимых документов. Сотрудник должен написать заявление на увольнение, которое нужно зарегистрировать в системе. Затем на основании заявления издается приказ об увольнении.
Для оформления приказа об увольнении в 1С: ЗУП следуйте этим шагам:
- Перейдите в раздел «Кадры» и найдите ссылку «Приемы, переводы, увольнения». Создайте новый документ.
- В открывшемся окне увольнения сотрудника автоматически подставляются месяц и дата. При необходимости эти данные можно изменить вручную. Также укажите причину увольнения, выбрав её из справочника.
- На второй вкладке система автоматически рассчитает компенсацию за неиспользованный отпуск.
- Третья вкладка содержит информацию о начислениях. Здесь отображаются компенсации, премии, а также может быть указано выходное пособие. Важно проверить начисления, которые предшествуют увольнению.
- Если сотрудник взял авансом дни отпуска, которые еще не отработал, необходимо произвести удержание. Оно рассчитывается исходя из среднего заработка, умноженного на срок авансового отпуска. Если сотрудник получил аванс и отгулял отпуск, то такая ситуация решается двумя способами: 1) Сотрудник вносит задолженность 2) Работодатель списывает долг за счет собственных средств.
- Вернитесь на первую вкладку и укажите причину увольнения, например, по соглашению сторон. Поставьте галочку в поле «Начислить зарплату». Месяц начисления будет автоматически совпадать с датой увольнения.
После выполнения этих шагов система произведет все необходимые операции: начисление зарплаты, удержания, вычет НДФЛ и компенсации.
После проведения операции увольнения необходимо сформировать и распечатать все документы и отчеты:
- Приказ об увольнении.
- Расчетные ведомости.
- Справки о доходах и удержаниях.
Важно строго соблюдать все требования трудового законодательства, включая сроки уведомления, оформление документов и расчет выплат.
Убедитесь, что все данные, внесенные в 1С:ЗУП, точны и актуальны.
Ошибки в данных могут привести к неправильным расчетам и проблемам с налоговыми органами.
В сложных случаях рекомендуется проконсультироваться с юристом, чтобы избежать возможных юридических рисков.
Обучите сотрудников отдела кадров, бухгалтерии и других пользователей работе с программной, чтобы они могли правильно и эффективно использовать систему.
Увольнение сотрудника – это сложный и многоэтапный процесс, который требует внимательного подхода и точного соблюдения всех нормативных требований. Программа 1С:Зарплата и управление персоналом значительно упрощает этот процесс, автоматизируя многие операции и снижая риск ошибок.
В данной статье мы рассмотрели, как оформить увольнение в ЗУП, что нужно знать про увольнение, как провести операцию увольнения в 1С: ЗУП, и как уволить в ЗУП с минимальными рисками для компании. Следуя этим рекомендациям, вы сможете эффективно и правильно провести процедуру увольнения в ЗУП, обеспечив соблюдение всех нормативных требований и минимизировав возможные риски.
Если у вас возникли вопросы по использованию продукта ЗУП или вы заинтересованы в дополнительных возможностях, то наши специалисты готовы оказать вам помощь. Оставьте заявку на нашем сайте, чтобы получить доступ к демонстрационной версии.
Также мы можем выполнить услугу по обновлению, настройке и интеграции 1С со сторонними сайтами и сервисами для оптимизации ваших задач.
Проведем аудит бизнес-процессов вашей фирмы в рамках бесплатной консультации.
А при покупке и внедрении 1С: ЗУП версии КОРП вы получите до 10 часов работы специалистов бесплатно и ИТС на 3 месяца в подарок.
